大学计算机基础教程(高守平 第二版)第3章(3)

（2） 编辑文档 ① 插入：将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可,注意确保此时的输入状态是“插入”状态。如果要插入一个空行，只需要将光标定位在需要产生空行的行首位置，按回车键即可。

② 删除：对于单个字符，用［Backspace］键或［Delete］键，对于大量文字，可以先选定要删除的内容，然后通常采用下面任何一种方法：

●按［Backspace］键或［Delete］键；

●按右键，在快捷菜单中的选择“剪切”命令或单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮（快捷键［Ctrl］+［X］）。

删除段落标记可以实现合并段落的功能。要将两个段落合并，可以将光标定位在第一段的段落标记前，然后按［Delete］键，这样两个段落就合并成了一个段落。

【例3-2】对前例的一封信文档进行编辑处理： ① 在信的最前面插入一行标题“一封信”。 ② 在“滴滴：你好！”后面插入一段内容。 ③ 将“纸短情长，再祈珍重！”与前一段落合并为一段。

操作步骤如下：

●将光标置于“滴滴:你好！”段首，按［Enter］键，产生一个空行，然后输入“一封信”。 ●将光标置于“滴滴:你好！”段尾，按［Enter］键，产生一个空行，然后输入需要的内容。

●将光标置于“有空常联系。：88888888；：diandian@163.com。”这一段的段落标记前，按［Delete］键。

(3) 移动或复制 在编辑文档时，可能需要把一段文字移动到另外一个位置。这时可以根据移动距离的远近选择不同的操作方法。

①短距离移动：可以采用鼠标拖曳的简捷方法，选定文本，移动鼠标到选定内容上，当鼠标指针形状变成左向箭头时，按住鼠标左键拖曳，此时箭头右下方出现一个虚线小方框，随着箭头的移动又会出现一条竖虚线，此虚线表明移动的位置，当虚线移到指定位置时，松开鼠标左键，完成文本的移动。

②长距离移动（如从一页到另一页，或在不同文档间移动）：可以利用剪贴板进行操作：选定文本块，按右键，在快捷菜单中选择“剪切”命令或单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮，然后将光标定位至要插入文本的位置，按右键，选择快捷菜单中的“粘贴选项”命令或单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮（快捷键［Ctrl］+［V］）。执行粘贴操作时，根据所选的内容Word提供3种粘贴方式：保留源格式（默认方式）、合并格式以及只保留文本，用户可以根据需要自行选择。

剪贴板是Windows系统专门在内存中开辟的一块存储区域，作为移动或复制的中转站。

它功能强大，不仅可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等信息。Word2010可以存放多次移动（剪切）或复制的内容，通过单击“开始”选项卡“剪贴板”组中右下角的箭头图标，打开“剪贴板”窗格，可显示剪贴板的内容。只要不破坏剪贴板上的内容，连续执行“粘贴”操作可以实现一段文本的多处移动或复制。

复制文本和移动文本的区别在于:移动文本，选定的文本在原处消失；而复制文本，选定的文本仍在原处。它们的操作相似，不同的是：复制文本在使用鼠标拖曳的方法时，要同时按下［Ctrl］键，在利用剪贴板进行操作时，应单击“复制”按钮（快捷键［Ctrl］+［C］）。

注意：应灵活使用文档之间的复制功能，Word的复制功能不仅仅局限于一个Word文档或两个Word文档之间，用户还可以从其他程序，如IE浏览器、其他文本、某些图形软件中直接复制文本或图形到Word文档中。

(4) 查找和替换

如果想在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，可以使用Word2010提供的“查找”与“替换”功能。它是效率很高的编辑功能。

文档的查找和替换功能既可以将文本的内容与格式完全分开，单独对文本或格式进行查找或替换处理，也可以把文本和格式看成一个整体统一处理。除此之外，该功能还可作用于特殊字符和通配符。

从网上获取文字素材时，由于网页制作软件排版功能的局限性，文档中经常会出现一些非打印排版字符。当文档中空格比较多的时候，可以在“查找内容”框中输入空格符号，在“替换为”文本框中不进行任何字符的输入，单击“全部替换”按钮将多余的空格删除；要把文档中不恰当的人工手动换行符替换为真正的段落结束符，可以在“查找内容”框中通过“特殊格式”列表选择“手动换行符”（^l），在“替换为”框中选择特殊格式“段落标记（^P）”,如图3-14所示，再单击“全部替换”命令。

图3-14将手动换行符替换为段落标记

利用替换功能还可以简化输入，如在一篇文章中，如果多次出现“MicrosoftOfficeWord2010”字符串，在输入时可先用一个不常用的字符（如＃）表示，然后利用替换功能用字符串代替字符。

【例3-3】把前例“一封信”中所有的“你”替换为带着重号的蓝色字的“您”。 操作步骤如下：

●单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”栏中输入待查找文字“你”。

●在“替换为”栏中输入目标文字“您”，单击“更多”按钮（此时按钮标题变为“更少”），然后单击“格式”按钮，选择“字体”，在“字体”对话框中设置字体颜色为蓝色，“着重号”为“.”，如图3-15所示。

图3-15“你”替换为蓝色、带着重号的“您”

●单击“全部替换”按钮，则文档中所有满足条件的文字均被替换成目标文字。注意，【替换】按钮只是将根据默认方向查找到的第一处文字替换成目标文字。

注意：在单击“格式”按钮进行设置前，光标应定位在“替换为”文本框中，如果不小心把“查找内容”文本框中的文字进行了格式设置，可以单击“不限定格式”按钮来取消该格式，重新操作。

（5） 检查拼写和语法

用户输入的文本，难免会出现拼写和语法上的错误。如果自己检查，会花费大量时间。Word2010提供了自动拼写和语法检查功能，这是由其拼写检查器和语法检查器来实现的。

单击“审阅”选项卡“校对”组中的“拼写和语法”按钮，拼写检查器就会使用“拼写词典”检查文章中的每一个词，如果该词在词典中，拼写检查器就认为它是正确的，否则就会加红色波浪线来报告错词信息，并根据词典中能够找到的词给出修改建议。如果Word2010指出的错误不是拼写或语法错误时（如人名、公司或专业名称的缩写等），可以单击“忽略”或“全部忽略”按钮忽略此错误提示，继续文档其余内容的检查工作；也可以把它们添加到词典中，避免以后再出现同样的问题。语法检查器则会根据当前语言的语法结构，指出文章中潜在的语法错误，并给出解决方案参考，帮助用户校正句子的结构或词语的使用。

目前，字处理软件对英文的拼写和语法检查的正确率较高，对中文校对作用不大。 4. 保存和保护文档

用户输入和编辑的文档是存放在内存中并显示在屏幕上的，如果不执行存盘操作的话，

一旦死机或断电，所做的工作就可能因为得不到保存而丢失。只有外存（如磁盘）上的文件才可以长期保存，所以当完成文档的编辑工作后，应及时把工作成果保存到磁盘上。

（1）保存文档

保存文档的常用方法有2种：

●单击快速访问工具栏的“保存”按钮，这是使用频率最高的一种方法； ●单击“文件”按钮，在下拉菜单中选择“保存”或“另存为”命令； “保存”和“另存为”命令的区别在于：“保存”是以新替旧，用新编辑的文档取代原文档，原文档不再保留；而“另存为”则相当于文件复制，它建立了当前文件的一个副本，原文档依然存在。

新文档第一次执行“保存”命令时会出现“另存为”对话框，如图3-16所示。此时，需要指定文件的3要素：保存位置、文件名、文件类型。Word默认的文件类型是“Word文档（*.docx）”，也可以选择保存为文本文件（*.txt）、HTML文件或其他文档。

图3-16“另存为”对话框

注意：如果希望保存的文档能被低版本的Word打开的话，保存类型应选择“Word97-2003文档”；如果希望保存为PDF文档，则保存类型应选择“PDF”。

保存文档时，如果文件名与已有文件重名，系统会弹出对话框，提示用户改变文件名；保存文档后，可以继续编辑文档，直到关闭文档；以后再次执行保存命令时将直接保存文档，不会再出现“另存为”对话框；对于已经保存过的文档，选择“文件”按钮下拉菜单中的“另存为”命令，将会打开“另存为”对话框，供用户将文档保存在其他位置，或者另取一个文件名，或者保存为其他文档类型。

为了使文档能够及时保存，以避免因突然断电等情况造成的文件丢失现象的发生，Word2010设置了自动保存功能。在默认的情况下，Word每10分钟自动保存一次，如果用户所编辑的文件十分重要，可缩短文件的保存时间。单击“文件”按钮，在下拉菜单中选择“选项”命令，打开“选项”对话框，再在对话框左侧选择“保存”标签，单击“保存自动恢复信息时间间隔”数值框右侧的下调按钮，设置好需要的数值，如图3-17所示。需要注意的是它通常在输入文档内容之前设置，而且只对Word文档类型有效。

图3-17设置自动保存文档时间

（2）保护文档

当用户所编辑的文档属于机密性文件时，为了防止其他用户随便查看，可使用密码将其保护起来。这样，只有知道密码的人，才可以打开文档进行查看或编辑。操作方法是：

单击“文件”按钮，在弹出的下拉菜单中默认显示“信息”界面，单击该页面中的“保护文档”按钮，在展开的下拉列表中单击“用密码进行加密”命令，如图3-18所示。在弹出的“加密文档”与“确认密码”对话框中分别输入所设置的密码，然后确定即可。

图3-18设置文件打开密码和修改密码

注意：如果要取消文档密码保护，操作跟设置密码一样，不同的是在弹出“加密文档”对话框后，将“密码”文本框中所设置的密码删除。

1. 打开文档

在进行文字处理时，往往难以一次完成全部工作，而是需要对已输入的文档进行补充或修改，这就要将存储在磁盘上的文档调入Word工作窗口，也就是打开文档。

打开Word文档有2种常用方法：

●在快速访问栏添加“打开”按钮，并单击；

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