秘书四级文书的拟写与处理

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第一章 公文概述 一、公文的概念

广义：凡是反映公务活动的文书，都称为公文。

狭义：国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）第2条给行政公文下了一个定义：行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1．公文由法定作者制发（法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织）

2．公文的制发具有程序性 3．公文具有法定效力

4．公文具有规范的体式（一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式。）

三、公文的种类

从不同的角度来看，公文可以有多种分法。不同的分类，从不同的方面揭示了公文的特征或属性。

1．按适用范围来划分

《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行的公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2．按行文方向来划分

可分为下行文、上行文和平行文。 3．按缓急程序来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。这是从公文的办理时限来划分的。急件应当在接到文后3天之内办理完毕，特急件应在1天内办理完毕。

4．按保密级别来划分

可分为三个等级：绝密、机密和秘密。

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四、行政公文的行文规则（非重点，但主要在应用上）

为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，《办法》第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系或职权范围确定。”具体的行文规则有：

1．下行文规则

（1）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 2．上行文规则

（1）请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）报告不得夹带着请示事项。 （3）一般不得越级请示和报告。

（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 3．联合行文规则

（1）同级政府，同级政府各部门，上级政府部门与下一级政府可以联合行文。

（2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。

（3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。

（4）政府部门与同级人民团体和具体行政职能的事业单位也可以联合行文。（中国作家协会副部级）

4．其他行文规则

（1）属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行

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文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。

（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 五、公文的格式

公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性，是公文的重要组成部分。 1．公文的书面格式

公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。

按国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （1）眉首部分

眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

①公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象，以便掌握其是否有遗漏或丢失。因此，发文机关在发文和收文机关在收文的时候都要登记份数序号。

②秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当在首页右上角第1行标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“★”号隔开。

③紧急程度 紧急程度表示对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。

④发文机关 发文机关指制发公文的机关。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

⑤发文字号 发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字。指用1到2个汉字表示发文的机关。例如：“国办发”表示国务院办公厅制发。年份表

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示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入。例如：〔2007〕表示文件是2007年制发的。序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。

⑥签发人 上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。 （2）主体部分

公文主体部分包括文公标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

①公文标题 一般由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成，位置在文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中排列。

②主送机关 指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置在标题之下、正文之上，要求左顶格书写。

③公文正文 这是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。导语部分用来表示制发公文的依据、目的或原因。主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。

④附件 指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，在正文下空1行空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。

⑤成文时间 一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“○”。

⑥公文生效标识——印章 单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间距离右边沿空4个字，加盖印章；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，

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最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。署名。以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。

⑦附注 指与文件有关的简要说明。如有附注，应当加括号标注，标识在成文时间下一行。 （3）版记部分

版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。

①主题词 是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有1个字的间距。

②抄送单位（抄送机关） 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。

③印发机关和印发时间 印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发时间是指把公文文稿送往印刷的日期。这两项位于抄送机关之下（无抄送机关位于文题词之下）占

1．行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印时间用阿拉伯数码标识。

2．公文的特定格式 （1）信函式格式

发文机关名称距离页的上边缘为30mm，字号由发文机关酌定。发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。

（2）命令格式

命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间。

（3）会议纪要格式

会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。

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