审计法务部制度汇编(修改)(4)

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4.4 对需要拟定的集团重大合同，由审计法务部视情况提请总裁/总裁授权人决定后聘请外部专业法律机构，在专业法律机构指派专业团队与公司相关部门沟通，了解业务实际情况后起草。

5.合同分类管理

5.1 依据职权责任划分,应由集团总裁或其授权人终批的合同为A级；应由总裁助理或各子公司总经理终批的合同为B级；

5.2合同分类审批权限见下表：

合同类别 日常办公用品采购 特殊大宗采购、固定资产购置 零星工程（建设） 集团 重大项目 咨询、培训、审计、代理等服务类 收购、投资、股权转让 抵押、担保、贷款 合同类别 经营所用年度经销协议、招商协议、日常买卖合同、质量保证书等格式文本 研发合同 科研合作、会议赞助 子公司 日常办公用品、经营所需耗材采购 特殊大宗采购、固定资产购置 日常性原材料采购 生产设备购置 固定资产购置 广告制作 广告发布 重大项目

审批权限划分 总裁助理/项目负责人审批 合同标的在5万元以下 合同标的在10万元以下 合同标的在5万元以下 合同标的在10万元以下如项目负责人有超此金额的以总裁正式授权为准 合同标的在5万元以下 无权 无权 审批权限划分 子公司总经理审批 首次使用和修订时按流程审批，每次签订不需审批 合同标的在100万以下 全部 合同标的在5万元以下 合同标的在10万元以下 全部 合同标的在10万元以下 合同标的在10万元以下 合同标的在50万元以下 合同标的在10万元以下如项目16

集团总裁或其授权人审批 合同标的在5万元以上 合同标的在10万元以上 合同标的在5万元以上 合同标的在10万元以上 合同标的在5万元以上 全部 全部 集团总裁或其授权人审批 存档年限 2年 10年 5年 20年 2年 10年 10年 存档年限 无需 5年 合同标的在100万以上 无需 合同标的在5万元以上 合同标的在10万元以上 无需 合同标的在10万元以上 合同标的在10万元以上 合同标的在50万元以上 合同标的在10万元以上 10年 2年 2年 10年 2年 10年 10年 2年 2年 20年 合同标的在100万元以下 合同标的在100万元以上 机密 第 17 页 2013-08-08

负责人有超此金额的以总裁正式授权为准 咨询、代理服务类 收购、投资、股权转让 抵押、担保、贷款 合同标的在5万元以下 无权 无权 合同标的在5万元以上 全部 全部 2年 10年 10年 本表所述以上包括本数，以下不包括本数。本表没有列举的合同参照类似合同划分审批权限。 6.合同审查

6.1 对外签订合同时必须填写合同审批表，由承办人填写合同等级、名称、主体、金额、授权签订人、承办说明，由承办部门负责人加具意见后按合同审查程序报批。

备注:承办部门负责人为承办人的，承办人说明与部门负责人意见两栏可合并填写。合同承办事项如有签呈的，须附签呈。采购类合同须附比价说明，比价说明应有三家以上供方的联系地址和电话，以及比价情况，包括资质、付款、质量等对达成协议有重大影响的内容。

6.2合同审查程序为：承办人说明，部门经理加具意见；财务部经理/计财部总监审查；律师审查意见；法律事务部经理/审计法务部总监审查；总经理/总裁审批；盖章。无特殊情况每个环节应在1个工作日内审查完毕。

特殊情况下如：工程类合同，标的较大或涉及法规较多等重大合同，合同审查部门可以适当延长审查时间。审查意见应写在合同审批表的审核意见栏内，如意见较多则以附件形式出具并经审查人签字确认。合同审查人如有修改意见，需按修改意见修改并经审查人同意后再走下一流程。

6.3合同签订分工要求：

承办人和授权签订人：负责合同内容的真实性、比价的公正性和合理性；未参加合同洽谈、比价等工作，仅传递合同文本的工作人员不得作为合同承办人。合同审查过程文本的传递由承办部门负责，如承办部门驻外地则由其在昌主管部门负责，没有主管部门的由审计法务部负责。

承办部门负责人：负责审核合同是否符合部门经营计划和程序要求，比价是否公正、合理，合作方的资质和信誉；

财务部负责人：负责审核合同资金计量的准确性和资金计划的可行性，款项支付的合理性安全性；

法律事务负责人/律师：负责审核合同内容合法性； 审批人：负责审核合同是否符合公司利益和经营计划要求； 公司印章管理人员：负责合同签章管理工作。

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6.4 合同修订的要求：对审查人提出的修改意见，承办人应予重视，并协商完善。应审查人的要求，承办人有责任补充相关材料或对合同进行重新修订后再审查。

7.合同签订的管理要求:

7.1前期调查要求：承办人于合同签订前，应审查对方主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性，进行市场询价并对比价情况作出说明.

7.2 合同形式：签订合同必须采用书面形式，包括双方协商同意签订的有关招投标文件、合同文本、技术要求、图纸、会议纪要、签证、往来信函及与合同相关的其他材料。

7.4批准要求：按合同管理规定里的权限范围确定批准人，批准人应当参照审查人提出的意见，决定合同批准与否。任何合同均需经过审查、批准后方可签订。

7.5 印章管理要求：印章的管理机构，依据审批人的签字在合同文本上加盖印章。印章管理机构应当将有批准权的领导签字备案,以验证审批单签字的真实性。

8.合同的履行和变更

8.1 合同签订后即具有法律效力。承办部门必须认真履行合同，确保信誉。应充分注意合同约定义务，监督对方的履行行为和履行期限。如对方未严格履行合同，承办部门必须向审计法务部

出具书面报告和解决方案，并在征求审计法务部意见后按合同约定追究违约方的责任。由于我方原因，造成合同无法正常履行，与对方协商变更/解除/终止合同，并签订补充协议存档。

8.2合同履行过程中，无论任何原因导致需签订补充协议或者变更、解除合同的，承办部门还应当按合同签订审批程序办理。

8.3 合同履行过程中,如发现对方资不抵债或没有能力履行合同,承办部门应当及时收集相关证明材料,采取补救措施以减少公司损失。

8.4承办部门应建立台账，对合同履行中发生的情况作出记录，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。合同履行中所有往来材料必需是书面形式并有双方被授权人签字或盖章。

8.5 因合同产生争议，承办部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时与对方协商，协商不成及时向审计法务部提出法律咨询，商定应对措施。

8.6审计法务部有权对合同的重要的履行环节进行抽查监督，依据情况做出处理。 9.合同纠纷

9.1 在合同发生争议纠纷时，承办部门应及时向领导汇报，及时向审计法务部提出法律服务申请。

9.2 审计法务部接到申请后应立即对纠纷进行法律分析，提出处理方案，处理费用由申请部门承担。

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9.3 通过协商、调解方式解决的，应当将协商调解结果形成书面协议，并按协议约定执行；不能通过协商、调解解决或协商调解无效的，可依据合同约定按诉讼程序进行。

10.合同文本及材料的保管要求

10.1 各承办部门应当由专人负责做好合同的管理工作。合同签订后，承办部门应将合同以及与合同有关的招投标文件、图纸、补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、往来函件、合同台账、付款单据复印件、合同履行及验收证明材料等全部资料整理归档。

10.2承办部门签订合同后三个工作日内，应将合同审批表、已签订合同的复印件送审计法务部备案。不在总部办公的子公司签订的合同及履行资料需指定人员集中归档，审计法务部不定期进行抽查。

10.3 合同承办部门应妥善保管好合同的原件，并注意保密合同的具体内容，保存合同资料原件的年限见本制度5.2条，保存期限从合同履行完毕之日起计算。

11.罚则

11.1 有关承办部门负责人或承办人，未按程序办理或重新办理核准（审批）手续，擅自对外签订合同的，或不执行《合同签订审批（审核）表》中审核意见的，责任人承担200元以上2000元以下的罚款，因此给公司造成损失的同时赔偿损失。

11.2 合同应报批而未报批，未加盖公司印章而先予执行的，对责任人视情节给予行政处分及500至2000元的罚款。对该合同已经履行的部分，公司视情况决定是否追认，若不追认，合同承办的相关责任人自行承担和处理其行为造成的一切后果。印章管理机构在没有依据审批人同意的意见或没有经过合同审批程序而盖章的，印章管理人员应承担相应责任（参照印章管理规定执行）。

11.3对于经授权不需报审计法务部审查的合同。内容违反相关法律法规，给公司造成损失的，承办部门或合同承办相关责任人承担所有责任。

11.4承办部门未按合同约定履行义务造成公司损失，应由承办部门及相关责任人承担相应损失，并视情况作出行政处分。给公司造成损失按以下比例赔偿：承办部门60%、承办部门领导25%、承办人15%。

11.5公司为付款方的合同，合同承办部门未按规定程序申请付款，而自行以其保管或使用的其他资金支付的，对责任者处以500至3000元罚款。如经审查发现收款方实际无权收受款项，已收到部分责令当事人追讨，给公司造成损失按以下比例赔偿：承办人40%、承办部门领导30%、财务审核15%、财务审批10%，终批人5%。

11.6 公司为付款方的合同，合同承办部门验收把关不严，出具不实合同履行证明材料的，

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或者财务未收到要求的证明材料而付款的，处以1000至5000元罚款。如对方履行合同标的质量低劣，数量严重短缺，给公司造成损失的，责令承办部门全额赔偿。如果内外勾结，故意损害公司利益，予以开除，并责令承办部门赔偿，严重者送司法机关处理。

11.7不按期向审计法务部报送合同资料备案的，对承办部门相关责任人予以行政处分；承办部门未按合同审批意见签订合同的处以100－500元的罚款，如造成公司损失的由承办部门及相关责任人承担损失。

11.8 审计法务部不定期要求承办部门对合同签订及档案材料管理进行自查并出具自查报

告或自行组织对合同的签订、审批、履行程序及效果、档案管理、履行证明材料等进行抽查、审计与评估，根据最终结果要求相关部门进行整改或作出相关处理决定。

11.9 合同审核部门未在规定时间内及时审批合同，将视情节扣减责任人月绩效考核分1至

5分。

11.10 财务部门未尽其职责致使合同履行中受到损失的，视情况处以200—2000元罚款。 11.11 法律部门对条款的法律审查把握不准致使合同无效或对我方严重不利，给予行政处分，并处200至2000元罚款。

11.12以上条款中未明确的情况，对各一级单位的处罚建议由审计法务部提出，报总裁（或授权人）批准，并由审计法务部执行，需按司法程序处理的，由审计法务部负责。

11.13 如果违反数项规定，则合并处罚。 附：１.合同管理流程

２.合同签订审批（审核）表

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