档案管理学教案(2)

工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

2.档案业务工作内容

档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。 收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索和编研

其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。

3.档案工作的性质

1．档案工作是一项管理性的工作

（1）档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 （2）是某种管理工作的组成部分 （3）是专门管理档案的科学性工作 2．是一项服务性的工作 3．是一项政治性的工作 4.档案机构

（1）档案馆（2）档案室（3）办公室

第二部分 档案管理业务介绍

收集工作

第一节 收集工作概述

一、收集工作的意义

1．收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2．收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。

3．收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

4．收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。 二、应该注意的问题

1.零散文件的收集，（1）实物载体的档案，这是最容易忽略的。单位获得的奖牌、证书、来宾馈赠的纪念品、上级领导及名人对本单位的题词、废止的印章等。（2）声像材料。（3）领导人直接收到的公务文书

2.“帐外”文件收集，帐外文件是指工作活动中登记或用印等形成的材料，如会议记录，部门规章制度，统计报表，决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。用印登记等。

3.电话答复重要问题、会议纪录、一些领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。

第二节 档案室的收集工作

★一、归档制度 1．归档制度

各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室收集保存，称为归档。在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为“归档制度”。

2．归档时间 第二年上半年（次年6月底）前。也可灵活处理。

3．归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

该归档范围规定如下：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

4．归档注意的问题

归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

年份的安排。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

顺序排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

文件材料标题。对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。

案卷标题，如：

关于XXXXXX等中央领导人的重要讲话 关于XXXXXX等地区粮食问题的报告

“等”字表示省略，“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。

档案整理工作

第一节 整理工作概述

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