公务文书的处理与管理(4)

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以灵活调整，尤其是现在好多公务员领导出差的机会比较多，不能他出差了别人就不看了，这个也会影响效率，所以这个都要灵活地调整。

第三个就是要适当的分流，不是所有的文件都按统一的标准、统一的程序去，有一些是光传阅的件，有一些是既传阅又要处理的件，那么这种区分也很有必要，这样能够提高办事效率。

第四个就是各种方式都要同时利用。

第五个就是说在这个传阅的过程当中我们应该有一个传阅的手续，但这种手续要有，但也要简便，不能因为很严格而影响管理的效率。

第六个就是说对这个还要及时地检查，就是说谁看了谁没看，这个文件尤其是像保密的文件，它的范围最后保密的责任都是需要进行调查的，要有一些原始的记录，这些都是我们在公文传阅的过程当中需要注意的一些事项。

第七个就是公文的催办，因为不同的时限要求、不同的要求，这个对公文的处理管理中也是很重要的。催办就是根据承办时限和有关要求，对公文承办过程所实施的一个催促和检查活动。催办对加速公文有效运转，防止失控是非常有用的，它有助于避免公文的积压和延误，对公文效用的迅速有效实现起到保障作用。

催办有一个内催办和外催办，催办的形式也有很多，有

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口头催办，有电话催办，有正式的像公文催办单、催办函等等，这种催办既要保证效率，又要保证权威性，它是一种督促、检查的一种手段。

第八个就是公文的查办。公文查办主要是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面具体的落实公文的精神，解决有关问题的活动。那么这个监督检查现在有很多，包括国办也成立了专门的督查室，可能各级省政府和市委都有专门的督查人员，这个对公文的催办和查办这些部室的人的主要职能。

催办方式也是很多的，这个要根据需要来灵活选择，但是如果一个正式地催办、查办的程序的话，往往会涉及到一个是立案，首先立案，第二个交办，交给特定的人去办，第三个是催问，催问完了要有反馈，要有记录，还要根据了解的情况去采取相应的措施，然后在办完了以后要进行结办，就是结束办理的一些总结性的公文，最后事件任务完成以后，还要有一个销办这么一个程序，这些都是我们在公文处理中非常重要的一些环节，这个是收文方面的和传递公文的一些环节。 （二）发文处理

另外一个就是发文的处理。发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处臵与管理活动。发文处理可能大家有一大部分人也是日常工作，它一般有包括拟稿、会签、核

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签、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出以及处臵办毕公文等等。那么这些程序是非常强的确定性，它程序要求很严格，而且有些是特定岗位有职权的人才能去办，其他的人一般不到那个职权职级的人他就不能办，还有这种程序是不可逆的。

这些活动里边可能主要的环节有文稿撰拟，文稿撰拟这个我就不多讲了，因为有专门的讲座是关于怎么撰写公文的或者公文撰写写作艺术的，这个可能在我这里在这个公文处理活动里边它就是一个环节，一个重要的环节。

第二个就是会商环节，会商是指由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。尤其是这个会商主要是指有一些是联合办文的，或者需要有几个发文的机关和部门对有关的责任人进行会谈，因为一份公文可能它涉及到的责任、职权都是好多主体、好多部门的，这个需要有个沟通和协商。

第三个就是核稿，前面也讲到了公文的责任很重大，审核核稿的环节就特别关键，核稿有政策关、有文字关，是非常全面的，不管是公文的内容还有它的形式，还有程序都是必须在核查的范围内，都必须经过核查，审核把关。

第四个是签发，签发是对文稿的又一次全面核查，核查完了确认无误后才能签发，所以签发又是对公文的质量和正式效用的一个最终确认，一般来讲签发人在批注之前必须对

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文稿作全面的审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见，并签署姓名和日期，文稿经签发后就成为了定稿，其他的人不经签发人同意，任何人都不能再做任何的修改，否则将负行政或法律的责任。这个签发人是很关键的，也就是它的职权限定的人，一般来讲这个文件最终的签发人都是那个单位的负责人、一把手。比如说像一些总理令，只有总理才能签发，主席令只有主席才能签发。

签发的程序可能就是到最后，就是第五个就是签署，签发是普通的文件，签署那就是正式的文件，重要的了，签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出或使用的公文正本落款处签注姓名的活动。签署权的归属刚才也讲了它是跟职务相关的，只有在那个职位的人才有这个签署权。

在发文管理的时候，可能也有几个我们这个文件都做好了，其他的人还有一些老文件还有一些重要的服务工作，比如说一个是注发，注发就是根据领导意图或者主要是根据签发意见及有关规定和有效表达公文内容的需要而进行的注发，就是对这个文件发文的情况进行记录、进行管理等等。

第二个就是缮印，也就是说对公文是要进行缮写或者印刷，缮写就是说我们现在好多了，大家都是机器复印，原来像比如说清朝封建王朝的时候皇帝他弄完了需要有专门的这种抄文官，抄公文的官帮他去用统一的字体去誊写，然后甚至才能下去。像这种缮写现在好多是由印刷技术来印了，

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印刷用专门的印刷技术批量以数字、文字、图形和图像，一般来讲，公文尤其是密级公文它印制的份数、数量跟它的发文范围都是严格控制的。

在这个过程中还有好多工作人员需要进行校对，这个校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样或者缮写、誊录完毕的文件进行全面的核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件的质量，这个校对可能不是公文活动，我们普通的印刷活动都会有的，只是对公文的印制来讲，这个校对的环节更加重要，而且责任也相对比较重大。

第四个就是对印好的公文要盖章用印，公文用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。用印的时候我们都知道这个印章的管理它是一套非常严格的管理系统，什么人能够用印？这个我想大家可能古代的时候看戏也看得多，那个印可能会涉及到一个官员的合法性，甚至身家性命，当然现在可能公文用印比原来可能没有那么神秘了，但是这个管理的严格还是非常严格的，而且它的责任追究也是非常重的，有一些人如果偷偷施用公章、用印等等，不规范的事情在我们公务员队伍中受到处分的案例也很多。

第五个就是公文分装，对印好的公文按照规定的进行简配和封装，这个就叫公文分装，它一般要包装清点、拣配、

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