流程图(4)

（二）教育部有效率会议标准作业流程

I.作业要项表： 秘书室管考科制930927 项目编号 秘管-07 项目名称 「效率会议」标准作业流程 承办人员 萧玉真23565905 相关单位 本部各单位 办理时间 经常性办理 注意事项 会议召开的目的在于解决问题及产出决策，所以沟通应在会前进行，行政作业的目的在于如何使会议更有效率（Effective），进而达成预期效果（Effectiveness）。 有关法令 （一）内政部「会议规范」。 （二）教育部「会议的主持与参与」。 办理方式 (一)会前作业 1.预期会议希望达成之效益与成本分析 2.检核会议召开之必要性（无其它方式可替代或奉上级指示） 3.决定与会者（人员层级不宜超过三级） 4.准备会议背景资料 5.明确的会议议程及时间表 6.预拟可能之争议点 7.进行会前沟通 8.检核上次会议决议执行情形（连续会议者） 9.研拟主席裁示稿 10.准备事务用具及器材 11.发送资料 (二)会议进行 1.主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则。 2.确认上次会议决议执行情形（Ａction Ｒequest Control List ）。 3.与会人员了解目的、表达看法、达成共识。 4.处理争议。 5.确定会议结论。 6.准时结束会议。 (三)后续作业 1.发送会议纪录。 2.后续处理（追踪决议办理情形）。 3.准备下次会议资料（连续会议者）。

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教育部「效率會議」標準作業流程（SOP）

教育部「會議召開」評估檢核表(如附表1) 1.預期效益與成本 2.開會的必要性 3.決定與會者 4.準備背景資料 5. 明確議程與時間表 6. 預擬可能之爭議點7.會前溝通 8.檢核決議執行情形(如附表2) 開會先期 準備工作 單位自我檢核開會的必要性 是 否 單位簽陳 開會 是 籌備會議 1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則 2.確認上次會議決議執行情形 3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識 4.處理爭議 5.確定會議結論 6.準時結束會議 退原申請單位 否 不開會 檢附單位自評檢核表 與相關資料 1.研擬主席裁示稿 2.針對可能爭議持續溝 通 3.準備事務用具器材 4. 發送資料 1.總結重點、決議、行 動及任務並納入相 關會議決議 2.草擬下次開會議程 (連續會議) 3.感謝與會人員 4.評量此次會議 會議進行 會議決議 依據層級發送紀錄：A級送列管發送會議紀錄 單，B級email通知，C級morall系統。 ◎主秘以上長官主持之會議決議 ─ 由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單。 ◎單位主管主持之會議決議 ─ 由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管考科。

後續處理 (追蹤決議辦理情形) 16

教育部「会议召开」评估检核表 附表一 序号 检核项目 检核 备注(说明、附件) 1 预期会议希望达成之效益与成本分 析 2 开会的必要性(无其它方式可以替 代或奉上级指示) 3 决定与会者(人员层级不宜超越三 层) 4 准备会议背景资料 5 明确的会议议程与时间表 6 预拟可能的争议点 7 进行会前沟通 8 检核上次会议决议执行情形(连续 会议者) 9 其它 总评 总说明： 注：检核通过者打「ν」，不通过者打「ㄨ」，有疑义者打「？」。

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（二）国立技专校院资本门工程新兴计划审核作业流程

學校提送構想書 本司書面 內容項目初審

否 是否通過 逕送(復)請學校修正或補送資料 是 送請本部工審會委員或專家 學者提供技術性審查意見 否 是否通過 是 簽陳部次長核定 否 是否通過 暫緩或緩議 是 核定構想書同意函 結束 規劃設計報告書 報部審核

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A

規劃設計報告書報部審核 本司書面審查 否 請學校補充、修正與說明／退

是 是 是否通過 回重新修正 提工審會專案會議審查 否 是否通過審查通過，提送30% 必要圖說報工程會 工程會逕送行政院 覈實總工程費 新興工程概算補助審議 B 19

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