档案管理学教案(6)

4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

（五）按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

（六）主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

五、档案检索工具的分类

档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

1．按编制方式分为

目录、索引、指南。 2．按载体形式分为

书本式检索工具 卡片式检索工具 缩微检索工具

机读式检索工具 3．按检索范围分为

全宗范围检索工具 档案馆范围检索工具 专题范围检索工具 馆际检索工具 4．按功能分

馆藏性检索工具 查检性检索工具 介绍性检索工具

三、常见档案检索工具 1．案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。

案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。

表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。

2．全引目录

案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。

它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

3．全宗目录

全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。

4．分类目录

分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。

5．主题目录

主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

6．专题目录

专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

7．文号索引

文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。

8．人名索引

人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。

人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。

人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。

9．地名索引

地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。

第八章 档案编研工作

第一节 档案编研工作概述

一、编研工作的内容

1．历史档案和现行文件的编纂 2．编写档案参考资料 3．参考编史修志工作

二、编研工作的意义

档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。 1．积极提供利用服务的有效方式 2．提高工作水平的重要途径 3．有利用档案原件的保管和流传 三、特点

1．研究性

档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。

2．思想性

档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。

3．政策性

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