党的机关公文和行政公文知识(6)

求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件（他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格），其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。 3．语言不得体、不准确 此函的语言有较多问题。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。

二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德”。 三是用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过份。最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这函不是以校方名义发出的吗？

以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能，应从中汲取失败的教训。

第二节 会议纪要

一会议纪要的含义、特点和类型

（1）会议纪要的含义

行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。

《国家行政机关公文处理办法》规定，会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 《中国共产党机关公文处理条例》规定，会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。 会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面： 首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。

其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。

其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。

会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。 （2）会议纪要的特点 1．纪实性 2．概括性 3．指导性

二会议纪要的分类 （1）决策型纪要 （2）交流型会议纪要 （3）研讨型会议纪要

三会议纪要的写法

（1）会议纪要的标题和成文日期

1．会议纪要的标题

会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要是以会议的名义发出的，而不是以领导机关的名义发出的，所以会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如《东北三

省四市工商行政管理工作第五次协作会议纪要》、《××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要》。也有采用一般公文标题写法的，由主要内容（事由）加文种组成，如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》。 2．会议纪要的成文日期

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日 期为准。也有出现在正文之后的。 （2）会议纪要的正文

会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。 1．前言

前言的写法与一般公文区别较大，主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。

这部分表达完毕后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡，转入主体部分。 2．主体

主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表达。决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，前面在分类时已有介绍。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。 3．结尾

结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等， 结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，

在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。 【范文】

灾后重建、整治江湖、兴修水利 现场办公会会议纪要（节选）

（一九九八年十二月三十日） 为进一步贯彻落实《中共中央、国务院关于灾后重建、整治江湖、兴修水利的若干意见》（中发［1998］15号，以下简称中央15号文件）和全国江河堤防建设现场会会议精神，落实中央经济工作会议和全国计划会议对1999年水利工作的部署，经国务院批准，国家计委会同水利部、建设部对长江沿线安徽、江西、湖南、湖北四省的移民建镇、兴修水利情况进行了调研，并于12月21日、22日在武汉市召开了现场办公会。财政部、水利部、建设部、农业部、国土资源部、国家林业局和安徽、江西、湖南、湖北四省的领导同志出席了会议。会议听取了4省和农业部、国土资源部、国家林业局、水利部、建设部介绍开展灾后重建、兴修水利的情况，明确了今冬明春开展灾后重建、兴修水利工作的任务。会议纪要如下： 会议认为，中央15号文件深受各级政府和广大人民群众的拥护，按照中央的要求，一场气壮山河的灾后重建、兴修水利热潮正在长江沿线兴起，群众热情之高，投入资金之多，机械化施工之广都是前所未有的。有关部门和地区认真领会江泽民总书记关于“搞好水利建设，是关系中华民族生存和发展的长远大计”的指示精神，以高度的历史责任感，雷历风行、精心规划、相互配合、行动迅速，在短短两个月中取得的成绩是显著的。安徽等4省94万移民的安置规划已经落实，大规模的移民建镇工作正在展开，80％需移民安置的灾民可望在春节前住进新房，明年上半年可完成全部94万移民的安置工作。如此大规模移民，安置速度之快也是前所未有的。由于各级政府的努力，大灾之年没有出现荒年景象，社会安定，广大

群众情绪稳定，灾民切身感受到党和政府的关心。中央15号文件的政策效应正在显现出来。 在充分肯定成绩的同时还必须看到，现在还只是贯彻中央15号文件的开始，今后的工作任务很重，要解决的问题还很多，当前工作也还存在不少问题需要认真解决。主要问题有： 第一，当前的大堤建设和分蓄洪规划是按1992年长江流域规划进行的，由于受今年特大洪灾影响和三峡等控制性工程的建设，原有的规划建设标准、设计已不适应，需要调整和补充，分蓄洪区规划也要进行调整。在调整的规划未完成前，各省存在各行其是、盲目攀比堤顶高程的倾向和移民点选址不当的可能，必须加快规划调整工作的进度，避免因规划滞后给工程带来影响。

第二，项目组织管理和资金安排需要改进。有的水利建设项目没有严格履行建设程序，有些项目招投标流于形式，监理队伍资质缺乏严格把关，同体监理现象比较普遍。

第三，工程质量存在隐忧。有些项目质量标准不明确就开始施工，监督责任制不明确，存在设计漏项、多次修改的现象，在施工环节上层层转包，给工程质量留下隐患。

第四，移民建镇质量总体上是好的，但也存在有的建材质量较差、灾民建房缺乏技术指导、户型设计不合理等问题。

针对当前工作和存在问题，会议议定以下事项： 一、加固干堤，确保1999年安全度汛（以下略）

第一节 调查报告

一调查报告的含义、特点和类型

（1）调查报告的含义

调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。

调查报告是一种在新闻领域和机关应用文领域中都可采用的常用文体，也就是说，它是新闻和应用文的两栖文体。不过，有些在机关之间流通的调查报告，可以没有新闻性。而在报刊广播上发表的调查报告，必须有新闻性。

调查报告在报刊上发表的时候，也可以叫做“新闻调查”。 （2）调查报告的特点 1．较强的针对性 2．材料丰富翔实 3．提供规律性认识

调查报告确切地说应该叫调查研究报告，它的价值不仅在于调查和报告，更在于研究。研究 二调查报告的类型

（1）介绍典型经验的调查报告 （2）揭露问题的调查报告 （3）反映新生事物的调查报告 （4）社会情况的调查报告 三调查报告的写法

从外部形式上看，调查报告由标题、前言、主体、结语四个部分组成。 （1）标题 1．单标题

?公式化写法。

公式化写法就是按照“调查对象＋调查课题＋文体名称”的公式拟制标题。如《一个富裕居委会的财务调查》就是这样的标题，其中“一个富裕居委会”是调查对象，“财务”是调查课题，“调查”显示文体是调查报告。这样写的好处是要素清楚，读者一看就知道这是写的

什么单位，涉及的是哪些问题，文种也很明确。这样写的不足之处是太模式化，不够新鲜活泼。

?常规文章标题写法。

具体方式灵活多样。可以用问题作标题，如《儿童究竟需要什么读物？》。可以显示作者自己的观点，如《莘莘打工者，维权何其难》。可以直接叙述事实，如《三个孩子去蛇岛》。可以用形象画面暗示文章内容，如《“航空母舰”逐浪经济海洋》。还有种种写法，不再一一例举。

2．双标题

双标题由正副标题组成，其中正标题一般采用常规文章标题写法，具体手段如上所述。副标题则采用公式化写法，由调查对象、调查课题、文体名称组成。如《明晰产权起风波——对太原市一集体企业被强行接管的调查》。 （2）前言

调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料的结构顺序来安排，常用的有以下几种类型： 1．提要式

提要式就是把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头，使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解。

2．交代式

在开头简单地交代调查的目的、方法、时间、范围、背景等，使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解。

3．问题式

在开头提出问题来，引起读者对调查课题的关注，促使读者思考。这样的开头可以采用提问的方式引出问题，也可以直接将问题摆出来。

前一段入笔先提问，后一段是采用叙述的方式直接暴露问题，都属于问题式写法。 （3）主体

前言之后、结语之前的文字，都属于主体。这部分的材料丰富、内容复杂，在写作中最主要的问题是结构的安排。其主要结构形态有三种： 1．用观点串联材料

由几个从不同方面表现基本观点的层次组成主体，以基本观点为中心线索将它们贯穿在一起。2．以材料的性质归类分层

课题比较单一，材料比较分散的调查报告，可采用这种结构形式。作者经分析、归纳之后，根据材料的不同性质，将它们梳理成几种类型，每一个类型的材料集中在一起进行表达，形成一个层次。每个层次之前可以加小标题或序号，也可以不加。

3．以调查过程的不同阶段自然形成层次

事件单一、过程性强的调查报告，可采用这种结构形式。它实际上是以时间为线索来谋篇布局的，类似于记叙文的时间顺序写法。 （4）结尾

调查报告常在结尾部分显示作者的观点，对主体部分的内容进行概括、升华，因此，它的结尾往往是比较重要的一个部分。常见的写法有下述三种： 1．概括全文，明确主旨

在结束的时候将全文归结到一个思想的立足点上， 2．指出问题，启发思考

如果一些存在的问题还没有引起人们的注意，如果限于各种因素的制约作者也不可能提出解决问题的办法，那么，只要把问题指出来，引起有关方面的注意，或者启发人们对这一问题的思考，也是很有价值的。

3．针对问题，提出建议

在揭示有关问题之后，对解决问题提供一些可行的建议。

第二节简报

一简报的含义、特点和类型

（1）简报的含义

简报，从字义上说，就是情况的简明报道。它是党政机关、企事业单位、社会团体为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。 简报是一种比较古老的文体，它的起源可以追溯到汉代。汉武帝初年，就出现了名为“邸报”的手抄报，简明扼要地反映情况、交流信息。到了唐代，已经出现了印刷的邸报。邸报发展到现代，形成了公开出版的报纸和内部传阅的简报两种形式。

简报很多种名称，可以叫“××简报”，也可以叫“××动态”、“××简讯”、“情况反映”、“××交流”、“××工作”、“内部参考”等等。 （2）简报的作用

简报的作用主要体现在以下几个方面： 1．向上级汇报工作、反映情况 2．平级机关之间交流经验、沟通情况 3．向下级通报情况，传达上级意图 二简报的种类和特点 （1）简报的种类 1．工作简报 2．会议简报 3．科技简报 4．动态简报

（2）简报的特点 1．新闻性 2．集束性

3．规范性 （1）报头

简报的报头有些类似公文的“红头”，一般也是套红印刷，但又有一些不同之处。

首页间隔横线以上称为报头，由简报名称、期数、编发机关、日期、保密提示等项目组成。 简报除用“××简报”、“××动态”、“情况反映”等常用四字名称之外，还可加上单位名称、专项工作等内容。如《××大字“三讲”教育简报》。简报名称用大号字套红印刷。 期数位于简报名称下方正中，加括号。如果是综合工作简报，一般以年度为单位，统编顺排；如果是专题简报，按本专题统编顺排。如果是增刊，就标明增刊字样。 编发机关一般是“××办公室”或“××秘书处”，位于期数下面、间隔横线上方左侧。 日期位于编发机关右侧。

如果需要保密，在首页报头左上角标明密级或“内部刊物”字样。确有必要，还可在首页报头右上角印上份号。 间隔横线一般为红色。 （2）报核

报头以下、报尾以上的部分都是报核。 报核包括以下项目： 1．目录

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