《档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则》(2)

档办发〔2014〕7号 档案数字化外包安全管理规范

3 术语和定义

3.1 档案 archives/records

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

[DA/T1-2000 3.1]

3.2 档案管理 archives/records management

档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 [DA/T1-2000 3.2]

3.3 服务外包 service outsourcing

某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。

注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。

3.4 档案管理服务外包 service outsourcing of archives/records management

某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。

3.5 发包方 client

档案管理服务外包（3.4）的需方。在本标准中，发包方也称为客户。

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3.6 承包方 service provider

档案管理服务外包的供方（3.4）。在本标准中，承包方也称为组织。

3.7 分包商 subcontractor

指承接分包业务的承包方(3.6)。总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。

3.8 第三方机构 the third party organization

发包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，为发包方(3.5)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方(3.6）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。

3.9 监管机构 regulatory authority

对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（3.5）、承包方(3.6)、分包商（3.7）、第三方机构(3.8)的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。

3.10 档案寄存服务 service of archives/records deposit

在不改变档案（3.1）所有权和处置权的前提下，发包方（3.6）将档案（3.5）委托给承包方（3.6）保管，承包方（3.6）为发包方（3.6）提供档案（3.1）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。

3.11 档案数字化服务 service of archives/records digitalization

承包方(3.6)利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方(3.5)的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

参考 DA/T31-2005 3.2

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3.12 档案整理服务 service of archives/records arrangement

承包方(3.6)按照一定原则对发包方(3.5)形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。

参考DA/T1-2000 5.1

3.13 档案管理咨询服务 service of archives/records management consultation

承包方(3.6)通过口头或书面形式为发包方(3.5）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。

3.14 档案开发利用服务 service of archives/records exploring and using

承包方(3.6)帮助发包方(3.5)将其保存的档案（3.1）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案(3.1)价值的服务过程。

3.15 服务能力 service capability

承包方(3.6)提供服务的能力程度。

4 基本原则

4.1 发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。 4.2 在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。

4.3 档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。如图1所示。

4.3.1 发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨

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询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。

4.3.2 经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。分包并不意味免除承包方履行合同的义务。承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。

4.3.3 分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。分包商须就其服务质量向承包方承担责任。

4.3.4 第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。

4.3.5 监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。

4.3.6 发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。

发包方 中介咨询服务

第三方机构 评价/认证 委托/受托 指导监督/接受指导监督 监管机构 委托/受托 （签订合同） 承包方 （签订合同） 分包商

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图1：档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图

5 发包方工作规范

5.1 发包工作原则

5.1.1 合法原则

发包方应识别整个档案管理服务外包工作过程中适用的国家法律法规，分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。 5.1.2 安全原则

5.1.2.1 发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，或国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

5.1.2.2 发包方在档案管理服务外包过程中应遵循档函〔2013〕271号、档办发〔2014〕7号的要求。 5.1.3 可控原则

发包方应对档案管理服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。

5.2 发包工作过程与要求

5.2.1 概述

发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个步骤。如图2所示。

规划与审批 承包方筛选 与确定 合同签订 合同执行 与监督 评估与改进 图2：发包工作过程示意图

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