2办公软件的基本操作方法

第2章 办公软件的基本操作方法

作为人们工作、学习中一项必备的基本技能，办公软件的使用技能越来越受到大家的重视，这些操作技能在现代远程学习中必不可少。掌握办公软件的基本操作有利于学生快速地进入学习状态，减少一些因操作和使用不当而引起的不必要干扰和麻烦。本章将着重从Microsoft Word、Excel的基本操作和输入法的角度介绍一些常用的技能。

通过本章的学习，拟达到的学习目标有： ? ? ? ?

掌握word的基本操作：新建、打开、保存、输入文本等 掌握Excel的基本操作：打开、录入数据、保存和格式设定等 掌握输入法的设置及添加、删除操作 认识并掌握几种常用的输入法

2.1文字处理工具----MS Word

Microsoft Word是微软公司的Office办公软件系列之一，是目前世界上最流行的文字处理工具。它可以编排出精美的文档，方便地实现文档发送、编辑和生成网页等等。 一、新建文档

方法一：使用右键菜单来建立。在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了,如图2.1所示。

图2.1 新建文档

(2)方法二：可以通过任务栏的“开始”菜单中的新建Word文档来建立，图2.2所示。

图2.2 从“开始”处新建文档

以上两种方法都可以新建Word文档，具体采用何种方法新建文档，会因个人使用习惯而异。

方法三：当我们打开Word应用程序后后，还可以通过菜单或“新建空白文档”图标新建文档，图2.3所示。

图2.3 在打开的Word中新建文档

二、打开文档

怎么在Word应用程序中打开以前保存的文档呢？有人是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。其实打开和新建文档一样，不用退出Word也可以实现。单击工具栏上的“打开”按钮要的文档，双击就可以打开该文档了。

或者在“文件”菜单中选择“打开”选

项（图2.4），就可以打开“打开文件”对话框（图2.5），然后在相应的文件夹中找到自己需

图2.4 在“文件”的下拉菜单中选择“打开”选项

图2.5 “打开”对话框

三、输入文本

新建一个空文档后，就可以输入文本了。当输入文本时，插入点自左向右移动。

特别提示

如果输入了一个错误的字符或汉字，那么可以按Backspace键删除该错字，然后再继续输入。

Word有自动换行的功能，当输入的文字到达每行末尾时不必按Enter键，Word会自动换行，只有要另起一个新段落时才按Enter键。按Enter键表示一个段落的结束，新段落的开始，如图2.6所示。

图2.6 在Word中输入文字

扩展阅读 Word操作小技巧

1、文章快速定位

编辑比较长的文档时，经常需要大段翻页，使用鼠标拖滚动条的速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，效率也比较低。这里告诉大家一个简单的方法：按着SHIFT键，在滚动条到达的目标位置单击鼠标左键，滚动条就会立刻到达目标位置。这样的翻页方法又快又准确。

2、随时查看字数

写文章时需要在写作过程中查看文章的字数，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？方法是点“工具”菜单里的“字数统计”，文章包含多少字、字符数量即可显示出来，而且还分带空格和不带空格两种信息。

3、更新语法字库

Word有一项非常有用的功能，就是可以自动检查输入的内容是否含有语法错误，这是由默认安装的微软输入法词库支持的。在写作过程中经常会遇到Word自动检测出一些词库中没有的特殊语法，如何让这些特殊用法可永久性被微软输入法识别呢？方法就是把这个特殊语法加到输入法的词库中：在被识别的错误语法上点右键，选“语法”，然后选择“词典”，在出现的“更新微软拼音输入法”对话框的 “自造词”一栏里填上特殊用法的词，最后点“注册”即可。

4、快速选择文字

如何才能快速选择要编辑的文字呢？方法如下：①选择某行：把鼠标移动到要选择的行最前面的空白处（鼠标的形状会改变），单击鼠标左键即可选中整个行；如果要选择多行，则使用同样的方法先选择第一行，从第二行起按着Ctrl键在要编辑的每一行前单击鼠标左键；②选择某段：在要选择的段前面的空白处（鼠标的形状会改变）双击鼠标左键即可选择整段。③选择所有文字：直接按住Ctrl键，同时将鼠标移动到文章的左面空白处（鼠标的形状会改变），并按下左键；或者直接在鼠标形状改变后连击三次左键。

四、文字格式的设定

文字输入完成后，常常需要对其进行格式设置，比如改变文字的大小，或文字的形状 (字体)及颜色等。文字格式的修改主要有以下几个方面:

(1)改变文字的颜色:首先选中文字然后点击快捷工具栏中的快捷图标在弹出的色谱中选择需要的颜色，单击 \确认\按纽即可，如图 2.7所示。

图 2.7 文字颜色的改变

(2 )改变文字的大小：:选中要改变大小的文字，然后点击菜单栏中的 \格式\选择字体，在弹出的对话框中选择 \字号\栏中需要的字号即可，如图 2.8所示。

图 2.8改变文字的大小

另一种改变字体的大小的方法是:选择要改变的文字,然后直接点击快捷工具栏中的字号设定快捷工具

,在弹出的选项中进行选择即可。

(3)改变字体:与改变文字的大小及颜色方法相同。

(4)改变字体间距:首先选择要改变的文字内容然后单击菜单栏中的 \格式\单击 \字体\选项在打开的 \字体\窗口中选择 \字符间距\选项框根据其中的提示选择所需要的间距大小即可如图 2.9所示。

图2.9 改变字体间距

五、段落的排版

段落的设置主要有段落的对齐方式、缩进、行间距、段前距、段后距、特殊格式 (首行缩进、悬挂缩进)等,这些都是在 “格式”菜单下的“段落”选项中弹出的“段落”设定窗口中进行设定。下面以改变行间距为例来说明段落的排版。

改变行间距:首先选择要改变的段落，然后单击菜单栏中的“格式”， 再选择“段选项，在弹出的对话框中 (图2.10)选择“缩进和间距” 在其中，在其中根据自己

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