公文管理系统 系统分析与设计 报告(2)

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

发文编号文件密级文件编号加急发文单位份数文件字号文件标题主题词拟稿部门拟稿人拟稿时间文件类别登记人 该系统中的资料存储是来文数据库、来文存档库、发文数据库、发文存档库，其格式如下：

表1.3 来文数据库格式

来文编号文件编号文件密级加急发文单位份数文件字号收到时间阅办人员存档地点文件标题登记时间主题词文件类别登记人阅批公司领导领导批示阅批公司领导阅批公司领导阅办人员附注处理时间处理结果阅办人员拟办意见存档时间

表1.4 来文存档库格式

来文编号文件编号文件密级加急发文单位份数文件字号收到时间阅办人员存档地点文件标题登记时间主题词文件类别登记人阅批公司领导领导批示阅批公司领导阅批公司领导阅办人员附注处理时间处理结果阅办人员拟办意见存档时间 表1.5 发文数据库

发文编号文件密级文件编号加急发文单位份数文件字号文件标题主题词拟稿部门拟稿人拟稿时间审稿人审稿人文件类别登记人签发人会签公司领导会签公司领导会签公司领导审稿人主送抄送抄报下发时间存档地点存档时间 表1.6 发文存档库

3 主考院校：西安电子科技大学

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

发文编号文件密级文件编号加急发文单位份数文件字号文件标题主题词拟稿部门拟稿人拟稿时间审稿人审稿人文件类别登记人签发人会签公司领导会签公司领导会签公司领导审稿人主送抄送抄报下发时间存档地点存档时间 该系统中的资料输出为来文台账、发文台账，其格式如下： 表1.7 来文台账

来文编号文件编号文件密级加急发文单位份数文件字号收到时间阅办人员存档地点文件标题登记时间主题词文件类别登记人阅批公司领导领导批示阅批公司领导阅批公司领导阅办人员附注处理时间处理结果阅办人员拟办意见存档时间 表1.8 发文台账

发文编号文件密级文件编号加急发文单位份数文件字号文件标题主题词拟稿部门拟稿人拟稿时间审稿人审稿人文件类别登记人签发人会签公司领导会签公司领导会签公司领导审稿人主送抄送抄报下发时间存档地点存档时间 1.1.4 该系统中的组织机构图和管理职能图

秘书 总经理 办公室主任 其他部门 部门人员 1.1办公室公文管理组织机构设置图

4 主考院校：西安电子科技大学 公文管理 来文管理 发文管理 文件查询管理 来文登记领导阅批督办处理 来文存档发文登记审稿处理 发行处理 发文存档来文台账发文台账全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

图1.2 公文管理职能图

在实际管理活动中，各种各样的需求随时都可能发生，如： 根据文件编号可以查询相关公文处理信息。

文件存档后如果需要修改，可以进行取消存档的处理。

1.2 公文管理系统业务流程分析

根据对学校考试管理流程的调查，画出该系统的业务流程图，如图1.3所示。 阅办后来文 会签后发文登记单 发文台账 秘书 发文登记单 主任 指示后发文登记单 来文登记单 主任 指示后来文登记单 来文台账 登记单 相关人员 阅批后来文登记单 公司领导 公司审核后发文登记单 领导 5 主考院校：西安电子科技大学 相关人员 全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

图1.3 公文管理的业务流程图

1.3 公文管理系统数据流程分析

文件档案 秘书 办公室公文管理 相关人员 领导

6 主考院校：西安电子科技大学

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图1.4 公文管理系统的顶层数据流程图

领导

阅批后来文登记单

来文登记单 阅批后来文登记单 P1 P2 P3

来文登记 领导阅批 下发处理

下发处理后登记单 来文台账 来文登记单

P4 P9

来文存档 来文查询

秘书 文件存档

P8 P10

发文存档 发文查询

发文登记单

发文台账

发行处理后登记单

P5 发文登记单 P6 审核后发文登记单 发文登记 审核处理 7 主考院校：西安电子科技大学 P7 发行处理

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