第4章 购销存管理(3)

三、期初余额处理

进销存的期初数据分为存货期初数据、供应商往来期初、客户往来期初三个部分，可分别在用友T3系统窗口的“核算”、“采购”、“销售”等子系统下进行处理。初次使用本系统时须将相应的期初数据录入，如果系统中已有上年数据，通过相应的功能进行结转。

（一）期初数据录入

各种期初余额录入的操作方法类似，在此仅以其他应付单的录入为例进行说明。 [例4-3]：洛阳利达材料公司2013年12月23日，从中华电器公司购入的电梯款200000元（单据编号：00251124），当初开出一张银行承兑汇票尚未到支付期（为上年年末应付票据余额），该项业务由材料物资部经办，本年建账作为期初余额录入。

【操作步骤】

（1）在用友T3系统窗口，单击 “采购”-“供应商往来”-“供应商往来期初”，系统弹出“期初余额-查询”窗口（如图4-12所示）。

图4-12期初余额查询窗口

（2）这一窗口仅对以后查询期初余额时，具有实际意义，对余额录入操作作用不大；单击“确定”，即可进入“期初余额”录入窗口。

（3）在“期初余额”录入窗口，单击“增加”，系统弹出录入单据类型选择界面（如图4-13所示）。

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图4-13录入单据类型选择窗口

窗口项目说明：

单据名称，实际上是指录入单据的类别，系统分为采购发票、应付单、预付款三类，可依据实际情况选择。

单据类型，指录入什么样的单据；单据名称选择采购发票时，单据类型可选择专用发票（采购专用发票）或普通发票（采购普通发票）；单据名称选择应付单时，在此仅有一个其他应付单选项；单据名称选择预付款时，仅有付款单一个选项。

方向，指正常录入或者红字冲销，在余额录入时只有“正向”，即不允许红字冲销。 （4）如图4-13 所示，选择单据名称：“应付单”，单据类型：其他应付单，方向：正向，单击“确认”后，进入录入窗口。

（5）依据例中资料录入各项数据（如图4-14所示）。 （6）录入完毕，单击“保存”。 （二）期初记账

进销存所有期初余额全部录入完毕，需要进行期初记账程序后，方可处理日常业务。用友T3的购销存期初记账包含两部分内容：采购期初记账、库存期初记账。

1.采购期初记账

（1）在用友T3系统窗口，单击“采购”-“期初记账”，系统弹出记账处理窗口；单击“记账”进行记账处理。

2.库存期初记账

（2）在用友T3系统窗口，单击“库存”-“期初数据”-“库存期初”，进入库存期初数据处理窗口，进行记账。

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图4-14 其他应付单录入窗口

第二节 采购核算日常业务

采购管理是用友T3的重要功能子系统，它帮助企业对采购业务流程进行管理，提供订货、入库、开票和采购结算功能，用户可根据实际情况对采购流程进行定制。

（一）采购管理系统功能概述

在实际工作中，采购业务通常是有物资供应部门进行管理，而相应业务的会计核算工作归属于会计部门。在此我们将这两个职能部门的业务统一介绍。

1．采购核算系统的主要功能

采购子系统的主要功能包括：处理采购订单业务、处理采购入库、退货业务、处理采购发票业务、处理采购付款、核销业务、进行采购报表查询、采购分析等。

与采购业务相关的核算系统功能，主要是处理反映采购业务进程中的各种记账凭证，具体包括反映采购物资的状况及采购成本费用，以及相关的应付款项产生、核销、转账等方面的记账，并将这些记账凭证传递到总账子系统中。

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2．采购核算的操作流程

如第一次使用采购系统，需进行基础数据设置、期初入库单和选项设置等工作。 日常业务流程（如图4-15所示），先填制采购订单，审核之后传给供应商；从物流看，到货之后，可根据采购订单填制采购入库单，生成记账凭证；从资金流看，根据供应商提供的采购发票录入采购发票，如果货款已付，则通过付现处理生成记账凭证；如果货款未付，经复核后可生成采购应付款凭证；日后付款时，填制付款单，生成记账凭证。采购业务中的各种记账凭证，都是由核算子系统生成，并自动传入总账子系统。

然后进行采购结算，以确认采购入库存货的入库成本。

采购订单 （采购系统） 采购入库 （采购系统） 入库单审核 （存货系统） 入库单记账 （存货系统） 记账凭证 （核算系统） 发票制单 （核算系统） 应付款复核 （采购系统） 付款单 （采购系统） 应付核销 （采购系统） 付款单制单 （核算系统） 填制发票 （采购系统） 采购付现 （采购系统） 发票制单 （核算系统） 总 账 系 统 图4-15 采购业务流程图 二、采购发票处理

用友T3系统，材料物资采购业务管理及会计核算，发票处理是主要内容之一,其业务处理核心步骤为：填制采购发票-结现（货款未付时跳过此步骤）-复核-生成记账凭证。

[例4-4]: 20日，材料物资部郭飞经办，向西方材料公司购入甲材料5000吨，本币单价130元，乙材料4000吨，本币单价215元，货款尚未支付。填制采购专用发票(发票编号：00140120)，并生成如下凭证：

借：材料采购-甲材料 650000

材料采购-乙材料 860000 应交税金-应交增值税-进项税额 256700

贷：应付账款（西方材料） 1766700 【操作步骤】

(1)在用友T3系统窗口，单击“采购”-“采购发票”，进入采购发票处理窗口。

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(2)在发票处理窗口，单击“增加”右边的实心三角后，选择“专用发票”，即可录入专用发票（如图4-16所示），

图4-16 采购专用发票录入窗口

（3）发票内容录入完毕，单击“保存”。

（4）在货款已付的情况下，应进行付现处理，本例可跳过此步。 （5）单击“复核”，完成发票审核后，关闭发票处理窗口。

（6）在用友T3系统窗口，单击“核算”-“凭证”-“供应单位往来制单”，系统弹出制单业务类型选择窗口（如图4-17所示）。

图4-17 采购业务制单类型选择窗口

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