档案管理学教案(3)

一、整理工作的意义

保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

档案整理的质量直接关系到档案的利用。

档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。 它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

二、整理的内容和步骤 （一）内容包括

区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。

（二）步骤可分为 1．了解情况，拟订方案

主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂

情况、整理质量、提供利用时间。

2．区分全宗和分类

3．细分和组卷、草拟案卷标题

4．初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。

5．全面审查修改标题。

6．固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。

三、整理工作需要注意的问题 1、复印件

2、结构不完整的文件，如无印章 3.字迹不清楚，比如用圆珠笔

4.这些工作没有多少技术含量，就是细心，派遣证的故事

第二节 全宗和立档单位的划分

一、全宗概念及含义 （一）全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成

的档案有机整体。 陕西师大教务处

（二）全宗的含义 1．全宗是一个有机整体

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 2．全宗是在一定历史活动中形成的

全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、立档单位及其构成条件 立档单位也称为“全宗构成者”。 它的构成条件是：

（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个

条件来判定。

举例：陕西师大教务处

第三节 分类

一、分类的意义

全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。

首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。

其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。

全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。

二、分类的要求

1．联系性。分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。

2．思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。

三、常用分类方法：

分类方法很多，常用的主要有三种： （一）年度分类法 （二）组织机构分类法 （三）问题分类法

四、复式分类法的选择和分类方案的编制 （一）年度—组织机构分类法

适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。 （二）组织机构—年度分类法

适用于撤销机关档案。 （三）年度—问题分类法

多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。 （四）问题—年度分类法

多适用于撤销机关档案和历史档案。

第四节 立卷

一、立卷的方法

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