项目履约管理手册定稿1[1][1].19(1)(7)

会在发包人或监理召集主持的会议后下发，项目部及相关人员签收会议纪要时要着重注意查看会议纪要的完整性和法律效力：

（1）完整的会议纪要包括签到表，会议主题，相关内容以及解决方案等； （2）会议纪要可以是原件也可以是复印件，但复印件必须要有会议召集方的盖章，如果是多页则应该有相应的页码并加盖骑缝章；

（3）项目部收文记录上要有对方发文人员的记录和签字。

会议纪要往往是影响整个工程施工以及进度安排的十分重要的会议，在此期间达成的个别协议和纪要甚至对工期、质量标准、付款结算方式、违约条款等做了重大修订，而在诉讼纠纷中， 往往有时就凭一份关键的会议纪要就可以决定胜负。因此，施工企业和项目部应充分认识到会议纪要的重要性，在非经认真斟酌前不要草率签字。对会议纪要中的内容要认真细阅，防止对方埋下陷阱，如果发现会议纪要中出现对我方不利词句，项目部及相关人员应拒绝签字或盖章。

46．发文记录应如何填写？

发文记录是记载双方或多方书面资料交流的重要文件，它可以简化、规范日常的文书工作，还可以做到提纲挈领、防化风险等作用。做好发文记录不仅可以在项目施工中做到事半功倍，有时还可以结合其他材料作为强有力的诉讼证据。总体来说一般的发文记录包括以下几项：

（一）文件编号：在平常的书面手续交接中一定要严格的按照统一的类别和顺序，对来往文件及时的予以编号，这不仅易于整理归档、方便自己的查阅等，更大的用处是如果以后涉及诉讼以此作为证据的话，便可以作为证据链当中的一个重要环节了；

（二）签收单位：确定文件的发送对象，应该与文件里的发送单位对应，必须写全称。

（三）文件内容：应该在此栏中填写发文文件的内容提要，如果是一些重要的签证或联系单，应该在文件内容栏目扼要地写上具体内容、要求或意见。比如送达工程决算书，可写上XX装饰工程决算书，决算价XX元等内容。

（四）签发人：为了以后的查阅和核实的方便，以及确定和找出相关的责任人了解具体的情况，在此应该有签发该文件的人的签名，同时如果签收人对文件有异议或其他回复的话，也便于双方的意见及资料交流。重要的签证应该由项目经理亲自签发。

（五）签收人：签收人是发包人代表或监理工程师，具体的不同文件的有效签收人要看合同中关于发包人代表和监理工程师具体工作权限的约定，如果是对方资料员签收，一定要有对方资料员是其工作人员的其他书面证明资料

（六）签收时间：一定要签收人亲自写上真实的日期，年月日必须写全。

47．默认条款如何运用?

2005年1月1日生效的《最高人民法院关于审理建设工程合同纠纷案件适用法律问题的解释》第二十条规定：“当事人约定，发包人收到竣工结算文件后，在约定期限内不予答复，视为认可竣工结算文件的，按照约定处理。承包人请求按照竣工结算文件结算工程价款的，应予支持。” 如何运用此条规定，应当十分注意以下几个方面的问题：

（一）书面约定要完整。承包人在签订建筑施工合同中应当与发包人明确约定：发包人在收到竣工结算文件后，在约定期限内不予答复的，视为认可竣工结

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算文件。比如：“工程验收竣工后，乙方提出工程结算并将有关资料送交发包人，发包人自接到上述文件×天内审查完毕，到期未答复，视为同意”。或在专用条款中约定：“如果发包人逾期不予答复的，按照建设部第107号令《建筑工程施工发包与承包计价管理办法》规定处理”。也可引用财建(2004)369号《建设工程价款结算暂行办法》，但在引用时承包方应注意其中有关承包方应尽的义务。

（二）审核时间规定要明确。在订立建筑施工合同时要注意确定工程价款审核期限的起止日期，即在建设工程施工合同中约定起算时间为自发包人收到承包方结算文件之日起计算审核期限为28天，也可以按照建设部107号令或财建(2004)369号《建设工程价款结算暂行办法》，把发包方的审核期限按工程结算报告金额的不同约定为不同的期限：500万以下为20天；500万—2000万为30天；2000万—5000万为45天；5000万元以上为60天。建设部107号令《建筑工程施工发包与承包计价管理办法》规定：双方没有约定审核期限的，可以认为其约定均为28天。当然具体审核期限是28天，还是60天、90天或是其他时间，可以根据不同情况约定。

（三）工程结算资料必须有发包方的签收。承包方送达工程结算报告的行为及发包方收到结算报告的行为是构成签收的两个重要方面。按建设工程施工合同约定，承包人送审的结算报告必须是书面的，发包人收到结算报告也必须给承包人出具书面凭证。在实践中往往发包人拒绝接受或接受后不予签收，承包方可以采取：（1）快件送达，由承包方以快件形式将竣工结算文件邮寄给发包人，承包人必须在清单上写明竣工结算文件的内容、工程总造价，事后及时从邮局获得快件签收回执。（2）公证送达，将所有送审资料在公证员的公证下送至发包人处。签收单、快件回执、公证书均要能够反映出工程总造价。承包方在送交结算资料时要注意签收人的资格：只有有资格的人的签收才不会引起争议。比如，在合同中规定的工程师、施工工地代表等。除上述签收人外，接收结算资料的主体是法人或是其他组织的，应该是该法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或是法人或其他组织内部具有收发责任和义务的部门。如办公室、收发室、值班室等负责收件的人签收或盖章。

（四）签收单上要明确送审总造价。无论通过上述何种方式送达签收，除在结算资料上反映出的工程总造价外，在送达签收的单据上必须明确总造价，及所送资料份数、页数，以防止在诉讼时无法举证送审价的数额，导致无法以承包方的送审价为准结算工程价款。

（五）催告函。在建设工程施工合同格式文本中，规定了发包人收到施工结算报告及结算资料后28天内无正当理由不支付工程价款，承包人可以催告发包人支付结算价款。虽然承包人向发包人进行催告并不是产生结算依据的前置程序。但催告可能会进一步确定以送审价为结算价。比如，承包人在发包人签收后，在合理期限内不予答复，承包方就可以催告发包方：按送审价作为工程结算价。需注意的是在催告函中以送审价为准确定结算价的表述必须明确。承包人催告发包方应以送审价为结算价，尽快支付工程价款，而不是催告发包方尽快进行审核。在实践中还有许多要注意的地方，比如，承包人送审的结算资料要齐全完整，如果在审核期限内，发包人提出的异议或在超过审核期限后又以资料不齐全为由提出抗辩，都会引起不必要的麻烦，可以在结算资料的签收单上事先写明：送审资料齐全完整。

48．不同的函件、联系单等可以放在一起一次让对方签收吗？

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不可以。

建设工程是一个复杂的系统工程，一项工程从进场到竣工动辄数月，长则数年，在这漫长施工期间以及履约过程中经常会产生一些不确定因素，需要大家沟通协调，这就产生了互往的函件和工作联系单。从这个角度来说，一个工程的整个进度也是承发包双方以及其他相关各方互相传递信息、互相交流资料的过程，一个工程下来，往往是文件资料堆积如山，尤其是肩负着工期的巨大压力和弱势地位的施工方，更需要及时的向对方提交函件和联系单，并让对方在第一时间确认签收，这样既可以给对方留下自己工作规范、勤快认真的良好印象，也可以规避因为涉及时间过长、涉及问题严重等因素，致使对方犹豫、遗忘、反悔、抵赖等。从而使我方就该问题在第一时间得到对方的书面确认，掌握并转化为最重要的书面证据。

49．为何书面催告如此重要？

我们在施工过程中，经常会遇到发包人不按时支付工程款、提供原材料、设备、施工条件和技术资料以及相关配合不到位等问题，造成我方工期延误，有时我方为了大局，往往通过口头沟通方式予以解决，或者认为发包人也知道是他们自己的原因，不会对我们怎样的，从而放弃了自己的权利。但万一遇到不良业主，或者将来发生纠纷，往往后悔莫及。

刚刚所提到的权利，就是：催告。 在施工合同履行实践中，当我们要求发包人履行合同义务时，除了口头通知或工地例会上提出外，根据合同约定或行业惯例经常对一些重要的权利请求采用书面通知或报告的形式通知发包人，得到对方签认即属于办理了相关签证手续，这种重要的通知形式或签证就是法律意义上的催告。但在有些情况下，我们往往不注意采用书面形式催告，导致的后果往往会是：当业主为推卸责任不承认有关违约事实时，因无相应证据证明，我们的权利主张不能成立。

承包人不但无法向发包人索赔，甚至可能因延误工期而受到发包人的索赔。因为，即使承包人放弃了顺延工期、赔偿损失的请求权，并不影响发包人行使向承包人主张延误工期的索赔权利，而发包人往往不会轻易放弃自己的权利。这类案例在工程实践中并不鲜见

在法律规定和合同约定的施工承包企业必须在合同约定的期限内采用书面形式通知催告才依法享有请求权的事由有：

（一）发包人未按约定支付工程价款的（包括工程预付款、进度款和竣工结算价款的支付）；

（二）发包人提供的主要建筑材料、建筑构配件和设备不符合强制性标准的； （三）发包人不履行合同约定的协助义务的（比如提供施工条件、供水供电、协调与其他承包单位、现场周边的关系等）；

（四）发包人未按照约定的时间和要求提供原材料、设备、场地、资金、技术资料的，承包人要求顺延工程日期或要求赔偿停工、窝工等损失时；

（五）发包人擅自使用未经验收或未竣工的建设工程的，应当进行催告。催告的内容有三，一是告知工程竣工日期；二是要求发包人在催告的期限内履行组织竣工验收义务，否则相关的质量责任将由发包人承担；三是要求进行工程结算并支付工程价款；

（六）根据《合同法》第 284 条规定：因发包人原因致使工程停建、缓建的，发包人应当采取措施弥补或者减少损失，赔偿承包人因此造成的停工、窝工、

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倒运、机械设施调迁、材料和构件积压等损失和实际费用。因此在发包人出现上述事由时，承包人应当将承包人因此造成损失的事实及索赔意向形成书面通知催告发包人在合理的期间内履行义务；

（七）施工过程中发生工程设计变更涉及工程价款调整以及可调价格合同约定的合同价款的其他调整事件发生时，承包人在工程设计变更确定后 14 天内及合同价款调整因素发生后 14 天内，应当向发包人提出变更工程价款的报告，否则将被视为该项变更不涉及合同价款的变更；

（八）因发包人原因造成工期延误，承包人应在合同约定的期间内向工程师提交顺延工期的请求报告；

除此之外，根据项目具体情况，还需对工程师发出的口头指令不能及时给予书面确认、暂停施工后提出复工要求、材料设备的供应和检验不能按约定进行等情况发生时，承包人都有必要及时向发包人发出催告，取得签证，以明确各自的责任承担，避免损失扩大。

需要强调的一个问题是，根据合同约定，施工工程经竣工验收合格，承包人向发包人提交了结算报告和完整的结算资料后，发包人未能在法律规定或合同约定的期限内予以审核的，或者发包人收到竣工结算资料在法定或约定的期限内不予答复，视为认可竣工结算文件的，可以不用催告，按约定处理。但承包人必须有书面证明发包人在何时收到的竣工结算资料和结算报告。所以施工单位在送达发包人竣工结算报告和完整的结算资料时，要有对方签收的要有明确的书面记载。

承包人在需要提出正当的权利请求时，往往因怕麻烦，或影响“关系”而不履行催告，或者是虽然向对方送达了权利请求催告通知或报告，但对方拒绝签收便无可奈何。一旦双方因催告的内容发生纠纷，就会出现一个问题——承包人是否提出过催告、是否主张过权利？所以说，当对方拒绝签证或拒绝签收时，双方的纠纷就已实际发生了，而不是到了工程结算时双方对结算结果不能形成一致时才发生的。因此权利人应当把签收催告文件或签证单作为自己的权利和对方的义务来认识，并要求严格按规范或约定执行合同双方往来文件的签收制度，以维护权利主张的有效性。

50．项目经理对合同内容有权利更改吗？

项目经理对合同内容无权作出修改（合同中明确约定除外）。

99版示范文本中明确项目经理是指承包人在施工合同中指定的，负责施工管理和合同履行的代表。我们可以看出项目经理仅仅是施工单位派驻施工现场的代表。其在施工项目上的主要权利有：①组织项目管理班子；②组织工程项目施工，调配和管理工程项目的人力、资金、物资机械等生产要素，进行施工安全管理与合同管理，进行施工成本、进度、质量方面的控制；③选择施工队伍；④受企业的委托，以企业法定代表人的代表的身份处理与项目有关的外部关系。

如项目经理与发包人经协商一致需对合同内容进行变更的，必须公司发出授权委托书特别授权。

51．应如何对待补充协议？

通常情况下，补充协议是承、发包双方在合同履行过程中为了对合同内容进行补充、修改而达成的补充性合同文件。它们往往是当事人针对某一方面的专门性问题而达成一致意见，是对双方权利、义务关系的进一步细化，往往成为双方

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办理竣工验收、结算、索赔等工作的依据，因而作为施工企业一定要保管好此类文件的原件。

签订补充协议时，施工方相关人员要与签订主合同时一样给予重视，认真斟酌审查，不要轻易签字盖章。对施工方来说，如果主合同是经过备案的，则补充协议内容有对主合同的实质性条款（包括合同价、工程质量、工期等）进行了变更并且对自己是有利的，应及时到建设管理部门进行补充备案。因为根据最高院的司法解释规定，这样的补充协议未经过备案不能作为结算价款的依据，如发生诉讼纠纷也可能得不到法院的认可。故项目部在施工过程中如签订重要的协议，应及时备案，不要怕一时的麻烦，以免以后的施工以及诉讼中陷入被动境地。

对补充协议的法律效力问题，我们需要具体问题具体分析，当主合同或补充协议约定主合同与补充协议发生矛盾或冲突时，以补充协议为准，则表示补充协议是对主合同内容的修正，如果补充协议与主合同表达的意思不一致，应以补充协议所表达的意思为准；当主合同或补充协议约定主合同与补充协议发生矛盾或冲突时，以合同为准，则补充协议仅仅是对主合同的一种补充，如果补充协议与主合同表达的意思不一致，应以主合同所表达的含意为准。

所以在双方签定主合同（或补充协议）时，最好在主合同（或补充协议）上说明主合同和补充协议的关系，即解释不一致的以哪一个为准。

52．如何做好资料的收集,整理和证据保留？

文件资料的收集、整理和保管是施工合同管理工作中的一项不容忽视但又很容易被忽视的基础性工作，很多在诉讼或仲裁中获胜的企业在总结成功经验时往往都把文件资料的完善管理列到首位。《中华人民共和国民事诉讼法》明确地将书证列为证据资料之首，合同文件资料显然属于书证，具有当事人签字或盖章的文件资料具有很强的证明效力，往往成为当事人在诉讼或仲裁中获胜的“王牌”。

“谁主张，谁举证”是民事诉讼的基本原则（只是在特定条件下，当事人才可以申请法院依职权调查取证或举证责任倒置），这就要求施工单位及项目部在日常经营管理工作中要强化证据意识，做好证据的形成和保管工作，特别要注意保管好合同文件资料的原件，尤其是涉及到质量、工期、造价等方面的补充协议、会议纪要、备忘录、现场签证、竣工验收记录、竣工结算书等。这些资料在施工企业的结算、索赔与反索赔工作中常常能起到决定性的作用。

实际工作中较常见的不正常现象是，一些项目的开工报告、分部（分项）验收记录，甚至是施工中一些重要的签证等关键性资料，经常会在竣工验收时才知道一并办理，问其原因，不外乎说是发包人或监理工作不规范。须知这是工程施工中关于资料管理的最大的忌讳。施工中的资料管理是一个系统的复杂的工作，施工方在某一个环节出错或者滞后，就会导致以后的工作被动，同时也会给对方抓住自己工作不规范、懒散的小辫子。甚至有的项目都完工好几年了还拿不到竣工验收证明，通常相关人员只是以业主工作不规范或业主只给总包单位竣工验收证明等“理由”来搪塞。即便如此，作为装饰施工单位还是应据理力争地要求业主或总包单位给自己出具竣工验收证明，因为这是施工单位按质量要求完成工程的最有力证明，是办理竣工结算的前提条件，也是合同文件资料的一个重要的组成部分。此外，企业在编制工程项目投标文件及办理企业资质年检等工作中，招标单位、政府主管部门也都要求企业提供已竣工工程的竣工验收证明以供佐证。

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