程序文件 MCJG/ZP-01-2016 共4 页 第 4 页
准后统一销毁。
4.10.3已销毁文件清单及销毁的批、审文稿应存在办公室。 4.11资料
对外购资料,由办公室列入资料清单,以供各部门参考。 4.12 硬拷贝或电子媒介的控制
a） 硬拷贝或电子媒介由办公室统一管理，编制硬拷贝或电子媒介的目录、对其进行标识、存放于适
宜的环境、定时进行检查，保证其有效性；其更改、销毁、复制等管理按受控文件进行控制。 b） 硬拷贝或电子媒介形式的文件和资料，办公室应进行备份，以防因使用或维护不当而造成的损坏
或丢失。
c） 硬拷贝或电子媒介形式的文件和资料由专人管理，设密码保护;未经批准，任何人不得进行修改。 5 支持文件
MCJG/ZW-01-01：文件编号作业指导书。
6 记录及保管
MCJG/ZR-01-01：受控文件清单； MCJG/ZR-01-02：文件收放登记表； MCJG/ZR-01-03：文件更改申请通知书； MCJG/ZR-01-04：文件借阅申请表； MCJG/ZR-01-05：文件销毁申请书； MCJG/ZR-01-06：文件销毁清单； MCJG/ZR-01-07：外来文件清单； MCJG/ZR-01-08：资料清单。
上述记录由办公室及各相关部门/人员保管，保管期限详见记录清单。
****建工有限公司 文件编号 MCJG/ZP-02-2016 B/0 共3页 第1页 记录控制程序 版 号 文件页码 程序文件 1 目的
本程序规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的控制要求。
2 适用范围
本程序适用于本公司一体化管理体系运行及来自相关方的质量、环境和职业健康安全记录控制。 3 职责
3.1 办公室：
? 负责一体化管理体系记录的归口管理； ? 负责编制、修订本程序，并负责监督执行； ? 负责全公司范围内一体化管理体系记录的控制。 3.2各部门：
负责本部门记录的编制、编号、填写、标识、存贮、保管和处理，并将本部门制定的记录样式和清单报办公室备案。
责任部门负责人对本部门记录的完整性、正确性负责。
4 工作程序
4.1 记录的分类
主要记录包括但不限于：
? 检验、试验、测试、校准/检定等记录； ? 合同评审修改记录； ? 各类信息交流记录； ? 管理评审、合同评审记录； ? 内部审核记录； ? 人员培训记录；
? 设备状态和维护保养记录； ? 环境因素相关记录；
程序文件 MCJG/ZP-02-2016 共3 页 第 2 页
? 目标指标记录； ? 风险相关记录。 4.2 记录控制流程图
建立――标识――收集――整理——编目――归档――保管――查阅――处置。 4.3 记录的建立
4.3.1 记录的格式由有关责任部门负责编制，编号，并报办公室备案。
4.3.2 记录格式更改：由使用部门根据需要进行更改，更改完成后，应报办公室备案。 4.3.3 记录作废：由使用部门向办公室提出注销申请，按《文件控制程序》进行处置。 4.4 一体化管理体系运行的记录的标识，由记录名称、编号、序号或产生日期组成标识。 4.5 收集
4.5.1 记录填写应内容真实、用词恰当、数据准确、字迹清晰，签署完整。需要时，编制填表说明。 4.5.2 各部门指定专门或（兼）职人员负责本部门记录的收集、整理和汇总，并按期、按级上报归档。 4.5.3 各部门负责本部门记录的按期分类装订，并附记录明细表，办公室负责一体化管理体系运行的记录的归口管理。 4.6 编目、归档
4.6.1 需要编目归档的主要记录按4.1。
4.6.2 办公室负责公司级一体化管理体系运行的记录收集、整理、编目和归档。 4.6.3 各部门负责职责范围内记录的收集、整理、编目和归档。 4.7 查阅
合同要求时，与其质量、环境和职业健康安全有关的记录，经管理者代表批准，可提供给顾客评价时查阅，其他性质的外部查阅由总经理批准。 4.8 贮存
记录的贮存、保管部门及其要求按有关程序文件和《记录清单》具体规定执行。保存的重要记录应有利于存取和检索。存入的媒体可以呈任何方式，如硬拷贝或电子媒体。 4.9 保管 4.9.1保存期限：
记录的保管期一般为3年，但也可根据公司需要进行延长或缩短。
4.9.2记录在保管过程中应有良好的环境，做到防尘、防潮、防蛀、防晒、防雨、防丢失，保证记录在保存期内不变质、不损坏、不丢失，并做好安全防范措施，防火防盗。 4.10 处置 4.10.1 更正
4.10.1.1一体化管理体系记录不允许更改，若在填写时填错了，允许更正，更正时应在原记录上划一条横线，在旁边写上正确的数据，签上更正人的名字。
程序文件 MCJG/ZP-02-2016 共3 页 第 3 页
4.10.1.2若记录更正发生在填写后的日期，则还应注明更正日期。 4.10.1.3 已上报的记录发生更正，须经本部门负责人批准。 4.10.2 销毁
4.10.2.1 办公室每年一次对贮存的记录中不再需要保存的记录进行整理。需要销毁的记录由责任部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表审核同意后，负责销毁。
4.10.2.2 销毁记录时，应严格执行保密制度，防止本公司相关数据外泄。 4.11 记录执行情况的评价，结合内部审核时进行。
5 支持文件
《文件控制程序》
6 记录及保管
记录清单 文件销毁申请单
上述记录由相关部门保管，保存期限详见“记录清单”中的规定。
****建工有限公司 文件编号 MCJG/ZP-03-2016 B/0 共3页 第1页 管理评审程序 版 号 文件页码 程序文件
1 目的
评审现行一体化管理体系的适宜性、充分性和有效性，以便确保一体化管理体系持续有效地满足标准的要求和适合于实现本公司质量方针和目标的要求。
2 适用范围
适用于对本公司一体化管理体系的评审。
3 职责
3.1总经理：
负责主持一体化管理体系的管理评审。 批准管理评审报告。 3.2管理者代表：
负责组织编制管理评审计划；负责管理评审报告的审核。 负责一体化管理体系的管理评审的组织工作。 组织编写管理评审报告。 3.3办公室：
负责管理评审会议记录；负责评审记录的发放和存档。 3.4相关部门：
参与管理评审工作、汇报本部门的工作情况。
4 工作程序
4.1 管理评审程序流程图： 确定输入 评审 评审输出 实施改进 验 证 N 4.2 确定输入
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