公文写作与处理,自考必备(17)

课程后面练习题汇总

⑵ 应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。

⑶ 应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

9 简述归档文件的整理单位“件”的含义。

答：把“件”作为归档文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

10 掌握公文整理（立卷）范围应抓住哪些主要条件？

答：掌握公文整理（立卷）范围要抓住反映本机关工作活动和具有考察利用价值这两个主要条件。

11 归档文件整理的基本原则是什么？

答：归档文件整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

12 简述归档文件整理的质量要求。

答：⑴ 归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修理，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

⑵ 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

13 以“件”为单位的归档文件整理方法与传统的“立卷”方法比较有哪些不同？

答：⑴ 取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

⑵ 界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

⑶ 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。

⑷ 装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。

⑸ 文件排列方法强调事由排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。

⑹ 归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。 ⑺ 取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

⑻ 无需编页号，目录改设“页数”项。

⑼ 归档文件直接装盒保管。

⑽ 无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。

⑾ 档案盒的项目设置有了较大变化。

14 推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应作好哪些方面的工作？

答：⑴ 更新观念，增强改革意见。 ⑵ 提高人员素质。

⑶ 加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。 ⑷ 注意新旧整理方法的衔接。

15 简述归档文件整理的工作步骤。

答：归档文件整理的工作步骤分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。

16 归档文件以“件”为单位装订时，件内文件怎样排列？

答：“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

17 什么是归档文件的分类？归档文件的分类方法有哪些？

答：归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

归档文件的分类方法：

⑴ 按年度分类 ⑵ 按保管期限分类 ⑶ 按机构（问题）分类 ⑷ 几种分类方法的结合运用

18 简述归档文件的排列方法。

答：归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

⑴ 对同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。

⑵ 对不同事由的归档文件，可采用按不同事由行程时间的先后排列和按事由的重要程度排列。

⑶ 对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表表中加以说明。

19 什么是归档文件编号？编号的作用是什么？

答：归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。

编号的作用是：通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。 20 简述归档文件目录的主要项目及填写要求。

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