档案管理学教案(5)

计、重要专题报告等文件材料。

第四节 档案鉴定工作制度和组织

一、档案室工作制度和组织 成立鉴定小组

二、档案馆工作制度和组织 成立鉴定委员会

三、销毁档案的批准和监销制度 机关领导批准 主管领导机关批准

销毁1949年前的档案，须报国家档案局。 两人以上监销 四、销毁

1．编制销毁清册 二~三份 2．立档单位和全宗简要说明

3．销毁方法 “火烧”或“打成纸浆”

第六章 档案保管工作

第一节 档案保管工作概述

一、保管工作的含义 1．库房管理

2．档案流动过程中的保护 3．保护档案的专门措施 二、保管工作的任务

1．防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2．延长档案的寿命；

3．维护档案的政治安全 ，防止泄密。 三、意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

第二节 档案保管的基本物质条件

一、档案库房

二、档案装具 1．档案箱 2．档案架 3．档案柜等

三、包装材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包装纸等

第三节 档案库房管理

一、 库房编号有两种方法： 1．为所有库房编一总的顺序号 2．分区编号 二、排架和编号 1．整齐一致 2．避光通风 3．空间利用

4．统一编号，顺序是从左到右、从上到下。 三、全宗的排列和档案的存放 1．全宗的排列

一个全宗的档案放在一起

按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种 按全宗群排列的方法

全宗编号和在库房的实际排列顺序 2．存放方式 竖放和平放

第七章 档案检索工作

一、检索工作在整个档案工作中的地位 1．检索是提供利用的先期工作

档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

二、编制档案检索工具的基本要求是 1．全，指信息存储丰富。 2．准，指检索准确。 3．快，指迅速。 4．便，指检索要方便 。

三、应当注意的问题

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

2．强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

四、排检方法

（一）分类法

以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。

优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

（二）按作者排检法

现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。

（三）按文号排检法

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。

（四）按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。 3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

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