关于档案信息化现代化管理的几点思考

关于档案信息化现代化管理的几点思考

摘要：随着国家趋向信息化、现代化的发展，在档案管理方面的工作接触的内容也越来越多，换句话讲，现在如何处理好档案管理问题已经成为一大主题，本文就围绕信息化和现代化这两点来分析档案的管理问题，从而更加准确的认知到档案在信息化、现代化两方面上的管理存在的不足之处，并加以改正。 关键词：安全性；信息化；办公自动化

自从我国申请进入W T O后，与全球各国间、各行各业间的互动联系愈加紧密，因此我国拥有了更多的机会去了解其他国家先进的档案管理技术，再加上计算机网络技术被广泛流传、应用，使得我国在档案管理方面的整体水平更趋向于信息化和现代化。

一、档案在信息化、现代化两方面的管理上所存在的安全隐患

1.信息化档案管理

1.1真实、合法地管理电子档案。遵循传统管理模式，那些纸质类型的档案都必须要盖单位专用章，还需要领导者签字认证，这样鉴定起来就算是合法的、真实的；而应用了信息化管理档案之后，因其有可复制性跟可修改性，就使得档案在鉴定真实、合法这一点上变得困难了许多。

1.2信息传输进程里的安全隐患。在信息化管理档案的模式条件下，通常在传输档案资源时用到网络计算机技术，这一技术在档案的管理应用上存在一定的威胁性。尤其是在保密这方面的工作，威胁性更大。

1.3保管环节中遇到的阻碍。想要长久、安全地保管好电子档案资料，在经济、社会等条件存在着一定的制约性，就比如讲，计算机正常运作的寿命、网络技术跟档案信息的同步性···上述总总必须要处理妥当，如果有丁点的差池，就可能使得电子档案丢失、损坏。

1.4病毒对电子档案数据的侵害。事实上，在信息时代里，总是存在着各种各样的病毒，换句话说，电子档案无时无刻不在受着病毒的感染、侵害，直接影响到了电子档案的安全性、稳定性。先前的管理模式跟服务制度早就不能完成现有的目标任务。由此可知，应将管理档案工作趋向自动化、科学化。

2.现代化档案管理

2.1设备不完善。由最新的调查结果显示，各个行业所使用的网络模式、打

字机型号都各不相同，规格大小不一，从而导致软件之间不能互相交换使用，计算机跟打字机也不能互通功能，在一定程度上对文件的永久性价值产生了影响，直接限制了网络的大规模发展、更新。现阶段，大多数业务机构都已经实现了计算机网络管理目标，但仅仅只限制在文书类型的档案管理上，并且只能存储文本类的目录而已。由此可知，设备的不完善、不统一在一定基础上制约了管理档案工作整体的发展进度。

2.2档案管理工作者整体素养不高。想要更高效地使用现代化先进设备，就必须配备高素养、高专业技术的人员。但事实上，因为教育水平的不足，很多档案管理者对各个管理细节并不熟悉，根本没有掌握好先进设备具体的操作步骤，所以在管理档案文件时，总是依靠专业的计算机人事，使得整个管理工作变得繁琐、麻烦，根本发挥不了计算机网络的本质功能，在一定程度上局限了档案管理的成长步伐。

2.3设备利用率过低。在使用计算机对档案进行管理的过程里，很多单位不断地进行创新或开发，到目前为止，根本就没有任何的技术来专门应用在文书、科学、专业等多种档案管理方面，整个应用技术过于单调，功能过于简单，让设备在现代化信息时代的应用不够突出。 二、针对上述隐患，提出应对的解决方案

1.信息化档案管理

1.1信息签署技术。一般分成两种：证书式技术跟手写式技术。第一种就是文件传送方使用保密密钥来处理文件信息，同时传送一串串的字母编码、文件资料以及保密的密钥；而另一方面，成功接收文件之后，就要根据特定的计算模式，利用公开的密钥对传送的资源进行解锁，如果核对正确，则确保信息是来源于正确的传送者，并且是未经改动的原始信息。第二种就是指在某文字处理信息技术里安装专业软件，让文件的创建者在计算机结构内签上自己的姓名，然后经由数字转换器来鉴别这一签名的真伪，打包压缩处理所创建的电子文件数据。

1.2权限制约。通常在权限制约中应用较多的就是对每一位合法的网络用户发放网络通行证，用数字、字母以及各专用字符来组成通行证书，对于合法的网络用户来讲，要想访问某些特定的档案信息数据库时，就必须要做允许通过的一道证明手续，这样的话，就可以防止无关人事进入专业数据库破环信息。

1.3监控管理技术。其实就是一种对访问的网络进行控制的技术而已，在内外网间设定一道屏障，俗称“防火墙”，进一步监控并鉴别出数据，方便联系、沟通。防火墙技术不但可以防止有用数据被非法访问、入侵，还能防止那些机关保密档案文件被非法泄漏、利用。 2.现代化档案管理

2.1强化现代化管理档案力度。社会技术的进步，使得信息资源量迅速扩张，另一方面，在档案信息方面的搜集、处理以及储存环节都变得异常关键。因为，总是有一小部分的原始数据不能有序整理；或者就是，总有新档案在不断地创新、优化、整合，综上所述，如果不采用更新最快、最先进的管理模式来整理档案的话，就不能高效地为利用档案的人提供最便捷、优质的数据资源。由此可知，各级单位领导、档案管理者都必须清楚地了解实时情态，最大程度地将社会利益和经济效益发展成最大化、最优化。

2.2实时对档案管理各环节做好准备工作。不管是什么行业的机关单位，都要展开全面化、层次化的培训计算机课程，进而强化档案管理者的知识水平，使档案员工的专业水平更加杰出。另一方面，档案管理者应凭借严肃、认真的执着心态，利用先进的技术指标，帮助现代化的管理作业创建出优质的、科学的管理环境。

2.3在机关性质工作环境中应用现代化的档案管理体系，让各类型档案趋于统一化。现代化档案管理模式是目前应用最广泛的发展趋向，可是它不能单独存在，必须要融入到自动化的信息体系里。使原本过于单调的文本式管理模式变得综合性更强的管理模式，使得档案管理更加趋向现代化，更加优质化。 三、结语

现阶段，信息网络技术的飞速成长，使其在人类社会中无限地凸显出独特的优点。想要发展国家、社会以及档案管理模式，就必须将各项工作变得信息化、现代化。针对这一点，每一位专业的管理者都要积极给予最有效的建议去解决安全隐患，进一步推动社会发展、进步。 参考文献：

[1]安小辉．论档案信息化管理的重要性．．齐齐哈尔大学学报(社科)，2010(1)． [2]张影.刘天龙 浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[期刊论文] - 现代

商业 2010(6)

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