合同管理标准[2010]143号(5)

第十节 基础资料管理

第六十六条 合同基础资料包括合同签订前基础资料和合同签订后基础资料。

（一）合同签订前基础资料包括但不限于：合同相对人的营业执照、资质证书、组织机构代码证、安全生产许可证、特种经营许可证、法定代表人证书等复印件、授权委托书、实地考察报告、报价单原件等，以及其它根据合同特点需要取得的其他资料。

（二）合同签订后基础资料包括但不限于：合同、招投标文件、实地考察报告、合同交底纪要、合同履行过程中的客观记录、反映合同履行、变更情况的书面文件、来往函件及签收记录、影像录音资料，其中书面文件应有单位印章或者经有权人员签字。

第六十七条 相关职能部门负责收集、保管合同基础资料并建立台账。具体承办人和部门负责人是责任人。

（一）物资设备管理部门负责买卖、租赁合同基础资料的管理。负责工程分包合同、劳务分包合同、租赁合同履行过程中物资发放凭证和机械设备运转、使用签认记录的管理。

发放凭证和记录应当内容完整，大小写规范，主体与合同向对方一致，领料人授权明确。依据合同的约定，对应该由工程分包人、劳务分包人和机械设备出租方承担的费用，制作扣款清单并附扣款依据原件后转给合同结算部门或者财务部门，

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本部门留存扣款依据的副本或者复印件。

（二）工程技术部门负责技术交底资料、工程收方等基础资料的管理。

工程技术部门应当将经工程分包方、劳务分包方盖章或者负责人签字的收方记录、计算资料等原件转给合同结算部门，本部门留存副本或复印件。

（三）预算合同部门负责合同签订前基础资料和合同履行过程中合同基础资料的管理，结算单的制作等。

（四）财务部门负责结算单、结算依据、扣款凭证、付款凭证、付款委托书、农民工工资发放等资料的管理。

第六十八条 合同基础资料的移交是指职能部门人员调动,或者工程完工,部门的职能实际已经终结时,责任人将本部门履行合同的基础资料和台帐列清单后移交给下一任责任人或者公司档案管理部门。

合同基础资料个人不得自行保存、遗弃或者销毁。 第六十九条 合同管理部门应当建立合同管理台帐。 对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免因拖延造成损失。

第十一节 合同纠纷处理

第七十条 合同发生纠纷或者可能发生纠纷的，应当按照

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《中铁十局集团有限公司诉讼案件管理办法》的规定执行。符合重大案件标准的，按照《中铁十局集团有限公司重大案件集体讨论暂行办法》的规定进行集体研讨处理。

第七十一条 项目经理部出现合同纠纷时，按照下列要求执行：

（一）当出现合同纠纷或合同双方违反约定不能履行合同或不能全面履行合同，应当立即将不能履行的原因、事由书面报告项目经理，并将上述情况及时上报公司对口业务部门。需要采取法律救济的，同时报送公司法律事务机构。

（二）法院直接将诉讼文书等案件材料送达项目经理部时，项目经理部应当及时向法律事务机构报告。并将相关诉讼文书等材料报送法律事务机构。

（三）法律事务机构接到纠纷报告之后，应及时指导诉讼发生单位做好资料的收集保存。项目经理部应当指定专人负责，做好纠纷处理的各项准备工作。

第七十二条 严禁对诉讼、仲裁等情况隐瞒不报，严禁对对方起诉不采取任何应对措施。

第十二节 考核与评价

第七十三条 合同的考核评价是合同管理工作的一项重要内容，实行日常检查、年度考核和末次考核评价相结合的方式。

第七十四条 集团公司法律事务部按照集团公司的管理制

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度对子（分）公司、项目经理部合同管理工作进行日常检查。年度考核评价和末次考核评价由集团公司项目管理考核评价工作组进行全面考核，集团公司法律事务部参与。

第七十五条 考核评价结果分为达标、基本达标、一般不达标、严重不达标四种。

第七十六条 合同考核评价的主要内容有：

（一）建立健全合同管理制度；合同管理机构、合同管理员按照规定设臵；有明确的合同管理职责；

（二）授权签订合同的，授权委托手续齐全，授权内容、范围、期限明确；

（三）合同签订前严格按照权限进行评审，评审内容全面，评审资料齐全；

（四）使用合同示范文本，合同内容合法、条款齐全、无重大法律风险条款；

（五）合同相对人主体适格；相关证照档案与实地考察报告依规定存档；

（六）对重大合同辨识合同风险源；对合同风险分析评估，制定合同风险应急预案或措施；

（七）合同备案及时，管理台账真实、完整，档案资料齐全、规范；

（八）定期对合同的履行情况进行评价；

（九）合同纠纷处理及时，合同履行过程中对发现的问题

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（或出现的风险）及时采取有效措施。

第七十七条 合同考核评价过程中，被考核单位应当如实提供与考核内容有关的文件、资料，并对有关考核内容涉及的问题做出解释和说明。

第七十八条 合同考核评价分为9项内容。总分值100分。最终分值按照《中铁十局集团有限公司项目管理标准》考核评价的规定进行换算。

第七十九条 合同考核评价内容见下表：

合同管理考核评价表

序号 考核与评价 内容 标准 分值 检查记录 考核 评价 得分 结果 考核标准 公司未建立合同管理制度不得分；合同管理制度内容不健全、职责不明，不具备操作性的，视情况扣2-5分；没有按文件规定设置合同管理部门或合同管理员的，扣5分；没有明确合同管理职责或职责不明的，扣2-5分。 建立健全合同管理制度；合同管理机构、合同1 管理员按照规定设置；有明确的合同管理职责。 12 未经授权或有权签字人审批签授权签订合同订合同的，不得分。有《授权的，授权委托手委托书》，但权限不明或期限 2 续齐全，授权内不明的，每次扣2分。授权委容、范围、期限托书非原件，每次扣2分；未明确； 经许可转委托或转委托没有重新办理授权的，每次扣2分； 8 3 合同签订前严未对合同进行评审的，每次扣格按照权限进3分；未按评审权限上报评审15

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