公务文书的处理与管理(3)

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不能办一个公文就是跟法律打架或跟政策打架，这种公文实际上对行政管理是没有什么贡献的。

第二个是文字关，具体办文的人都知道，这个文字关，如果在某些公文里面出现文字错误或者失误是非常大的一个责任。公文的一个字就可能会产生很重大的影响。

这里讲一个字导致的一个政治大风波，就是在某一个规划的方案里边，原来规划的是铁路以南50米这样一个文，而且各个方面的准备工作都是按这个来做的，但是最后公布出来的时候却是铁路以北50米，这个就是一字之差，可能最后的责任会追到哪儿，可能就是承办人的责任，但是它的政治后果却是在某一个城市里面引发一个政坛大地震，因为城市铁路以南的居民本来是等着拆迁、等着补偿，他们没有拆迁成，不能换掉房子，而铁路以北的人，他们没有心理准备，没有做好这个被拆的准备，却突然告诉他们他的房子要拆迁，所以这种引发的群众性事件最后导致了某一些高层领导的变更、更迭，这个说明承办这个环节是非常重要的。这个也是要求我们办理公文、处理公文的时候要有高度的责任心、责任感，要有大局意识，不能因为一时的疏忽或者一时的利益观念的驱动，然后做这种看似很小的事，但是它的政治后果是非常严重的。

公文处理中还有一个叫注办，注办的作用它是备忘待查，是为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承

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办结果提供一个查找依据。那么这种注办可能它好多是对公文处理的一些信息作一个记录和记载，但这种活动还比较重要，它有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复，也避免混乱。这个就是对公文的管理分娩，它虽然是一个小小的处理工作，也是一个管理的步骤，那么这个注办经常由承办人随手完成。 也就是说办了某一个文他自己做一个记录，或者以特定的公文阅办单上加一个注，这个也是对公文管理的一个有效载体，这是公文处理的一些要点。

收文管理，它还有一些特殊的更具体的比如说公文签收。签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。这些公文它的传递渠道是很多元的，比如说秘密文件走机要，普通文件走交换，跨市局的、跨地方的它也可以走机要、走交换，也可以走邮政，还有一些像有些电报或者现在有些电子传输系统这些都可以来收取公文，签收主要是对文件收到的一种记录和管理。

第二个就是签收完了以后对公文还要进行登记，比如说有些是公文登记薄，还有一些公文登记卡片，还有一些三联单等等，对公文的收到、发送还有传阅的情况进行记录。

第三个就是启封，公文的运行经常是加密运行的，哪怕是普通的公文，我们也经常在传递的过程中会有一些信封做

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一个基本的包装。公文的启封就是要遵循特定的规则，比如说一个机关里边它对哪一类公文它是指定专人拆封的，像这个是分密级，还有区分急件、平件，还有在启封的时要有登记号，还有启封的时候要有收文记录等等。

在这里面我们经常会收到一些“某某同志亲启”这样的信，这个可能是有一些公文，但也有可能是私文，这个我们可能要遵循一个区分公私尊重个人隐私的原则，就是由收信人自己或者他指定的专人进行开启，而其他一般是部门来收的或者是机构来收的，那么就由这个指定的公务员按照日常事务进行开封，然后按照规则来办就行了。

第四个就是分办，因为公文收到以后要进行办理，分办就是一个为公文确定运转方向的这么一个活动，分办是否准确关系到公文能否准确、迅速、有效的得到实质性办理。

这个分办是要有一些法定的依据的，它一般来讲这个依据有七类，也就是说七个方面的依据，比如说根据文件的性质来进行分办，有一些传阅的就是用来去进入传阅程序，有一些需要阅而且办的，那就需要由责任人或者他的业务部门去处理。

第二个要根据重要程度，一个重要的文件可能会由重要的人去办，而有一些小文件可能不重要的它可能会有一些相对的一些管理区分。

第三个就是涉密程度，是什么密级的，因为在行政机关

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里边不同的密级它所接受接触的范围是不一样的，而且知晓密级的这个跟一个人的他的层级、他享受的政治待遇也是不一样的，所以如果密级越高他接触的人越少，可能就是核心的几个人需要接触，而密级越低可能其他的人都会接触到。对于尤其是高密级的文件，它在分办的时候特别要负保密管理的责任。

还有第三个分办的依据就是时限的要求，就是哪些是急件，哪些是平件，哪些是特急件，有一些特急件需要直接找到当事人去尽快的处理，而平件可以进入日常的工作程序和工作议程里边去执行。

第五个就是根据业务部门和人员的职责范围，哪个部门的业务的就分给哪个部门。

第六个就是机关各部门、各级工作人员的分工，不同的岗位不同的职责，办理不同公文。

第七个就是要依据有关的程序、规定和惯例，这个程序、规定是怎么样样的，就按照规定的程序去办。但是有些没有规定的，那可能就是根据惯例来做，也是行得通的。这是分办。

在收文管理部门里面有一项也是经常性的工作，就是对公文的摘编，这个公文摘编一般是比较大的部门它有专门的这项工作的业务。摘编是重要公文在投入办理之前进行加工，包括编写文摘或提要，编写综述、汇集有关数据资料等

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等，它的目的主要在于为公文的办理提供便利，节省办理时间，使公文能够更加快捷、有效的得到办理。也就是说像比如说公文的传阅，像有些是领导人级的，国家领导人级的，他可能每天给他报的文件是成千上百的，这么多里面肯定很难一一看过来，这时候给他摘编一下做点文摘，可能就会提高他的办事效率。为日理万机的领导做一个很好的参谋咨询服务，这是摘编。很多信息处的人，他可能在公文摘编方面起的作用是非常重要的。

第六个就是传阅的组织了，组织传阅。正确的组织公文传阅，传阅可以使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机，空费时间和精力，最大的实现并放大公文的效能。组织这个公文的传阅肯定是某一些岗位的人他需要去费心去琢磨的一项工作。

在这个传阅的时候也可以有几个方面的要点： 第一就是要选择合理的传阅路线，比如说这个谁先看，谁后看，这个有很多规则，比如说按照层级，层级高的领导先看，低的领导后看，这是一个惯例。第二个有一些是可以根据办公的位臵，比如说离得近先看，远的后看，还有一些可以是轮型的，比如说循环，按照顺序来轮，还有一些星型的，就是谁看完了都还给他，然后再从那里借，这种组织路线对于管理文件的传阅是非常重要的。

第二个就是环节，它的路线都需要正确去排序，而且可

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