《外贸英语写作》串讲讲义 - 图文(5)

修改后：Communication is vital to business efficiency.

通讯对于商业效率是至关重要的。

7、句子的连贯性

尽管英语的句子的长度没有明确的限度，但一条原则必须坚持，那就是：一个句子要表达一个中心思想。无关的思想在句子中出现或是句子表达的思想冗长而杂乱，都会使句子失去连贯性。这类错误的修改需要从两方面来考察：首先检查连词使用是否正确，错误的连词会使句子失去连贯性；其次检查句意是否杂乱无章、层次不清，若是，则需要将句子重新改写，必要时可改写成几句话。

(1) It is easy for you to do your Christmas shopping, and we offer three unique catalogs. （修改前：前后分句之间没有多大的联系，看后让人莫名其妙。）

Because we offer three unique catalogs, it is easy for you to do your Christmas shopping. （修改后：加上连词because，使前后句的因果关系很分明）

因为我们提供了三份独特的商品目录；您现在进行圣诞采购就方便多了。

(2) I certainly appreciate the time you spent with me in our interview last week, and I am enrolling in a computer

science course this summer.

（修改前：读者很难发现后句中所说的事与前一句有何直接联系。）

Certainly appreciate the time you spent with me last week. Be-cause of our interview, I am enrolling in a computer science course this summer. （修改后：首先分成两个句子，然后在第二句句首加上because of our interview，使两个句子间关系非常清楚。） 非常感谢上周您抽出宝贵的时间与我面谈。正由于此，我正在报今夏的一门电脑课程。 8、使用平行结构 在讲句子的衔接时，我们提到过并列的词或短语要使用平行结构。这里是这种平行结构的延伸，也就是说，表达几种类似的思想或事情时都应使用动词、名词、形容词、-ing 形式或从句，尽量避免交叉使用。 (1) Steel filing cabinets are best for durability, ease of cleaning, and they resist fire better.

（修改前：文件柜的三个特点，前两个用的是短语，第三个却用了从句。） Steel filing cabinets are best for durability, ease of cleaning, and fire resistance. （修改后：全部采用了名词平行结构）

钢制文件柜最具耐用性，最易清洗，防火性能最好。

9、避免修饰语错位 修饰语一般要和被修饰的词、短语或分句紧跟在一起。如果修饰语放在了别的词、短语或分句的后面，也就是说，修饰了不该修饰的词、短语或分句，那就是修饰语错位了。这类错误的修改要求首先明确句中各个词、短语或分句所作的成分及所修饰的对象，然后将修饰语和被修饰对象放在一起。 (1) The recommendation to delay action by the board was approved.

（从句中可看出，斜体部分不是修饰action，而是修饰recommendation的。） 修改后：

The recommendation by the board to delay action was approved. 董事会提出的延缓行动的建议获得了通过。

（二）商务英语写作的语言技巧（Skills of Language） 1.比较

运用比较的语言手法，可使读者清楚地了解所描述对象的特点。常用的语言表现形式有： 1）等比：指同等事物之间的无差别比较。常用的短语有：as…as, the same as, as much of, identical with（与??完全相同），similar to 等。

(l)Our competitor produces as many models as we do. 我们竞争对手和我们生产的产品一样多。 (2)I agree with you as much as Mr. Robert. 我和罗伯特先生一样同意你的观点。

(3)Our product is identical in specifications with the Japanese make. 我们的产品在规格方面与日本货完全一样。 (4)lt was as much of a success as I had hoped. 这次成功跟我所希望的一样。 2）比较级和最高级

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所谓比较级和最高级（comparative and superlative degrees）是指；同事物力之间的有差别比较，即被比较的事物之间是有大小、多少和优劣等之分的。用于这种比较的语言形式和短语有：better, less; the best, the least; -er, the –est; more, less; the most, the least和the…，出e…等。请看下面的例子： (1) The quality of our products is much better than that of competing ones.

我们产品的质量要比竞争对手产品的质量强得多。 (2) This is the most competive market in the whole world.

这是世界上竞争最激烈的市场。

(3) The bigger the project, the higher the cost.

项目越大，成本越高。 2、因果关系

因果关系的语言手法常用于有关问题或事故的分析性商务英语报告中。

1）经常用于表示原因的短语有：because of, owing to, due to, be caused by, result from, be attributed to等 The failure of the suggestion scheme is due to the low reward. 建议失败的原因是太低的奖励。

2）用于表示结果的短语有：lead to ,cause, result in

The American measures led to immediate reaction from the world. 美国的措施引起了世界的迅即反应。

3、条件 商务活动中，需要分析各种不同的条件以便作出相应的决策。表示条件基本句型有： 1）表示普遍情况（Simple Present +Simple Present）

If the new recruiters work more than four hours overtime e they receive overtime payments. 如果新雇员加班超过四个小时以上，他们获取加班费。 2）表示可能的情况（Simple Present +will form） If he has time, he will come.如果有时间他是会来的。 1），2）属于真实条件句，即假设的情况有可能发生，当然第1）种情况发生的可能性更大。 3）表示假设的情况（Simple Past+ Would form） If he were here, everything would be all right. 要是他在这儿，一切都没问题了

4）表示过去的假设情况（Past Perfect+ Would have done） If you had put on more clothes, you wouldn’t have caught cold. 要是多穿点衣服你就不会着凉了。 3），4）属于虚拟条件句，即纯然假设的情况或者发生的可能性不大的情况。 4.对比

如果要在前后两个句子或一个句子的前后两部分表达不同或相反的意思可采用对比的语言手法。表示对比的词和短语有：however（用来对比相反的情况，意思是―然而，但是‖），while/whereas（用来对比相同的情况）和although/even though（意思是―即使，尽管‖，但后者比前者语气更重） 1) Turnover increased. However, profitability fell.

营业额上升了，但是利润率却下降了.

2) It would be difficult to ventilate Site B, while/whereas the exterior position of Site A would improve ventilation.

B场地很难通风，而A场地的外部位置则会改善通风的状况。 5、举例 举例的写作方法能使抽象的描述具体化，内容更加清楚明白。常用的词和短语有：for example, for instance ,such as ,like.

There are jobs more dangerous than truck driving, for instance, training animals. Training animals/more dangerous than/for instance/jobs/truck driving/there are/ （注意）such as 的用法：

They export a lot of fruit, such as organs, lemons, etc. 他们出口很多水果，比如橘子，柠檬等等。

His sculptures should be kept in such a place as an art gallery or museum. 他的雕塑作品应放在美术馆或博物馆。

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6、先后顺序关系 这种叙事方法常用于叙述经过、种类、措施等。用来描述这种关系的词和短语主要包括：first, secondly, last, before, after, another, next, then, afterwards, later on

也可用基数词one, two, three和阿拉伯数字1,2,3等。在使用此类词时应前后一致，即one, two, three或first, second, third如果混在一起（one, second…）就不对了。

7、表示同类关系 常常用来表达这种关系的词非常之多，但最常用的有：and, also, as well, as well as, moreover, furthermore, in addition, in addition to, besides, similarly等。现举例如下：

(1)We agreed on the terms of payment in today‘s negotiation. Besides that, we also discussed other terms but more negotiations are still required before coming to an agreement on them.

在今天的谈判中，我们就支付条款取得了一致意见。除此外，我们还讨论了其他条款，但需进行更多的谈判才能达成协议。

(2)The house is not big enough for us, and furthermore, it is too far away from the town. 该房子不够大，另外离城里也太远。 8、总结概括 在商务英语写作中，我们常常需要对一件事情、一个段落或一份文件的内容作出总结或概括( summarizing)。这样，作者所述的事情就十分清楚，读者也不会抓不住要点。常用来表达总结归纳的词和短语主要有 : in short, in brief, in a word, in summary, in conclusion, briefly, to summarize, to sum up和to conclude等。现举例如下： (1)In summary, the art in a language lesson lies in remembering that language belongs to people. 概括起来说，语言课的艺术就在于牢牢记住语言属于大众。

(2)The troubled enterprise, in short, must be reformed and reorganized for a turnaround. 简言之，遇到麻烦的企业可以通过改革和调整来扭转局面。

第四讲 备忘录(Memorandums) 一、复习建议 本章在历年考试中，处于非常重要的地位，也是考试必考的题型，处于考试的第五个部分，占整个考试分数的15%，建议学员全面掌握，重点复习，加强备忘录写作的练习。 二、本章重点知识点 1、备忘录的格式

2、肯定型备忘录的写作

三、知识点讲解 注：对一些重要程度较高的知识点用★标注

（一）The definition of Memos(备忘录的定义) Memo = Memorandum=Interoffice Memorandum: written messages are transferred from one employee or department to others.

备忘录( memorandum)也可缩写成(memo)，是在一家公司或组织内部各部门之间寄送的书面通讯。备忘录通常是以便条的形式写的，有些大公司备有印好的专用忘录。一般说来：备忘录是用来做出请求，颁发指示，提醒同事某件事，或传递信息。

（二）The format of Memos(备忘录的格式)★

1、 标题(logo)：标题可包括公司名称，公司的标识和广告语（slogan）。 2、 收件人(To)：后面写上收这份备忘录的人的姓名和职务。 3、 发件人(From)：后面写上写备忘录的人的姓名和职务。 4、 事由(Subject)：后面写上该备忘录的主题。 5、 日期(Date)：后面写上写备忘录的日期。

6、 文件号或查阅号(File or Reference Number)：后面写上一个存档号或查阅号。 7、 正文(Body Section)：在正文部分写上备忘录的主要信息。

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8、附件(Enclosure)：如果备忘录中附有其他材料,要在正文后标明。

9、副本抄送标志(Copy Distribution Notation)：后面写收副本的人名。常用副本抄送标志有c(copy）（抄送），cc（Carbon copy)（副本印送），pc（photo copy)（复印本送）。 10、 附言(Postscript)：后面补充任何要加上的附带信息。

（三）The Example of Memo(备忘录的例子)

（四）Favorable Memos(肯定型的备忘录)★

肯定的备忘录有以下3种具体种类:

1）索要信息的例行请求: 这些包括收发如下的信息：信贷、财务和人事档案、工厂实地和维修，以及存货；

2）要求帮助的例行请求：人力资源经理希望部门经理通知各员工参加某一培训的备忘录（2004.4）；秘

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书整理部门产品档案上关于某个产品的价格与报价有误，请求销售经理确认信息（2006.4）；请求同事帮忙确认和完成一些重要事宜（2008.4）；请求总经理让其参加一个重要的国际会议（2009.4）；人力资源部经理应IT部门的要求，招聘3个员工，请求她告诉你招聘的时间和地点（2010.4）。

3）发指示开门见山：通常是经理们给下级发布施令：部门经理通过备忘录告知部门员工如何正确使用新修理好的复印机（2005.4）；人力资源经理发布告示关于员工年假的说明（2007.4）； 1、索要信息的例行请求

索要信息的例行请求，经常是通过备忘录来传递的。这些包括收发如下的信息：信贷、财务和人事档

案、工厂实地和维修，以及存货.如果收件人和发件人通常把这些信息作为他们例行工作职责的一都分来处理的话，那么就应该把请求和回答作为肯定的信息来写。

【例题?备忘录1】下面是一份询问某一产品存货情况的索要信息备忘录，根据这份备忘录，总结出如何写出这种类型的备忘录。 【答案】

To: Leila Schwartz. Inventory Supervisor

From: Cary Branham, Information Processing Center Supervisor Subject: Inventory of Film Ribbons Date: August 15, 1992

Do we have three dozen Number 877 correctable film ribbons in stock to fit our Omyden 2000 memory typewriters (stock number4455)?

We are trading these typewriters for word processors on September 15 but need three dozen ribbons in stock to last until that time. Mabel Moseley, Omyden’s sales representative, told me that she will accept return of any unused ribbons toward the purchase of a supply to fit the new models. Since replacement machines will be selected this week, I will tell you the type and quantity of ribbons to order for them by Friday.

We appreciate your helping us make this change. Leila. 【解析】

索要信息的例行请求:

? 第一段用一个一般疑问句Do we have sth. ...询问产品的存货情况。 ? 第二段简要介绍了事情的来龙去脉

? 结尾用appreciate sb's doing sth. 表示感谢，并称呼对方的名字，显得十分亲切。 评分标准：★

（1）内容不完整，格式错误，语言错误严重者，得4-8分。 （2）内容完整，要点明确，无重大语法错误者得9-11分。

（3）能灵活运用外贸英语的句型与表达法，避免重复使用已有的词语及表达方式，得12-14分。满分酌情考虑。

2、请求帮助的例行备忘录(2004,2006,2008,2009,2010)★ 求助的例行备忘录( Routine Requests for Assistance and Favor-able Responses)与索要信息的例行备忘录很相似。请求部门里面相关的人员给予你帮助，但这些请求提供一定是发件人和收件人日常工作职责的一部分或然言之就是例行公事的请求，那么就用肯定的形式。

这些人员可以是你的上级，如2009年；也可以是你的同级同事，如2008,2010年的试题，当然也可以是你的下属被请求帮助的种类根据在公司里的职责的不同而大不相同.是否决定用肯定的备忘录方式求助，取决这一请求是否是例行的公事。

【例题?备忘录2】 (2009.4)You are Mr. Calvin Wilson, Vice President of Green Sun Company. You are informed that an international Trade Conference will be held in Qingdao from May 24 to May 28. Representatives both from home and abroad will attend the conference. Thinking the conference will give your company a very good

opportunity to assess the current commercial situation and to make contacts in the commercial circle both at home and abroad, you want to attend the conference.

Write a memo to William Xu, president of the company to get his permission.(2009.4) 【答案】

To: William Xu, President

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