安徽合肥首届工艺品博览会策划书111 - 图文(6)

4295963； 合肥市大众出租汽车公司 ，电话：0551—4421838

汽车联系方式：合肥长途汽车站，电话：0551-4297312 ；合肥旅游汽车站，电话：0551-4255878

3、公共停车场：展馆备有公共停车场供参展商停放车辆，请参展商按照展馆保安的安排停车，并支付停车费用。停车费为每小时RMB 5 元。 （五）其他服务

1、医务：展馆内提供流动医疗队

2、气 候：合肥5月份平均温度约为：20°C -25°C

3、保 险:建议展商和各代表团在本省完成个人意外事故保险、财产保险和展品保险。 四 展会筹备计划

展会进度计划表 时 间 负责人 任务名称 市场调查 目标制定 数据库管理 展位租赁 招展工作 招商工作 宣传资料印刷 安排宣传活动 安排公关活动 2011/9 2011/10 2012/1 2012/2 2012/3 2012/4 2012/5-6 -12 (展会期间及展会后) ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

●【表示实施时间进度】

展会期间，有些会展项目筹备活动是相互交叉进行的，因此必须对每项工作任务制定详细的方案。

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五 展会财务初步预算制定 此次展会收益预算如下：

收益类别 展位租赁费 会议收费 门票收入 会刊广告收入 赞助收入 周边产业贸易带动所获提成利润 总收益 展会支出预算表如下：

支出类别 第一季度（万元） 营销费用 场地费用 管理费用 招展费用 招商费用 其他费用 总支出 5 初步确定总体财政预算：展会收入预算：3500万元? ? 展会支出预算??1325万元

总收益额：2175万元 20 80 30 30 40 25 22第二季度（万元） 40 100 40 50 60 40 330 40 120 40 55 60 40 355 60 150 65 30 45 60 410 160 450 175 165 205 165 1325 第三季度（万元） 第四季度（万元） 全年（万元） 收益金额（万元） 占总收益的百分比（%） 1220 72 56 840 900 412 3500 34 2.7 1.6 24 25.8 11.9 100

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第三部分 展会的实施策划

一 展会的开幕策划及管理

（一） 会场布置：开幕式安排在安徽国际会展中心室外广场，周围的空地为嘉宾及特邀观众活动区域，将最具安徽特色的工艺品吉祥物摆在舞台中间，配备灯光系统。

（二）现场接待工作：尤其对于VIP的接待，应给予特别的对待。安徽省省长，省外的部分省长以省内部分市长，手工艺品协会、旅游协会的代表及著名企业的参加。安排规格餐饮，精心组织演出（突出安徽工艺品产业文化的内涵）。 （三）媒体的接待和管理：展会开幕前，国际会展中心要与国内有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

（四）展会开幕：确定于2012年5月1日上午九点，地点在安徽国际会展中心（准备好备选方案）。工艺品协会会长致辞，安徽省省长讲话。（预案：如遇天气不适，开幕式现场改在会展中心一号展厅动态展演区进行。） （五）开幕酒会的策划：采用中式菜品，地点在明珠国际大酒店。 二 展会的现场管理

为了保证本次展会的顺利召开，更好地为参展商和观众服务，做好展会的现场管理。

（一）布展期间展会的现场管理

1、时间：2012年4月27日——4月30日 2、对主场搭建上的管理

督促和协调搭建商做好站台区域的底线划分工作，表明展台号。按图纸搭好现场服务办公的场所。提前安排好各单位人员、各种资料和器材到位、做好通道及公共设施的合理布置。 3、主场运输上的现场管理

督促和协调主场运输商做好展品的货运和现场物流设施。督促其严格根据在展前的物流的计划，分区域实施展品就为工作。根据物流计划掌握展品进馆的时

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间进度，协调运输商、搭建商、展商的工作。协调展品进馆的时间，靠近展馆入口的展台后进远离入口出的展台优先进入展馆。为展商指定运输商督促其做好合同的制定及履行工作。同时对其包装箱的堆放进行管理，在进馆前就制定空箱堆放的区域。 4、对参展商的管理

制定参展商报道时间表，并做好参展商的接待服务。做好参展证及相关资料的发放工作。督促和协调参展商在规定时间内做好展台的搭建工作，为参展商提供向导方便其做好展前的准备工作。积极联系搭建商运输商和设计团队，为参展商做好确定工作。根据展馆展台的搭建的时间进度表，严格督促其在规定时间内做好参展的准备工作。

5、现场保安及保洁人员的管理工作

与省内著名的保安公司及保洁公司签订合同，明确各自的职责范围。保洁人员须做好展馆内公共设施场所的清洁工作和馆内物品的清洁工作，在第二日开馆前保证场馆内清洁。展台内的清洁工作按照“谁制造，谁处理”的原则 来分配。标准展台内的清洁由特装搭建商负责。在开展期间参展商和观众应自觉保持展台内清洁工作，主办方向场官方支付押金并取得搭建商的协助做好馆内清洁。 保全公司需保障参展商及观众有秩序进入馆中保障馆内非人为安全 5、场官方馆内工作人员的管理工作

协助督促其做好场馆的布置工作及指示牌等标识性物品的摆放工作，做好物品的准备工作。在27日之前做好人员的分配工作，严格明确其职责范围做好参展商、运输商、搭建商三者之间的服务工作。 （二）开展期间展会的现场管理 1、时间：2012年5月1日——5月3日 2、观众登记的管理

在关内入口处设6名工作人员负责观众的登记工作，在观众登记处应有明显的标志，在购票时即做好预先登记。在购票时即确认观众数据在购票时就让其填写表格内容（一人一表）在开展时观众凭票确认信息。入场券分为普通票和专业票购买专业票的观众需详细填写其信息。当天登记数据在闭关后送到主办方现场办公室并录入电脑。部分工作人员在下午观众等级高峰后就转入清点工作。

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3、新闻中心的管理

新闻中心的设立作为一种有效的宣传手段。在展馆内开辟一处专门区域作为新闻中心。在中心内设有可供休息的桌椅、电脑、网络、打印机和传真设备，还有茶水和糕点。配有三名工作人员专门负责媒体服务工作。同时在中心内备有一些介绍此次展会的宣传材料、刊物、手册等。 4、知识产权纠纷的处理

现场设有专门办公室，并于省内著名律师事务所签订合同聘请3——6、名律师作为顾问。在展会前期做好宣传工作，本着坚决反对利用展览侵犯知识产权的原则，保护参展商的合法权利。 5、现场会议及相关活动的管理工作

根据参展商预定的现场专题会议的数量和要求组织会议公司做好会场的布置工作。根据参展商的布置要求来调配会议室、落实布置形式，费用由参展商自己负责。根据事先的预订情况做好各类会议的日程安排，保证会议有序进行。做好广告公司和餐饮公司的联系工作，积极与国际会展中心取得联系做好专题会议及相关活动的组织工作。 6、现场数据的收集管理

委托省内权威调查公司或展览行业协会等专业的评估机构到展览会现场对参展商和观众信息调查、收集、汇总、统计、评估工作。将观众登记时的数据收集汇总，并每天派遣3名工作人员专门用于调查访问参展商及专业观众对于本次展会的评价及意见，建立数据库，交由调查公司或展会行业协会组成的评估小组得出公平公正的结论，以备下次展会的使用。在展会举办期间，每天在展馆闭馆前对参展商做定时的调查问卷，收集当天的交易量和当日接待专业观众人数、达成意向情况、当日交易额，并在开馆后最后一天做本次参展商对此次展会的评价和是否有参加下届展会的意向的调查问卷。 7、现场服务的现场管理

在展会举办期间为了确保展会的顺利进行，为了确保展会展馆内的安全（包括参展商及观众的人身安全、财产安全，贵重展品的安全，以及租赁物的安全）邀请省内著名保全公司和保险公司，促成其签订合约。保洁工作本着“谁制造，谁处理”的原则要求参展商和观众保持馆内的清洁工作。为了保证展会的顺利举

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