COP01文件管理程序

深圳市XXXX有限公司

● 程序文件 ○ 作业指导 文件名称：文件管理程序 文件编号 版 本 页 码 COP-01 A 1 OF 5 修订状态 版本 A 修订记录 首次发行 编制 审核 批准 生效日期 2006年 2月1 日 发放部门 份数 签收记录 发放部门 份数 签收记录 受控状态

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● 程序文件 ○ 作业指导 文件名称：文件管理程序 文件编号 版 本 页 码 COP-01 A 2 OF 5 一、目的：

为了能很好地管理本公司质量体系内的所有文件，使公司文件在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。

二、使用范围：

本公司质量体系内所有文件以及所有的外部提供文件等。 三、定义： 3.1 外部文件

3.1.1 国家规定，法令及以此为准的规定等公用规定。 3.1.2 客户提供的在技术方面的规格、要求等。 3.2 受控正本：即受控文件的原稿 3.3 受控副本：即受控文件的复印件 3.4 旧版：即文件修改以前的原稿

3.5 参考：即文件仅供参考如今后有何改动不作回收及修改通知的文件。

四、职责：

4.1 行政部（文控中心）：负责公司所有文件的分发回收控制。 4.2 各部门文件制作人：负责相关文件的修改、保管。

4.3 各部门负责人：负责相关程序文件的审核、作业指导书的批准。 4.4 管理者代表：负责手册的审核以及程序文件的批准。 4.5 总经理：负责质量手册的批准。

五、程序内容：

5.1 本公司文件编号采用以下方法：

5.1.1 手册的编号

QM—01

表示文件编号 表示质量手册

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● 程序文件 ○ 作业指导 文件名称：文件管理程序 文件编号 版 本 页 码 COP-01 A 3 OF 5

5.1.2 程序文件的编号

COP 01 表示流水号

表示质量程序文件

5.1.3 作业指导书类的编号 ZC- **- WI— 001

序列号

表示作业指导书 表示部门代码 表示公司代码

总经理:Factory Manager 代码为:FM 品质部:Quality Control Division代码为:QC 生产部:Production Division 代码为:PD 物控部:Materiel Cortrol Division 代码为:MC 业务部:Commerce Division代码为:CD 行政部：Administration Division代码为:AD

5.1.4 表格窗体编号

ZC- FM- □□--□（版本号） 表示流水号

表示部门代码 表示公司代码

/ 5.2 文件版本的更换：文件首次制作发行为A版（作业指导书和表格可不注明），第一次修改后变更为B版，第二次修改后为C版……以此类推，当达到第27次时，从AA开始，再AB……

5.3 受控文件的拟定与修改：受控文件的修改与拟定必须由原制定部门负责，经相应的职责权限负责人审核批准后，文件方可交文控中心受控发放。

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● 程序文件 ○ 作业指导 文件名称：文件管理程序 文件编号 版 本 页 码 COP-01 A 4 OF 5 5.4 若受控文件不适用，不可在原件上直接修改，必须对相应的副本进行修改，并尽快通知文控中心修改。

5.5 文件的发放：经拟定或修改的文件经审批后，送到文控中心，经文控中心判断符合公司体系要求后，正本控制，并复印副本，将副本盖上受控文件章，将副本发放到相关部门，相关部门领用人在正本文件上签名签收。

5.6 文件的回收与作废：新版本文件发放时，同时须将所有的旧版文件回收文控中心，旧版正本文件盖上作废文件章，由文控中心至少保存一年，旧版副本文件由文控中心作废。

5.7 参考文件的发放：当客户或其它外界需用相关文件的时候，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参考章的文件，本公司将不再回收与管理，当文件有修改时，亦不作任何通知版本的更换。

5.8 文件的保管

5.8.1 所有的受控正本文件必须作有《受控文件一览表》。

5.8.2 文件控制中心每年至少一次，须根据《受控文件一览表》对各部门的文件进行查核，是否有遗失或已坏现象，遗失文件追究责任并由各部门分析原因，经申请后予以补发，如发现有损坏现象，回收并予以重新补发。

5.9 文件的领用及取消

5.9.1 如各部门有遗失或要取消的文件，申请人必须填写《领用、取消文件申请单》，由所属部门负责人及管理者代表审批后，交文控中心按规定补发或取消文件。

5.9.2 经取消的文件在《受控文件一览表》中予以删除。 5.10 外部文件的接收、认可及处理

5.10.1 外部文件要经过接收、认可后，方可作为公司内部文件而生效。

5.10.2 外部文件的接收者、认可者是各部门负责人，但有关经营上或公司运作方面的重要问题，各部门负责人要向总经理报告，并取得总经理认可。

5.10.3 接收到的文件和公司内、外部文件由各部门负责接收，由认可者签字认可，被认可的外部文件，可作为质量/环境体系的文件使用。

5.10.4 客户订单由市场部自行保管，如过期已没有必要保存的可经过滤自行作废。5.10.5 相关的国家，国际及其它标准等，经认可者确认记入《受控文件一览表》中管理。

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● 程序文件 ○ 作业指导 文件名称：文件管理程序 文件编号 版 本 页 码 COP-01 A 5 OF 5 5.11 最新版管理：为了明确最新版的情况，作为受管理的外部文件要记入《受控文件一览表》中，并注明版本进行管理，内部文件记入《受控文件一览表》，同时也须注明版本。

5.12 文件定期评审：在管理评审时，应对文件的适宜性进行审核及评审，如发现文件有不适宜现象，依照文件修改程序内容进行修改。

六、记录与表格： 《受控文件一览表》 《领用、取消文件申请单》

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