现代人力资源管理 - 图文(6)

表1-1 岗位说明书

岗位名称 岗位编号 直接上级 工作综述 序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 工作协作 关系 工作项目 岗位职责 具体职责 工作权重/% 绩效指标 所在部门 部门编号 直接下级 岗位定员数 薪酬等级 内部 外部 任职资格项目 要 求 教育程度 专业（工种） 工作经验 知识要求 任职资格 上岗证/资格证 对身体健康要求 专技能 业 级别 技需求程度的级别：1．无要求；2．一般；3．较强；4．强；5．很强 能 工作环境 工作时间 其 他 使用的主要 工具设备 任职人 人力资 述职签字 任职人 上级 源部

（2）组织培训。针对岗位说明书的框架，由编写小组的成员组织全体员工进行岗位说明书编写技能与技巧的培训。

（3）编写。编写小组辅导或者帮助任职人员进行岗位说明书的编写，并完成初稿，提交部门负责人进行审核与修订。

职位说明书一般分为以下几大部分。

① 基本概况：岗位名称指的是任职职位的称谓，名称要反映工作岗位的性质、突出岗位的职能，如招聘专员等；岗位的编号一般由企业人力资源部统一规定；所在部门指本岗位隶属的部门名称；直接上级指所描述职位的直接主管岗位的名称，一般一个岗位只有一个直接上级岗位；直接下级指所描述岗位直接领导的下属岗位名称；薪酬等级指根据岗位评价的结果，按照企业的管理制度确认的薪酬级别。

② 工作综述：指对本岗位职能进行综合、概括性的描述，一般用一句话，采用“三段论”的方式来描述，即“依据/按照??，做??（行动），达成??结果”。

③ 岗位职责：岗位职责包括工作项目、具体职责、工作权重、绩效指标三个部分。其中工作项目包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责。关键业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的具体业务学习情境的工作职责；岗位基础工作职责指各部门为完善本岗

位的职能建设所承担的共性工作。具体职责指对工作项目的具体内容进行描述，一般也采用“三段论”的格式。工作权重指本项工作的工作量占本职位工作总量的比例，一般情况下可以用时间比例来代替，所有工作的总权重为100%。绩效指标指衡量本项工作完成情况的指标及标准，主要从时间、数量、质量和成本等方面来设置。

④ 工作协作关系：工作协作关系包括对内和对外两部分。对内主要指与直接上级或平级部门、岗位之间的协作关系，一般填写最常联系的3～5个部门或岗位；对外主要从上级单位，政府有关部门，客户及中介组织等方面来描述。

⑤ 任职资格：任职资格的内容包括教育程度、专业（工种）、工作经验、知识要求、上岗证/资格证，对身体健康要求和专业技能等。本栏必须全部填写。专业技能主要从招聘的角度出发，根据职位工作的需要，并从工作性质和工作内容来判断其需求程度的级别。

⑥ 其他：包含工作环境工作时间和使用的主要工具设备。工作环境指本职位工作面临的实际工作环境，如岗位是否面临噪声、粉尘、有毒气体、高温等因素会带来生命安全、职业病等危害的威胁；工作时间是指本岗位工作的时间规律性；使用的主要工具设备指完成岗位职责所需要使用的工具或设备。

3．审核与修订

部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核，及时提出审核中发现的问题；编写小组提供岗位说明书的审核技术和办法，负责审核的过程辅导，解决项目小组审核中遇到的技术问题，并负责收集审核意见和修订。

4．定稿

编写小组将已初步修订的岗位说明书提交企业领导小组。领导小组对所有的岗位说明书进行综合性全面审核，提出审核意见，并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨，最终确定修订的办法，经编写小组再修订后，将岗位说明书定稿。

岗位说明书定稿后，通过一定的程序即可下发执行。

五、岗位说明书的定期审查和保管

岗位说明书的内容并不是一成不变的，它应该隔一段时间进行一次修订，在应用中动态地改进岗位说明书的内容，而且这种修订是应该和企业的人力资源规划结合在一起的。这就是通常所说的规范化管理的系统性。

1．常规性调整

岗位说明书一般实行会审制度，由企业人力资源部每年或定期组织对岗位说明书进行分级审核，收集审核意见，综合分析后，酌情调整。

2．应随着企业发展战略的调整而调整

在企业发展战略调整之后，可能会引起组织结构的调整和变化，那么这时组织结构就变了，职能变了，当然岗位也变了，会出现一些新的岗位，或者一些老岗位消失，或者有些岗位的内容职责、工作负荷也会有所变化，应重新修订岗位说明书。这项工作由人力资源部主持，相关的部门共同研究决定，研究以后要进行总的调整。

3．岗位说明书作为界定部门或岗位职责的重要资料，应妥善保管

岗位说明书一式三份，任职人保管一份，用于对照工作完成情况；直接上级保管一份，用于检查、督导员工的工作；人力资源部存档一份，用于了解和跟踪各部门对员工的绩效评价等工作是否公平、公正和合理。岗位说明书作为企业文件，当任职人辞职、离任、被辞退、被调出时，不能将其带走，应该让移交给上级主管或继任该职位的人员。

思考与讨论

1．岗位说明书有哪些作用？

2．编制岗位说明书应该注意哪些方面？

实训题

通过到某公司调研，选择一个岗位做岗位分析，编写岗位说明书。

案例分析

W煤炭公司的岗位说明书

W煤炭公司为提高内部管理水平和改进人力资源质量，在对关键岗位进行岗位分析的基础上，明确岗位责任，确定岗位的工作描述和工作规范，从而制定岗位说明书。

以计划调度主管为例。 岗位的工作分析：

1．现有状况

（1）汇报关系

直接上级：项目小组经理。 直接下级：无。

问题：该岗位人员在实际工作中主要向主管国内贸易和主管投资的两位副总经理汇报，经常出现多头指挥的现象。

（2）工作职责

收集和汇总生产、运输和销售的报表。

协调公司生产经营调度会议和编写会议纪要。 煤炭调度相关信息的上传下达。 问题：履行职责的层次远低于企业的实际需要。具体表现为对煤炭业务流程节点的审核监督、信息分析和建议职能发挥不足，只起到了信息汇总和传递的作用，这是公司对于煤炭业务链各个环节的控制作用发挥不足的一个重要原因。

（3）协调关系

内部协调关系：国内贸易部、投资部、项目小组。 外部协调关系：三个生产厂、储运公司。

问题：履行职责的层次远低于企业的实际需要。尚未统一信息流的进口和出口，尚未使信息在企业内部合理共享，供应链信息管理和共享职能发挥不足。

（4）任职人员信息 岗位定员：3人。

学历：2人本科，1人专科。

专业：1人贸易，1人英语，1人管理。 经验：具备2年煤炭进出口贸易经验。 问题：原岗位任职人员的专业结构不符合岗位要求，普遍缺乏供应链管理和计划调度的相关技能和经验。

2．调整后岗位的岗位说明书

在原有岗位工作分析和诊断的基础上，进行工作描述，编写工作规范，改进的着眼点如下。

（1）增强对煤炭业务流程节点的审核和监督职能。 （2）增强对产供销的计划控制职能。 （3）增强供应链信息管理和共享职能。 调整后形成的职位说明书如见下1-2。

表1-2 计划调度主管岗位说明书

岗位名称 计划调度主管 岗位编号 019 所在部门 煤炭部 岗位定员 2人 直接上级 煤炭部总监 工资等级 直接下级 计划调度助理 薪酬类型 所辖人员 3人 岗位分析日期 2006年10月 职责概述： 负责监督调度制度的建设和落实

负责汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤炭业务月度经营计划，组织煤炭业务月度经营分析会议 负责组织召开周调度例会

负责日常调度工作，协调铁路运输和港口作业 负责煤炭业务自产煤采购的商务执行工作 负责审核装船方案

负责供应链信息的收集、整理、分析、传递工作 完成上级交办的其他任务 工作描述： 职责表述：负责监督调度制度的建设和落实 工作结果 分送单位 监督、规范下属生产企业和储运公司的调度制度建设、修改煤炭业务调度制度 煤炭部总监 和完善工作 职 工落实下属生产企业和储运公司的调度信息规范化建设工作，责 作 包括规范表格的填写、信息传递时间等 一 任调度制度适应性评务 对调度制度的适应性进行评价，并提出改进建议 煤炭部总监 价报告 组织落实调度制度的改善工作 职责表述：负责汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤炭业务月度经营计划，组织煤炭业务月度经营分析会议 收集、汇总各环节上月经营计划执行情况 职 工收集各环节的生产、采购、销售计划 责 作二 经平衡后编制煤炭业务月度经营计划 任务 组织煤炭业务月度经营分析会议 下发煤炭业务月度经营计划 职责表述：负责组织召开周调度例会 召集与会人员参加周调度例会 职 工说明调度例会内容，负责会议记录工作 责 作编撰调度例会会议纪要，经领导批示后下发 三 任务 下达调度会会议决议指令 协调、监督调度会决议的执行 工作结果 煤炭业务月度经营计划 工作结果 调度会会议记录FJ433 会议纪要JY7 调度通知M1-B14 分送单位 煤炭部总监 煤炭部总监 分送单位 本岗位留存 煤炭事业部总监 下属生产企业和储运公司 续表 分送单位 下属生产企业和储运公司 下属生产企业和储运公司 煤炭部总监 煤炭部总监 分送单位 煤炭部总监 分送单位 煤炭部总监 储运公司 分送单位 煤炭部各部门、下属生产企业和储运公司 煤炭部总监 煤炭部总监 本岗位留存 职 责 四 职 责 五 职 责 六 职 责 七 职责表述：负责日常调度工作，协调铁路运输和港口作业 工作结果 参加公司月度经营计划会议，按计划负责处理权限内日常调调度通知 工度工作，上报值班领导处理权限外日常调度问题 作负责下达调度指令，协调铁路运输和港口作业 调度通知 任务 向生产企业和储运公司索要指令执行情况反馈 反馈信息 跟踪调度指令的执行情况，向直接上级反馈执行结果 反馈信息 职责表述：负责煤炭业务自产煤采购的商务执行工作 工作结果 工自产煤炭的合同签订 煤炭采购合同 作煤炭供应过程的执行监督 任 务 自产煤炭采购的结算 职责表述：负责审核装船方案 工作结果 接收储运公司传真过来的装船方案 工计算装船质量指标，审核装船方案的可行性，签署审核意见 装船方案审核意见 作呈报装船方案给煤炭事业部总监审批 任审批后的装船方案务 下达审批后的装船方案 M1-Y29 职责表述：负责供应链信息的收集、整理、分析、转递工作 工作结果 负责接收各部门传来的业务信息，包括船期信息、装船信 息等 负责收集煤炭业务供应链运作信息，包括日调度表等 工单位 调度通知 作负责传递煤炭业务供应链运作信息给供应链相关部门、任务 煤炭生产经营问题整理归类日常运作问题，填写日调度问题汇总表 汇总表 分析处理供应链信息，填写月调度信息分析报告 月调度信息分析报告 整理归档供应链信息，建立调度信息文档 调度信息文档 职 责 职责表述：完成上级交办的其他任务 八 权力： 人事权 对直接下属的奖惩有提名和建议权，有一定的考核评价权 财务权 无 业务执行权（调度制度执行情况的监督权、调度信息收集权、调度指令执行检查权、日调业务权 度会议的组织权、装船方案的审核权、铁路运输和港口作业的协调权） 工作协作关系： 外部协调关系 煤炭业务下属控股子公司、储运公司等 工作规范： 教育水平 大学本科及以上学历 专业 煤炭、物流管理等相关专业 培训经历 培训内容 导训时间 培训内容 导训时间 煤炭专业知识培训 供应链管理培训 经验 个人素质 知识 技能技巧 备注 两周以上 两周以上 计算机应用培训 外语 两周以上 续表 2年以上相关工作经验 较高的工作热情和工作主动性； 较高的职业道德水平； 较强的人际交往能力、沟通能力、判断和决策能力；很强的计划和执行能力。 掌握供应链管理知识；具有煤炭一般知识和煤炭生产管理知识 较强的外语阅读能力、熟练使用计算机办公软件 分析：

1．调整后的岗位说明书编得如何？你有何建议？ 2．实例介绍

表1-3为客户关系专员岗位说明。

表1-3 客户关系专员岗位说明书

岗位名称 客户关系专员 岗位编号 所在部门 市场部 岗位定员 直接上级 市场部经理 工资等级 六级 直接下级 薪酬类型 所辖人员 岗位分析日期 2008年8月 本职概述：组织市场调研，市场部资料档案的收集、整理和归档，进行客户关系管理 职责与工作任务： 职 职责表述：协助市场部经理制定部门年度工作计划 责 工作任务 协助市场部经理制定本部门年度工作计划 一 职 职责表述：负责组织市场调研 责 负责组织市场调研工作，并监督销售业务员执行，对调研数据进行真实性的检查 工作任务 二 负责组织调研报告的分析工作，完成市场调查报告 职责表述：负责市场相关资料和文件的收集、整理与存档工作 职 进行与客户有关的传真、电子邮件的信息管理 责 工作任务 收集市场、竞争对手、经销商、用户的信息，建立市场信息系统以及完整的客户档案 三 收集、整理市场和销售部门的业务信息，包括各种报告和统计 职 职责表述： 负责客户关系管理 责 负责对客户档案进行总结分析，进行客户分级、客户关系管理等工作 工作任务 四 参与客户的信用评级工作 职 责 职责表述：完成运作支持部经理交办的其他工作任务 五 权力： 收集市场相关信息、资料、文件的权力 客户信用评级的提议权 工作协作关系： 内部协调关系 销售部、技术开发部、供应管理部、财务部、行政部等 外部协调关系 相关政府部门、客户、经销商、市场调查公司等 任职资格：两年以上客户关系管理相关经验，能够参与制定部门年度工作计划并组织市场调研

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