中喜内部资料文科IPO自查文件1-2 保荐机构关于发行人首次公开发(8)

理制度，取得发行人关于采购流程的情况说明；

2、访谈发行人采购部、预算投标部、现场项目部等部门负责人； 3、抽取发行人报告期内采购样本进行控制测试。 核查过程：

1、发行人采购与付款循环的具体流程 公司工程物资材料采购的一般流程如下图：

项目部提交《材料需求计划》、《请购申请表》采购部询价、议价成本合约部审批总经理办公室审批采购部签订合同/订单项目部收货、验收项目部、采购部付款申请处理不良材料并要求退换财务部结算付款 （1）各项目部根据工程成本预算、工程量清单等资料提出材料需求计划并制作《材料采购申请表》，《材料采购申请表》报采购部，由采购部统一进行采购。

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（2）公司采购部对经常使用的材料如苗木、钢筋等通过询议价或招标的形式进行统一采购，对于每次采购金额在1万元以上，原则上不少于三家供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，确定供应商并与供应商进一步议定最终价格；

对于石材的采购，公司采购部、成本合约部会根据每年的市场行情变化，制定全年的石材采购指导价，报总经办审核批准，对于该年度各项目石材的采购，公司均执行统一的石材采购指导价。

（3）采购部、成本合约部、财务部、工程管理部共同参与，调研汇总各方意见后，经公司分管领导审核后按审批权限报采购总监、总经理、董事长审批后签约。

（4）对单项采购金额小于1万元的物料，公司采用零星采购的方式，由现场项目部施工人员根据具体的施工情况提出采购申请，经现场项目部技术人员、项目经理批准后由现场项目部采购员负责采购。

（5）根据物资的性质及施工合同要求分别由验收人员予以验收，并填写材料验收单。

（6）采购部根据采购合同的规定，跟踪收集供应商材料发票，连同已签收送货单及验收单，及时报财务部入账核算。

（7）供应商申请付款时应填写《工程帐款申请支付审批表》，连同发票、结算清单、送货单及验收单等相关证明附件交现场项目部（分公司）财务人员审核登记，并由项目经理签署付款意见后报采购部审核，再交公司财务部复核，报财务总监、总经理、董事长逐级审批后，由财务部支付货款。

（8）每月由资金主管定期核对银行对账单及会计账簿记录，并编制存款余额调节表。

2、发行人对于采购与付款循环具体的规章制度如下：

（1）采购员原则上至少应向三家或以上合格供应商询价，对比市场价格，并与供应商议价，按合理低价原则确定材料供应商。

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（2）采购员询价、议价后，及时将供应商的材料报价单和《请购审批表》上报采购部，采购部可视情况再次进行询价、议价。

（3）项目经理、采购部和成本合约部负责审核物料采购价格，并按审批权限报采购总监、总经理、董事长审批。

（4）部分大宗物料，例如石材采购及加工价格执行公司统一年度价格。年度价格的调整需经总经理或董事长的批准。

（5）对单项采购金额小于1万元的物料，采用零星采购的方式。

①金额在1万元以下的零星采购项目，项目部现场采购人员在《请购审批表》批复后实施采购，可以不签订合同。

②项目部不得将采购项目故意化整为零，不得故意扩大零星采购的范围。 ③成本合约部和采购部可以基于集中、低成本采购的原则有权对各项目部的零星采购的范围做出调整。

（6）项目部在接到甲方施工图纸时须组织人员计算材料需求品种、规格、数量，结合项目成本预算清单，一周内完成《材料需求计划表》报采购部、成本合约部。考虑以上合理采购时间，优先按最经济的运输方式预留时间，并给相关部门预留合理操作时间。

（7）《工程帐款申请支付审批表》交采购部审核，再交财务部复核，然后再报财务总监、总经理、董事长逐级审批后，财务部方办理支付货款。

（8）公司重点项目应派驻专职采购员。采购人员不能同时担任货物的收货、验收、保管和记账工作。

（9）采购部应严格执行公司的 《供应商评审、考核制度》，建立合格供应商名录，并每年进行年度考核，考评不合格的供应商要转入黑名单。

3、发行人采购与付款循环的主要风险点

（1）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

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（2）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。

（3）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。

（4）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 4、保荐机构对采购与付款循环风险点采取的措施

保荐机构通过对发行人采购部经理、现场项目部项目经理访谈，并检查了发行人《采购管理制度》等制度，发行人建立了采购与付款业务的岗位责任制，明确了相关部门和岗位的职责权限；确保了如下不相容岗位相互分离、制约和监督：（1）办理材料采购的请购与审批；（2）采购合同协议的拟订、审核与审批；（3）采购、验收与相关记录；（4）付款的申请、审批与执行。

保荐机构通过审阅审计机构的内部控制测试底稿，并随机选择报告期内太原恒大绿洲二期石材采购、大连红旗谷项目东区别墅园林景观（二期）工程购沙石料采购等10个样本对发行人采购与付款循环内部控制执行情况进行控制测试，详细如下：

单位：元

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 类别 石材 业务内容 供应商 广州市正浩建材有限公司 武汉市金诚瑞达石材有限公司 通山县辉鸿石材有限公司 通山县辉鸿石材有限公司 武汉名嘉建材有限公司 大连哈和平金属材料有限公司 黄祖珍 沈阳日新威尔五金物资经销处 采购金额 1,500,000.00 1,498,715.00 1,466,375.00 1,000,000.00 800,000.00 391,500.00 50,000.00 35,415.00 1,200,000.00 283,000.00 广东恒大国际足球学校首期及富民路园建景观工程石材采购 太原太钢滨河小区绿化工程石材石材 采购 石材 大连高新万达广场项目石材采购 石材 太原恒大绿洲二期石材采购 石材 南昌恒大绿洲二期项目石材采购 建材 大连鞍子河项目钢筋采购 大连红旗谷项目东区别墅园林景建材 观(二期)工程购沙石料采购 建材 长白山二标项目螺纹钢采购 淮南金水城泉山湖花园一期二标苗木 项目苗木采购 苗木 中联重科展示中心环境景观工程肥西县上派镇华梅园艺场 株洲联创苗木种植农民专业1-2-38

项目苗木采购 合作社 对于选取的样本，保荐机构详细检查了发行人从提出采购需求、审核批准采购订单、订立采购合同到采购活动的执行、采购货物的验收入库、采购活动的会计记录、采购价款的支付等环节是否按照公司的内部控制制度的要求执行相关业务活动。

通过控制测试，对于选取样本中的材料采购，均由现场项目部根据工程施工预算所要求的材料品种、规格、数量等提出采购需求后，经采购部与各供应商进行沟通，形成采购意向，并制作采购合同审批表，交成本合约部审核后由总经理或董事长审批通过；

采购部采购货物运抵施工现场后，均由验收人员验收，并填写了材料验收单； 付款环节，供应商申请付款时应填写申请审批表，连同发票、结算清单、送货单及验收单等相关证明附件交现场项目部（分公司）财务人员审核登记，并由项目经理签署付款意见后报采购部审核，再交公司财务部复核，报财务总监、总经理、董事长逐级审批后，由财务部支付货款。

核查结论：

保荐机构经核查认为，发行人采购与付款流程各环节相关岗位均按照内部控制制度的要求进行相关的业务活动，发行人采购流程控制良好，运行有效。

（六）资金活动的管理 基本信息：

保荐机构核查人员 保荐机构复核人员 核查时间 马明宽、赵雨宽 万军、单晓蔚 2013年1月14日-2013年3月26日 核查方式：

1、审阅发行人关于资金活动相关内部控制和管理制度；

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