秘书理论与实务案例分析(2)

负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。

接待工作案例

[案例]一次，上级领导到某滨海城市考察。在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排

30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。而车开出动不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。原来，他们认为只看一个旅游点不足让上级领导乘车沿着海滩多看一看。没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。无奈，原来分乘两辆车的人，只好都乘一车，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。此次海滩考察着实令人扫兴。而原定的汇报会也因此不能如期进行了。

[点评] 接待上级领导前来考察，是下属单位一件很严肃的政治任务，像上述这种临时随便屐改

动原定计划显然是不可取的：1.不做可行性调查，盲目行事，使考察活动受客观条件限制无法进行，白白浪费时间、人力、物力。2.不做合理安排，临时增加考察内容，没有及时通知有关人员，造成随同上级主要领导前来的人员不能参加，不该去的却挤去凑热闹，直接影响考察效果。3.不做应急准备，临时动议的事，会随时发生预料不到的问题，但却不协调各方，当车陷沙滩时，无从联络救急，只落得个乘兴而去，败兴而归的结果。前车之鉴，后事之师。对领导同志活动的组织服务工作，应慎之又慎。已经领导同志同意的活动计划，不是十分需要，不要随意更改变动。确需变动的，务必及时通知有关人员，慎重考虑，周密组织，稳妥行事，确保万无一失。

档案管理案例

[案例]某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地

点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间

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形成的档案从柜中搬出，装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。

[点评] 造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡薄。〈机关档案工作条

例〉第二条规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王X作为该局办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。

从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。

电话接听案例:偶然疏忽 后果不小

[案例] 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，

接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。

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[简评] 问题就出在这位接电话的秘书身上。这位同志是讲粤语和客家话长大的，对普通话的

语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”。“汛”、“震”相混闹出了上述笑话和事故，可见语音是语言交流不可忽视的要素。语音听错了，语言的意思就变样了，听者就可能作出有违说者初宗的举动，传递错信息，贻误领导的决策，工作造成损失，上级的指示就会被歪曲弄成相反的意思。所以要讲好普通话，这是秘书人员一项基本功。早在1956年国务院就发布了《关于推行普通话的指示》。1958年毛主席发出“一切干部要学好普通话”的号召。1982年公布的我国的宪法规定“国家推行全国通用的普通话”。现在普通话在我国已较为普及了，已成为我国各民族共同的语言。语言能否起到便于人们交际的作用，关键在于说、听双方对语言的认同。秘书人员为工作接触四面八方的人，在交往中，必须用约定俗成的、规范化的语言——普通话，才能共同了解说话的内容。强调讲好普通话，并不是要取消方言，而是消除方言间的隔阂，提高语言的交际作用。

秘书工作要建立必要的制度，接电话应是制度中的重要一项。有了制度，工作就增加了一项监督的职能；有执行制度作保证，就可以防止或减少工作中的差错。制度的主要内容，应包括听到电话的铃声后，应尽快接听，并随时备有纸笔，重要的事情要随时记录下来，有条件的还可以同时进行录音。记录的项目，除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电话的时间、单位、姓名以及必要的联系电话号码等。记下对方讲话的内容后，要当即重复口述一遍进行核对，对方确认无误后方进行办理。记录的内容不要加进记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样，并随而出现偏差。上述“汛震”之错，就是一例。

秘书人员要注意思想政治修养。要搞好工作，首先要有一个健康正确的思想，切切不要夹杂着一些不健康的思想情绪去处理事情。上述听电话的差错，就是受地震惊恐情绪的干扰，而错把“防汛”，想当然地认为是“防震”。这种教训不可忘掉。

秘书“办事”工作案例：偶然疏忽 后果不小

［案例］ 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘

书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型小库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直

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各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。

[点评] 问题就出在这位接电话的秘书身上。这位同志是讲粤语和客家话长大的，对普通话

的语音辨别力差，别人讲普通话的“汛”，他听成是“震”。“汛”、“震”便相混闹出了上述笑话和事故，可见语音是语言交流不可忽视的要素。语音听错了，语言的意思就变样了，听者就可能作出有违说者初衰退的举动，传递错信息，贻误领导的决策，工作造成损失，上级的指示就会被歪曲弄成相反的意思。所以要讲好普通话，这是秘书人员一项基本功。早在1956年国务院就发布了《关于推行普通话的指示》。1958年毛主席发出“一切干部要学好普通话”的号召。1982年公布的我国的宪法规定“国家推行全国通用的普通话”。现在普通话在我国已较为普及了，已成为我国各民族共同的语言。语言能否起到便于人们交际的作用，关键在于说、听双方对语言的认同，普通话是这种。秘书人员为工作接触四面八方的人，在交往中，必须用约定俗成的、规范化的语言——普通话，才能共同解说话的内容。强调讲好普通话，并不是要取消方言，而是消除方言间的隔阂，提高语言的交际作用。

秘书工作要建立必要的制度，接电话应是制度中的重要一项。有了制度，工作就增加了一项监督的职能；有执行制度作保证，就可以防止或减少工作中的差错。制度的主要内容，应包括听到电话的铃声后，应尽快接听，并随时备有纸笔，重要的事情要随时记录下来，有条件的还可以同时进行录音。记录的项目，除如实记下对方讲述的内容外，还要记明来电话的时间、单位、姓名以及必要的联系电话号码等。记下对方讲话的内容后，要当即重复口述一遍进行核对，对方确认无误后方进行办理。记录的内容不要加进记录人任何主观猜测的东西，否则电话的内容就会走样，并随而出现偏差。上述“汛震”之错，就是一例。

秘书人员要注意思想政治修养。要搞好工作，首先要有一个健康正确的思想，切切不要夹杂着一些不健康的思想情绪去处理事情。上述听电话的差错，就是受地震惊恐情绪的干扰，而错把“防汛”，想当然地认为是“防震”。这种教训不可忘掉。

秘书职能范畴案例：协调要注意留有余地

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［案例］ 一天早晨，某山区F县县长罗某要赶到行署参加一个会议，但他平时乘坐的汽车

因机械故障无法开动。罗县长立即找县政府办公室调另一辆车。县政府办公室杨副主任情急之下将常务副县长方某乘坐的丰田轿车临时调给罗县长使用，他想：方副县长最近也不外出，先给县长用几天吧。没想到，这次调车竟捅了马蜂窝。杨副主任送走县长，刚回到办公室，正与冯主任研究当天的工作，就听到楼下院子里传来一阵斥责声：“为什么用我的车！是谁决定的？”

杨副主任一听，是方副县长的声音。“这车我不坐，我不去了！”方副县长在大声嚷嚷。 冯、杨二位主任正欲下楼了解是怎么回事，秘书小沈匆匆跑来报告。

原来方副县长不巧今天也要到省城开扶贫工作会。头天晚上他没有告诉办公室，今早一到政府小车班，听说他乘坐的车临时调给了县长，很不高兴，发了脾气，并拒绝乘坐给他改派的汽车，说省城的扶贫会他不参加了。

冯主任一听，感到问题严重，立即起身要去找方副县长解释，杨副主任拦住了他说：“要去我先去，你是办公室的第一把手，不宜首先出面，我先去向他解释，你随后晚一点来。”说完他先走了。

约过了10分钟，冯主任慢慢走到方副县长的办公室，听到杨副主任正与方副县长解释。 “我们头天晚上不知道您要去省城开会，今早上罗县长要车又很急，所以……

冯主任推门而入，看到坐在椅子上的方副县长的脸部表情已缓和了许多，知道杨副主任的工作已经秦效，就趁势再加一把火，来了一番自我批评：“方副县长，是我们的工作失误，影响了领导的工作，首先是这个主任要受批评，这个教训我们一定认真吸取。刚才临时调换的车如果您觉得不合适，我们再想法调，还可以到别的部门借，直到领导满意 为止，您看……” 这么一来，方副县长倒有些不好意思了。

“行了，就坐这辆车去吧，这件事也不能全怪你们。”听了方副县长这句话，冯、杨二人才松了一口气。结果，方副县长还是坐着政府办公室给他调换的车到省城开会去了。

[点评] 本案例中的方副县长因专车被换乘而大发雷霆，并因此声言不去开会，的确是令办公

室的负责人非常头疼的事情，是一种精神压力。此类事件在办公室工作中时有所闻，而且协调起来难度很大，这是办公室所处手地位决定的。各级党政机关的办公室都是作为领导同志的下级服务部门和综合协调部门运转的，在领导面前不能发号施令，总是处于被动状态。F县政府办公室的冯、杨二位主任深知自身工作的性质。他们面对正在气头上而蛮不讲理的上司，采用的是冷处理的方法，而且注意留有回旋余地，不一竿子插到底。先由副主任出面，以防一开始就由冯主任介入，万一碰壁后失去继续做工作的空间。冯主任的话语也较含蓄，没有直接劝方

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