《档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则》(3)

5.2.2 规划与审批

5.2.2.1 发包方应当制定档案管理服务外包工作规划，并得到有效的授权和批准。 5.2.1.2 发包方应明确档案管理服务外包工作责任部门和负责人，实行责任制。 5.2.1.3 发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上，分析档案管理服务外包的必要性与可行性，确定档案管理服务外包的范围与方式。

5.2.1.4 发包方应当根据国家法律法规和制度标准，对档案进行价值鉴定和密级鉴定，明确可外包档案和不可外包档案的范围。 5.2.3 承包方筛选与确定

5.2.3.1 发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案管理服务外包工作规划，制定并执行具体的承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。

5.2.3.2 发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求，明确对承包方的基本要求：（1）承包方应为依法注册的企业法人，具有独立承担民事责任的能力；（2）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明；（3）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。

5.2.3.3 发包方可按重要程度、密级对档案进行分级，对于不同级别的档案选择具有不同资质、服务能力的承包方。

5.2.3.3 发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件，以及营业执照、税务登记、组织机构代码和其他资质、许可的文件或证件，对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。

5.2.3.4 对于重要的承包方，发包方应在与其签订合同前开展深入的尽职调查，并将调查结果作为选择承包方的重要依据。尽职调查宜在法律专业人员的指导或第三方机构的协助下进行。 5.2.4 合同签订

5.2.4.1 确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式的委托与被

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委托的法律关系。合同的主要条款可参考附录A。

5.2.4.2 合同内容应至少包括服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款（也可签订专门的保密协议）、知识产权归属和处理方式等。 5.2.4.3 合同中违约责任和赔偿条款，至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争端的解决机制。

5.2.4.4 合同中应明确规定档案管理外包服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权，以及允许承包方使用的内容和范围。

5.2.4.5 合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件，合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应该履行的主要职责。

5.2.4.6 合同内容表述应严谨准确、清晰明确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。

5.2.4.7 合同签订的手续应该齐备，符合法律要求。 5.2.5 合同执行与监督

5.2.5.1 发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控。

5.2.5.2 对于承包方员工可能直接接触到档案内容或数据的外包服务项目（如档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务等），发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案。承包方员工备案表由发包方保存至本项目完工验收后一年以上。承包方员工备案表样式可参考附录B。

5.2.5.3 发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控，至少每年对承包方进行1次实地检查。特别关注其股权结构、实际控制人、高级管理人员变化，以及破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况。 5.2.5.4 发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。评估报告须包含如下内容：（1）承包方股权结构的变化；（2）承包方实际控制人、高级管理人员的变化；（3）承包方履行本合同所需各种资质的变化；（4）承包方财务状况；（5）承包方的人力资源状况，尤其是履行本合同的关键岗位人员变化；（6）承包方重要的技术、基础设施变化，重要的业务流程、质量管

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理以及安全管理变化等。

5.2.5.5 发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时，应当及时督促承包方采取纠正措施。必要时，应对承包方违约行为采取法律手段，要求其履行违约责任。

5.2.5.6 发生重大事件可能导致档案面临严重威胁时，发包方应当在充分评估影响、制定善后方案的前提下，考虑主动要求承包方终止服务，并采取相应善后措施。

5.2.5.7发生（可能导致）重大档案受损或泄密事件后，发包方应及时主动向上级主管部门、档案行政管理部门和保密行政管理部门报告。 5.2.6 评估与改进

5.2.6.1 档案管理服务外包工作结束或经过一定阶段（或一段时间）后，发包方应对承包方服务质量进行评价，评价结果作为承包方改进服务质量及今后服务项目准入的重要参考依据。

5.2.6.2 发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度，确保评价结果的真实性和完整性。

5.2.6.5 发包方应及时总结档案管理服务外包工作经验教训，持续改进发包工作。 6.2.6.6 发包方应将在整个档案管理服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存，以备日后查用。

6 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求

6.1 总体要求

6.1.1 承包方应建立和完善档案管理外包服务管理体系，持续提升服务能力、改进服务质量，以更好地满足客户需求。如图3所示。

6.1.2 承包方档案管理外包服务管理体系建设的目标是提升服务能力。服务能力以确保客户的档案的实体安全和信息安全为核心。

6.1.3 服务能力分为基本服务能力和特定服务能力两部分。基本服务能力是支撑承包方所有业务单元、服务项目的基础保障条件。基本服务能力包括战略管理、资源管理、业务管理和安全管理四个方面。特定服务能力是承包方开展不同业务

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单元、服务项目时应满足的特殊条件要求和应遵守的相关业务操作规范。 6.1.4 承包方档案管理外包服务管理体系建设应坚持以客户为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与客户互利的关系等原则。

6.1.5 承包方档案管理外包服务管理体系应按照PDCA（计划—实施—评估—改进）循环进行建设。

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档案管理外包服务管理体系计划Plan

档案管理外包服务管理体系评估Check 档案管理外包服务管理体系改进Act 特殊要求 业务规范 特殊要求 业务规范 特殊要求 业务规范 档案 寄存 服务 档案 数字化 服务 特定服务能力 档案 整理 服务 档案管理咨询 服务 档案开发利用 服务 档案管理…… 特殊要求 业务规范 特殊要求 业务规范 特殊要求 业务规范外包服务管理 支 战略管理 ●业务规划 ●绩效管理撑 基本服务能力 体系实施Do 安全管理 ●合规性管理 ●保密管理 ●风险管理 ●知识产权管理 ●环境管理 ●职业健康管理 资源管理 ●人力资源管理 ●财务管理 ●技术管理 ●基础设施管理业务管理 ●合同管理 ●客户关系管理 ●分包商管理 ●业务流程管理 ●质量管理 图3：承包方档案管理外包服务管理体系建设示意图

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