公文管理系统 系统分析与设计 报告

目录

摘要 ---------------------------------------------------------------------------------------------- 2

Document Management System ---------------------------------------- 3 Abstract ----------------------------------------------------------------------------------------- 3 第一章 公文管理系统分析 --------------------------------------------- 4

1.1 公文管理系统简要分析 ------------------------------------------ 4 1.2 公文管理系统业务流程分析-------------------------------------- 5 1.3 公文管理系统数据流程分析-------------------------------------- 6 1.4 公文管理系统数据字典 ------------------------------------------ 8 1.4.2 数据流的定义 ------------------------------------------------- 15 1.4.3 数据存储的定义 ----------------------------------------- 17 1.4.4 处理逻辑的定义 ------------------------------------------------------- 20 1.5 公文管理系统分析报告 ----------------------------------------- 22 1.6 公文管理系统分析报告 ------------------------------------- 22 第二章 公文管理系统设计 ---------------------------------------------- 24

2.1 系统目标设计 -------------------------------------------------- 24 2.2 新系统功能结构设计 ------------------------------------------- 24 2.3 公文管理系统流程设计 ----------------------------------------- 27 2.4 代码设计 ------------------------------------------------------- 28 2.5 系统物理配置方案设计 ----------------------------------------- 28 2.5.1 系统硬件配置 ------------------------------------------------- 28 2.6 输出设计 ------------------------------------------------------- 29 2.7存储文件设计 --------------------------------------------- 31 2.8 输入设计 ------------------------------------------------------- 34 第三章 公文管理系统实施 ---------------------------------------------- 35

3.1 试验资料的准备 ------------------------------------------------ 35 3.3 程序设计 -------------------------------------------------------- 37 3.3.1 系统启动引导表单的实现 ----------------------------------------- 37 3.3.2 来文登记处理表单的实现 ---------------------------------------------- 38 3.3.3 发文拟稿处理表单的实现 ------------------------------------------ 2 3.5 系统使用说明书 ------------------------------------------------- 3 致 谢 ------------------------------------------------------------------- 3 参考文献 ----------------------------------------------------------------- 4

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

摘要

随着计算机网络技术的快速发展，建立办公室公文管理系统是企业当前管理工作的迫切需求。本文根据四川现代公司办公室自动化管理的需求而进行开发。文中参考了当前国内公文管理的发展现状及管理模式，采用VFP信息系统对办公室公文管理进行了总体设计，可以实现办公室公文管理标准化、规范化和自动化的日常管理工作。该公文管理系统的开发，对提高办公室公文管理水平具有十分重要的意义。经实际应用表明，该公文管理系统用户界面良好，操作灵活方便，可极大的提高办公室自动化水平和工作效率，是一个科学适用的公文管理系统。

关键词 ：公文 管理 VFP信息系统

2 主考院校：西安电子科技大学

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

Document Management System

Abstract：

Along with the rapid development of computer network technologies, developing of document management systems has become an urgent requirement for the management of modern enterprises. This article is based on requirements for automatic office management of Sichuan Xiandai Company. In this article, current development status and mainstream modes of office management in China have been taken into consideration, and the VFP information system is employed in the overall design of office management, which can realize standardized, normalized and automatic daily management of offices. Development of this document management system is of great importance to raise the level of document management. Practical installation and application have shown that this office management system, with its user-friendly interface and simple operations, can significantly raise the level of automation and the work efficiency of offices, and is a scientific and applicable document management system.

Keywords: Document Management VFP Information System

3 主考院校：西安电子科技大学

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

第一章 公文管理系统分析

1.1 公文管理系统简要分析

1.1.1 该系统开发的可行性分析

从20世纪70年代，中国开始创建办公自动化以来，我国的自动化进程日新月异。很多企事业单位的都用计算机来代替了传统的以手工为主的办公方式和生产方式。计算机已经深入到了生产、管理等各个生产和管理的重要环节。其正确率高，速度快，存储量大，和信息传输快捷等特点，是现代信息化社会中必不可少的信息收集、传输、存储工具。

四川现代公司根据企业的信息量大、管理复杂、业务繁多等特点，认为传统的手工劳动已经难以适应。打算从管理层开始，逐渐以计算机为主的自动化管理模式取代传统办公模式。经过领导的批准，要设计一套公文管理系统。

本人作为该系统的分析设计人员，通过初步调查了解了该公司的办公室公文管理情况。

四川现代公司下属部门并不多，员工大约在100人左右。公司办公室的公文管理是公文管理工作的重要组成部分，但该公司的公文处理一直依靠手工方式，

4 主考院校：西安电子科技大学

全国高等教育自学考试计算机信息管理专业（专科）计算机信息处理综合作业

不能及时提供各类有关的信息，从一定程度上影响了公文处理的效率。为此公司总经理拨出专款，希望建立一套能动态反映公文管理信息的管理信息系统，通过开发公文管理系统可以给出公文处理的各种信息及其变化，以及这些信息的各种台账，使管理人员能及时、快速、准确的提供各种公文处理信息。并以此带动公司信息化管理的步伐，提高员工素质。由于该公司规模较小，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。因此投资不大，公司完全可以承担。因此该信息系统的开发是必要和可行的，可以立即进行开发。

根据公司办公室的公文管理业务的特点，要求设计操作方便，数据安全，易于维护和升级。能应付本公司办公室的公文管理的日常工作。

1.1.2 该系统的业务流程调查

目前，该公司办公室只有四个人，公司的管理人员共有36人。

公司办公室的公文管理的过程是，一方面当来文时，公司办公室秘书接收文件，进行来文登记，并送办公室主任处请示处理，办公室主任批示送某公司领导阅批，领导阅批后由秘书下发到相关部门执行。处理完成后文件存入档案。另一方面当发文时，由相关部门人员拟稿，由公司办公室秘书进行登记处理，相关人员进行审稿，相关公司领导会签后发行，然后文件存档。

1.1.3 该系统中的数据输入、资料输出和资料存储调查

经对办公室公文管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为来文登记单、领导阅批下发单、发文登记单，其格式如下：

表1.1 来文登记单

来文编号文件编号文件密级 加急发文单位份数文件字号收到时间文件标题登记时间主题词登记人文件类别表1.2 发文登记单

2 主考院校：西安电子科技大学

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