订单管理与客户服务(6)

订单管理与客户服务

客户资讯系统里若有订单处理系统，可将应用系统产

生的订货资料，经由转换软体功能转成与供应商约定

的共通格式，在约定时间里将资料传送出去。

一般而言，透过电脑直接连线的方式最快也最准确，而藉邮寄、电话或销售员携回的方式较慢。由於订单传递时间是订货前置时间内的一个因素，其可经由存货水准的调整来影响客户服务及存货成本，因而传递速度快、可靠性及正确性高的订单处理方式，不仅可大幅提升客户服务水准，对於存货相关的成本费用亦能有效地缩减。

但另一方面，透过电脑直接传递往往较为昂贵，因而究竟要选择那一种订单传递方式，应比较成本与效益之差异来决定。

2. 求品项数量及日期的确认

此为对於订货资料项目的基本检查，即检查品名、数量、送货日期等是否有遗漏、笔误或不符公司要求的情形。尤其当要求送货时间有问题或出货时间已延迟的时候，更再与客户确认一下订单内容或更正期望运送时间。同样的若采用电子订货方式，若采用电子订货方式接单，亦须对接收订货资料，加以检查确认，若透过VAN中心进行电子订货处理，可委托其进行一些基本的客户下单资料检查，对於错误的下单资料，传回给客户修、改再重新传送。

3. 客户信用的确认

不论订单藉由何种方式传至公司，配销系统的第一步骤即要查核客户的财务状况，以确定其是否有能力支付该件订单之帐款，其作法多是检查客户的应收帐款是否已超过其信用额度。因而接单系统中应设计下述二途径来查核客户信用的状况：

(1) 客户代号或客户名称输入时

当输入客户代号名称资料後，系统即加以检核客户的信用状况，若客户应收帐款已超过其信用额度时，系统应加以警示，以便输入人员决定是否继续输入其订货资料或迳行拒绝其订货。

(2) 订购品项资料输入时

若客户此次的订购金额加上以前累计的应收帐款，超过信用额度时，系统应将此笔订单资料锁定，以便主管审核，审核通过，此笔订单资料才能进入下一个处理步骤。

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