b40企业行政管理教程(10)

在开会的过程中，你作为主持人可能是会议中的亮点。时间管理告诉人们时间是等值的，每一分钟的价值相等。其实不是这样的，人在职场上一定是有关键时间与非关键时间的区分。如果你负责了一个会议的管理，付出了半个月的努力，会议开始的时候让你当主持人讲10分钟的话，结果讲得乱七八糟，就算是你半个月的努力没有白费，也会因此蒙上一层阴影。

当你出头露脸的那一刹那更要做得精彩，要知道说什么话？怎么说？说的时间要多长？这些细节都很关键。

｛案例1｝

某企业开项目启动会，老板的学历不高，员工从来没见过他打领带，结果那天老板特意打了领带，还穿了西装，讲了大概十几分钟的话。公司的经理是一个高学历的人，觉得老板讲得不好，他要补充一下，结果补充了半个小时。这个经理的做法就显得欠缺考虑。

｛案例2｝

某时装公司开年会，把公司在全国各地的二三百个经销商全叫过来了。该公司的一名总监穿着自己公司生产的礼服，结果走路的时候没走稳当，一出场就摔了一大跟头。现场嘉宾为他捏了一把汗，但是他很厉害。在有人扶起他之后，他说：?各位同仁，大家好，知不知道刚才我为什么会摔这个跟头啊？因为路不熟啊！没看清楚才摔了个跟头。那各位知不知道我们为什么会有这样一个年会呢？就是让各位看清明年的发展之路，否则各位在生意场上有可能摔一个比我更大的跟头。因此，咱们必须用最真诚的掌声请出我们的指路人为我们做年度的分享。?

对比两个案例中的主人公的表现，就会发现个人素质和工作处理能力的不同。这些事都是关键环节，不要看它很小，阴沟里翻大船的事有很多。例如公司正在开会的时候突然停电了，现场一片漆黑，顿时混乱起来。在这个状态下，专业行政人员会第一时间出现在老板的身旁，管理的两个字就是可控，你要让老板觉得这个场面是可控的，无论他下达怎样的命令你都会即时去执行，这才是职业举动。

在会议过程中使用的语言也要紧扣主题。有的主持人在开场白之后搞得大家都不知道这个会议要干什么，这就不可取了。还有更可怕的自杀式开场，主持人一上来就瞎谦虚地说：“大家好，咱们今天来开个会啊，这个议题说实话我也没有考虑得特别成熟。”不该谦虚的时候胡乱谦虚。还有一种自夸式的开场白，一开场就在炫耀，把自己夸张到无法考量的程度。除此以外还有游离式的开场、过热式的开场等都是行政工作需要注意避免的问题。

语言表达过程中还要注意有哲理感。一个人说话怎么才能有哲理感呢？其实不需要在内容上动手，只要在说话形式上就可以完全做到比较有哲理。具体做法就是高度凝练你的语言，

哲理感就会油然而生。大师传承佛法的时候人们虔诚地听着，你问了很多人生感悟，大师一定是眼睛微闭，告诉你一个字“悟”，继续问他他会告诉你第二个字“缘”，紧接着告诉你一个字“空”。虽然只有三个字，却不知凝聚了多少哲理。周星驰的电影《大话西游》里唐僧这个角色开始一直是唠叨的形象，最后有了突然的转变，说话极为简练，让观众也为之惊叹。

第10讲 企业关键行政事务的管理（下）

一. 办公室管理要点

办公室管理要围绕着实用方便的主题，如果违背了这个宗旨，即使把其他工作做得再好也没有价值。

（一） 良好办公环境五大标准

人们越来越关注办公室的健康问题了，现在办公室里有影响人们健康的三大杀手。第一大杀手是电磁辐射。所有电子元器件都有辐射，有人曾问核电站的工作人员真的就一点辐射都没有吗？对方很坦诚地说：“一点辐射都没有是不可能的，但是目前的技术可以控制你在这儿工作一天可以小于坐一次飞机的辐射。”

任何东西都有辐射。广东地区的男女老少都注重食物补养，这是有道理的。目前，广东省的人平均寿命是全国最高的。广东人为什么习惯于传统的补养？因为广东的土地属于高放射性土地，水土不是很好，所以必须通过食物改善自身的健康。电磁辐射来自于机箱内电子元件的辐射，不管是液晶还是普通的电脑屏幕，都会带来辐射。

办公室里的健康第二大杀手是粉尘微粒，喷墨打印机会产生大量粉尘，现在的激光打印机会好一些。喷墨打印机打印出来的纸张会有一股味道，当你闻到这种味道的时候就已经吸入很多微粒了。这种微粒很难被排泄出体外，危害比较大。

第三大杀手就是办公室的臭氧，产生最多臭氧的机器是复印机，里面夹杂着大量的有害气体。人们都有一个误区，觉得把复印机放在一个不太占地方的角落就可以了，这是严重的错误。复印机应该放在通风的地方，才能及时把产生的有害气体散出去。通常人们还有一个误区，觉得办公室里绿色植物多一点空气就会好一点。绿色植物之所以能够净化空气是因为有光合作用，而办公室环境昏暗，靠灯光照明。绿色植物在日光不强的时候起到的作用正好相反，它会跟人争着吸收氧气。因此，在绿色植物多的昏暗的房间里面，一进去就会有一种闷闷的感觉。

考古学家在湖南马王堆发现了一具三千多年的女尸，这个尸体放在阴冷潮湿的地方历经三千多年竟然没有腐烂和腐蚀，而是被自然风干。后来人们发现原来在女尸的周围有大量木炭，木炭有吸收辐射改变空气质量的良好作用。因此，今天很多汽车精品店和大型超市里都有炭包卖，放在电脑旁边对你周围的空气非常有好处。

有一种水果可以改变空气，吸收辐射，这就是猕猴桃，柚子皮也可以起到改善空气的作用。深圳一家港资公司的老板很人性化，只要在能够买到柚子的季节就一定安排前台去买几个柚子，在早晨起把柚子皮放在办公室的各个角落，每到晚上下班之前大家把柚子吃掉。而且这个老板早晨给每一名员工发一个苹果，因为苹果有抗氧化的作用。到下午3点的时候他允许办公室熄灯休息半个小时，三点半到前台一人发一根香蕉，补充一点热量。

一般来说，良好办公室环境的五大标准是舒适美观、和谐便利、环保健康、气派个性、实用方便。

（二） 办公室布置的环境要求

一般来说，办公室布置的环境要求主要在以下七个方面：空气环境、安全环境、设备环境、光线环境、声音环境、绿化环境、颜色环境。

所谓办公室管理决不是管理桌椅板凳那点基础设备，说到底管的是人，考虑的是人的感受。风水其实说的就是人的感觉，它会潜移默化给你种一个心锚，给你造成一种心理暗示。例如风水里讲到人在圆形房间里边待着最舒服。第二选择是椭圆形状的房间，第三选择是长方形。人在多边形、不规则的房间里面工作最不舒服。

还有房间的光线问题，如果你的窗户朝西，办公室里的装璜和布局就要以浅色的混合色调为主。清丽的纯色的冷色调就不合适，因为金黄色的阳光西照加上清丽的颜色混合在一起会让人不舒服。

有本叫《总裁办公室布置术》的书，系统地介绍了办公室的布局和风水问题。例如它把自然界分成了五行，每个企业有不同的属相，教育行业属木，生产制造型的企业属金。而且五行当中有相生相克。因此，要选那些与你所在的企业属性相配的颜色。

关于声音环境的管理。在办公室，一般要求声音必须调成振动或静音。在办公室使用QQ或者MSN的问题很普遍，企业对此行为的规定也不统一。有的企业允许上MSN，禁止上QQ，有的正好相反。还有的企业二者都可以上，有的企业二者都不可以上。

用QQ或者MSN是给我们带来的益处多还是害处多呢？有组织专门花了一个星期的时间在一家民营企业里面做调查，他们在公司局域网的主机上安装了一个软件，软件可以在一定时间之内监控局域网络内所有即时聊天工具的聊天内容。监测的结果显示，QQ或MSN确实

给带来了很大的工作便利，但是它也带来很多的负面效应。这种负面效应略大于它所带来的好处。它导致的第一个恶果是人与人之间的沟通变形，两个人在一个办公室里即使挨着坐也不会互相说话，但是他们会通过聊天工具沟通，这导致了流言蜚语和私密信息的传递。另外还有更可怕的现象，员工在QQ上聊得特开心，领导一过来他立刻停下来说：“张总，早晨好啊！”然后紧接着在电脑打上一句话：“这孙子又来了！”它会导致人的内心和表达内容的扭曲。而且在监测的时间内，没有一个人一整天时间里完全把聊天工具用在工作上。

该组织经过这次调查后发现，在办公室里喜欢通过QQ、MSN私聊的人都有一个特点：喜欢把电脑屏幕对着墙，然后把脸对着外边，这样会有一种安全感。后来他们让该企业做了一个规定，这个办公室里只有几台电脑可以装聊天工具，而这几台电脑一定要对着外面。这样，人们工作上需要借助工具的时候就来上网，不需要的时候因为有人来来往往看到，他也不好意思在电脑前聊天。

二. 让工作触点成为成本控制新亮点

如何让工作的触点成为成本控制的新亮点？企业成本控制里的行政成本控制是我们要研究的主要问题。成本控制真正好的方法在一线执行者的脑子里，你只有天天干这件事情才能想得更明白。而作为行政管理者更多的是要造势，搭建一个平台和机制，让执行者去贡献他们的智慧。

有一家企业的这位前台竟然敢对企业做这样的承诺：从这个月开始我为咱们公司每个月节省两桶矿泉水。因为她在长期的工作实践中发现了一个道理，来企业的客人没有几个人真的口渴，给他倒上水有的连动都不动，大量的水全倒掉了。因此，她做的第一件事就是把原来使用的大纸杯变成小的。第二件事就是倒水的时候不倒满，只倒三分之二。

真正成本控制的高招在一线的执行者的手里，作为行政主管，你需要做的是搭建一个平台，借力达到成本控制的目的。

三. 五条线的成本控制的原理

什么叫触点原理？把看起来模糊一片的工作变成关键点位。工作一定有关键环节，而这些关键环节就是关键触点，它是影响整个工作质量的关键几步，这些关键触点绝不是成本控制的地方，相反是需要加大成本投入的地方。非关键触点才是需要成本控制的地方。

1.办公总成本要降低，但是单项成本有升有降 这是第一个原则，不能按照一刀切的思路来管理工作。

2.尽量减少硬件的投入，采取共享的办法

每个部门不需要配整套的办公设备，有时候可以共享一些设备。 3.减少纯消耗性的支出

减少无法再利用的物品的消耗，例如你为了开公司年会采购了一堆东西，结果开完会这些物品全部搁置在仓库里无法派上用场了。这样的支出要尽量减少。

4.简化办公流程，减少办公消耗

办公流程不仅会对物力产生大量浪费，如果流程不合理，带来的人力耗费也是十分惊人的。企业要在行政工作中简化流程，减少办公上不必要的损耗。

5.外包专业服务而不是自己雇佣专业人员

外包是企业未来的发展方向，把不给企业带来核心竞争力的企业行为外包，简化企业的管理，是未来企业的发展方向。例如广东某拥有500亿资产的核电企业，企业的核心员工数很少，企业不仅实行车辆外包、食堂外包，连秘书人员都不是自己公司的。

设计成本触点

学会成本触点的管理方式，首先要依照流程设定必要的触点，用第三代流程的方式提炼，它不再以工作流为主线，而是以部门或者人为主线，设计出一个工作在不同的部门和人之间完成跳动的流程。

第二步就是将“白金”置于触点，意思就是好钢用在刀刃上。

第三步是尽量缩短触点，言多必失，触点多了也一样。在企业里做行政主管的人要注意：没什么事少在老板面前晃，让他少看见你。但是他每次只要看见你，你都正在努力工作。

第四步就是让触点成为亮点。

四. 公司食堂管理要点

首先问一个问题：你觉得食堂外包一定是未来一个发展趋向吗？这要看食堂的规模。所有能够构成管理的东西必须有源头核心竞争力，没有源头核心竞争力就构不成任何的管理。

｛案例1：｝

有位来自秦皇岛的人对朋友说：?老刘，你看我们秦皇岛不像北京、深圳有那么多外包饭堂的企业，我们就一家外包饭堂的企业。我们得求着它把我们的食堂包下来。?

他朋友问他：?那你们食堂多少人呢？? 他说：?我们食堂挺大的，16个人呢。?

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