大学计算机基础教程(高守平 第二版)第3章

第三章 电子文档处理技术

电子文档处理技术在现代办公中，熟练掌握和应用电子文档处理技术，有助于简化工作，轻松高效地完成任务。办公自动化软件使得电子文档处理变得容易，它可以快速创建外观精美的专业文档、数据分析和处理功能强大的电子表格以及动态效果丰富的演示文稿等。常用的办公自动化软件有微软公司的MicrosoftOffice系列和国内金山公司的WPSOffice系列。微软公司的Office系列因其办公处理能力出色、操作便捷已成为办公自动化软件的主流，而金山公司的国产优秀办公软件WPSOffice，则极具中国特色，提供了一个专注中文、开放高效的办公平台,其稿纸模式、符合中文行文习惯的模板能较好地满足现代中文办公的要求。

本章主要内容：文字处理软件Word2010的功能及使用方法；电子表格处理软件Excel2010的功能及使用方法；演示文稿制作软件PowerPoint2010的功能及使用方法。

3.1 文字处理软件Word

是使用最广泛的中文文字处理软件之一，其特长是制作专业的文档，用它可以方便地进行文本输入、编辑和排版，实现段落的格式化处理、版面设计和模板套用，生成规范的办公文档、可供印刷的出版物等。

本章将以Word2010为例，介绍文字处理软件的基本功能和使用方法。 3.1.1 文字处理软件的功能

文字处理软件是利用计算机进行文字处理工作而设计的应用软件，它将文字的输入、编辑、排版、存储和打印融为一体，彻底改变了用纸和笔进行文字处理的传统方式，为用户提供了很多便利，如,能够很容易地改进文档的拼写、语法和写作风格，进行文档校对时也很容易修正错误，打印出来的文档总是干净整齐等。很多早期的文字处理软件以文字为主，现代的文字处理软件则可以将表格、图形和声音等任意穿插于字里行间，使得文章的表达层次清晰、图文并茂。

文字处理软件一般具有以下功能： （1） 文档创建、编辑、保存和保护

包括以多种途径输入文档内容（语音、各种汉字输入法以及手写输入），进行拼写和语法检查、自动更正错误、大小写转换、中文简/繁体转换等，并以多种格式保存以及自动保存文档、文档加密和意外情况恢复等，以提高文档编辑效率，确保文件的安全通用。

（2） 文档排版

包括字符、段落、页面多种美观的排版方式，提高排版效率，使制作日常文档变成一种轻松愉快的工作。

（3） 制作表格

包括表格的建立、编辑和格式化，对表格数据进行统计、排序等，以完成各种复杂表格的制作。

（4） 插入对象

包括各种对象的插入，如图片、图形对象（形状、SmartArt图形、文本框、艺术字等）、公式、图表等，以使文档丰富多彩，更具表现力。

（5） 高级功能

包括使用样式、建立目录等，以提高对文档自动处理的功能。 （6） 文档打印

包括打印预览、打印设置等，以方便文档的纸质输出。 3.1.2 Word2010工作环境

利用Word2010可以快速、规范地形成公文、信函或报告，完成内容丰富、制作精美的

各类文档。要做到这一点，首先需要熟悉Word2010的工作环境，它是一个窗口工作环境。

1. 启动Word2010

通常我们按以下3种方法来启动Word2010：

①常规启动。单击“开始|所有程序|MicrosoftOffice|Microsoft Word2010”命令。 ②快捷启动。双击桌面上的Word快捷方式图标。

③通过已有文档进入Word2010启动。在“我的电脑”或“Windows资源管理器”窗口中双击需要打开的Word文档，就会在启动Word2010的同时打开该文档。

2. 退出Word2010

要退出Word2010，可采用以下几种方法：

①单击Word窗口右上角的关闭按钮。

②单击“文件”按钮，在下拉菜单中选择“退出”命令。

③单击标题栏左侧的图标，在下拉菜单中选择“关闭”命令。 ④双击标题栏左侧的图标。 ⑤按组合键［Alt］+［F4］。

如果在退出Word之前，文档没有存盘，系统会提示用户是否将编辑的文档存盘。 注意：单击“文件”按钮，在下拉菜单中有“关闭”和“退出”两个命令，它们的区别在于：关闭是指关闭一个Word文档，退出是指关闭所有Word文档并退出Word应用程序。

3. Word2010的工作窗口

Word2010启动后的工作窗口如图3-1所示，它主要包括快速访问工具栏、功能区、编辑区等部分。

图3-1Word2010的工作窗口

各部分作用如下：

①快速访问工具栏：用于放置一些常用工具，在默认情况下包括保存、撤消和重复3个工具按钮，用户可以根据需要进行添加。其中撤消按钮一旦使用后，重复按钮会转换为恢复按钮。

②标题栏：显示了当前文档名和应用程序名。首次进入Word2010时，默认打开的文档名为“文档1”，其后依次是“文档2”、“文档3”??，文档的扩展名是“.docx”。

③窗口控制按钮：包括最小化、最大化和关闭3个按钮，用于对文档窗口的大小和关闭

进行相应控制。

④文件按钮：用于打开“文件”菜单，菜单中包括新建、打开、保存等命令。

⑤功能标签和功能区：标签用于功能区的索引，单击标签就可以进入相应的功能区；功能区用于放置编辑文档时所需要的功能，程序将各功能划分为一个一个的组，称为组。

⑥水平和垂直标尺：用于显示或定位文档的位置。

⑦水平滚动条和垂直滚动条：拖动可向上下或左右查看文档中未显示的内容。 ⑧编辑区：用于显示或编辑文档内容的工作区域。文档窗口中闪烁着的垂直条称为光标或插入点，它代表了文字当前的插入位置。

⑨状态栏和缩放标尺：状态栏用于显示当前文档的页数、字数、使用语言、输入状态等信息；缩放标尺用于对编辑区的显示比例和缩放尺寸进行调整，缩放后，标尺左侧会显示出缩放的具体数值。

⑩视图按钮：用于切换文档的查看方式。这几个按钮分别是页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图。在需要时，用户可以在各个视图间进行切换。

●页面视图（）：是Word默认的视图方式，也是制作文档时最常使用的一种视图。在这种方式下，不但可以显示各种格式化的文本，页眉、页脚、图片和分栏排版等格式化操作的结果也都将出现在合适的位置上，文档在屏幕上的显示效果与文档打印效果完全相同，真正做到了“所见即所得”。

●阅读版式视图（）：用于阅读和审阅文档。该视图以书页的形式显示文档，页面被设计为正好填满屏幕，可以在阅读文档的同时标注建议和注释。

●Web版式视图（）：用于显示文档在Web浏览器中的外观。在这种视图下可以方便地浏览和制作Web网页。

●大纲视图（）：在建立一个较大的文档时，人们通常习惯于先建立它的大纲或标题，然后再在每个标题下面插入详细内容。大纲视图提供了这样一种建立和查看文档的方式。

●草稿视图（）：录入文本和插入图片时常用的显示方式。在这种方式下，文本的显示是经过简化的，只显示基本格式化效果（如字符、段落的排版），不显示复杂的格式内容（如水印、图片、文本框等），因此浏览速度相对较快。该种视图下，页与页之间采用单虚线分页，节与节之间采用双虚线分节。

如果Word2010工作界面设置与用户的个人习惯相冲突或经常使用的工具未显示在明显的区域中，用户可以对Word的工作界面进行自定义设置，从而提高使用效率。

（1） 自定义快速访问工具栏

快速访问工具栏的默认按钮只有3个，如果用户常用的按钮不止这3个，可对工具栏的按钮进行添加或删除操作。以添加“打开”按钮为例，操作步骤如下：

●单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在展开的“自定义快速访问工具栏”下拉列表中，勾选要添加的工具名称如“打开”选项，如图3-2所示。

●返回文档后就可以在快速访问工具栏看到所添加的“打开”工具按钮，如图3-3所示。

图3-2选择“打开”选项 图3-3“打开”按钮添加在工具栏

注意：删除工具按钮时，在下拉列表中取消勾选要删除的工具所对应的选项名称即可。

（2） 自定义功能区

功能区用于放置Word编辑文档时所使用的全部功能按钮，包括开始、插入、页面布局等几个主要选项卡，在编辑图片、图形、形状等内容时还会显示出相应的工具选项卡。使用时，用户可根据自身习惯，对功能按钮进行添加或删除、位置更改或选项卡新建或删除等操作。

以在“插入”选项卡中添加“文本框”组及其按钮为例，操作步骤如下：

●单击“文件”按钮，在弹出的面板中执行“选项”命令，打开“Word选项”对话框。单击“自定义功能区”，确保“自定义功能区”第1个下拉列表框中选定内容为主选项卡，在第2个列表框中单击“插入”选项卡前的“+”号，再单击“插图”组，如图3-4所示。这样选项组添加的具体位置在“插入”选项卡“插图”组之后。

图3-4“自定义功能区”设置

●继续单击列表框下方的“新建组”按钮，再单击“重命名”按钮，在弹出的“重命名”对话框“显示文本”框中输入组名“文本框”，然后单击【确定】按钮，此时在“插图”组后出现“文本框（自定义）”组。

继续在左边“从下列位置选择命令”的第2个列表框中选择“绘制竖排文本框”命令（此

时，第1个下拉列表框选定内容默认为“常用命令”），单击【添加】按钮，该命令按钮则出现在刚才的“文本框（自定义）”组中，同样的方法添加“文本框”命令，然后单击【确定】按钮。

●返回文档后，切换到“插入”标签，可以看到添加的自定义组及其按钮，如图3-5所示。

图3-5在“插入”选项卡中添加的“文本框”组

注意：需要删除功能区组中的功能时，只要在打开的“Word选项”对话框“自定义功能区”的“主选项卡”列表中选择需要删除的组，单击列表框左侧的“删除”按钮（也可利用右键快捷菜单中的“删除”命令），然后单击【确定】按钮即可。

利用Word进行文字处理，所有的工作都是在这个工作窗口中进行，主要包括以下环节：新建或打开一个文档文件，输入文档的文字内容并进行编辑；及时保存文档文件；利用Word的排版功能对文档的字符、段落和页面进行排版；在文档中制作表格和插入对象；最后将文件预览后打印输出。这些环节的实现都是依靠Word功能命令来完成的。

4. Word2010功能命令的使用

要熟练使用Word2010，关键是学会使用Word2010的功能命令。着重掌握两点：一是在哪里可以找到需要的命令；二是怎样执行命令，先做什么、后做什么以及执行时的注意事项。

在Word中，功能命令是告诉Word完成某项功能的指令。Word2010功能命令的使用包括：选择命令、撤销命令、恢复命令和重复命令。

(1) 选择命令

选择命令有3种方法：

①从功能区中选择功能命令按钮或功能组对话框；其中功能组对话框是单击功能组名称右下角的箭头图标(即对话框启动器)打开的。简单的操作可以单击功能命令按钮完成，复杂的操作使用对话框更为方便。

②使用右键快捷菜单；

③使用快捷键(如［Ctrl］+［C］，表示复制操作)。

其中右键快捷菜单是一种常用的选择命令方式。在Word中，用鼠标选定某些内容时，单击鼠标右键，将弹出一个快捷菜单，快捷菜单中列出的命令与选定内容有关。

(2) 撤消命令

Word具有记录近期刚完成的一系列操作步骤的功能。若用户操作失误，可以通过快速访问工具栏的“撤消”按钮（快捷键［Ctrl］+［Z］），取消对文档所做的修改，使操作回退一步。Word2010还具有多级撤消功能，如果需要取消再前一次的操作，可继续单击“撤消”按钮。用户也可以单击“撤消”按钮右边向下的三角箭头，打开一个下拉列表，该表按从后向前的顺序列出了可以撤消的所有操作，

用户只要在该表中用鼠标选定需要撤消的操作步数，就可以 图3-6撤销最近的2个操作 一次撤消多步操作，如图3-6所示。

(3)恢复命令

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