30462文书档案管理复习题整理(高纲1405)(2)

?由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国家机密的安全。

?有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。

?有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。

（3）确定文件材料归档范围的依据和指导 （4）档案价值鉴定的原则；

档案价值鉴定最基本的方法；

我国现行社会组织档案鉴定工作的程序； 机关文书档案的保管期限； 文书立卷的要求； 分类编号法的运用； 案卷标题的拟写；

案卷标题中的时间指向； 装订案卷的“三孔一线法”； 归档章的标准格式； 归档文件目录封面式样。 3．掌握：

（1）档案收集的作用

?收集是档案工作的起点。

?收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施。 ?收集工作直接关系到档案工作的信誉问题。 （2）档案价值鉴定的意义 ?便于发挥档案的作用 ?便于档案的安全保管 ?便于应付突发事件

现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点； 具体档案价值鉴定工作的注意点； 档案保管期限表的结构； 档案保管期限表的类型； 文书立卷的步骤； 立卷类目的组成； 平时归卷工作的内容； 卷内备考表； 六个特征立卷法。

第七章 档案的整理与保管

1. 识记：档案整理工作、全宗的概念。 2. 领会：构成立档单位的主要条件； 全宗的主要形式；

年度分类法中所属年度的判定； 年度—组织机构分类法； 组织机构—年度分类法； 年度—问题分类法； 问题—年度分类法； 案卷目录封面；

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档案保管工作的基本原则； 档案库房建设的基本原则。 3. 掌握：档案整理工作必须坚持的原则； 档案整理工作的内容； 全宗的三个基本涵义； 跨年度文件处理方法； 影响档案寿命的人为因素； 档案保管工作的任务。

第八章 档案的检索与利用

1．识记：

（1）档案著录：通过对档案的内容和形式特征分析选择并记录下来，形成条目。 （2）档案标引：赋予著录对象分类标识或主题词标识，赋予分类标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为主题标引。

2．领会：

（1）档案检索的两大部分

档案的检索分为两大部分----档案信息的存储和档案信息的查找。

档案信息的存储阶段具体由著录和标引完成，并由此形成了不同的检索工具。 档案信息的查找实际上是通过对各式各样检索工具的利用来获得需要的线索，然后根据这些线索去寻找对应的档案实体或档案信息。

（2）存储过程的两大环节：档案著录标引和编制检索工具。 （3）档案检索效率的查全率和查准率

查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）*100% 查准率=（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*100% 互逆关系。

（4）档案著录与标引的依据

档案著录的依据是《档案著录规则》(DA/T 18-1999) 标引的依据是《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》。

（5）档案检索语言的两大类

分类语言，即《中国档案分类法》 主题语言，即《中国档案主题词表》 （6）档案提供利用的方式

?阅览服务?外借服务?展览与陈列服务?复本制发服务?制发证明服务?目录信息服务?咨询服务。

3．掌握：

（1）档案检索系统的三要素

?档案信息?档案检索技术设备?档案检索语言与方法 （2）档案检索的地位与作用

?档案检索是档案管理中重要的环节和内容 ?档案检索是提高档案管理水平的重要手段 ?档案检索推动档案管理的科学发展 ?档案检索促进了档案及其信息的利用

?档案检索促进档案人员业务素质的不断提高 （3）《档案著录规则》的主要内容

著录项目、标识符号、著录条目格式、著录用文字、著录信息源和著录项目细则 。 （4）档案检索工具的作用

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?桥梁作用 ?交流作用 ?管理作用

第九章 档案的编研与统计

1. 识记：

（1）档案编研：档案编辑研究工作，是指以馆（室）藏档案为主要依据，主动提供和报道档案信息，为社会、组织机构或有关方面服务的一项工作。

（2）大事记：又称年表、年谱、大事件纪年等，是以档案记载为主要依据，按时间顺序简要记述一定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料。

（3）组织沿革：也称为组织机构沿革，是全面、系统地记述和反映某一地区、某一系统、某一单位组织机构演变的参考材料，其主要作用是为人们查考、研究某一主体的组织变革和历史发展提供客观的基础性信息。

（4）档案统计：用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸多现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现象及其一般规律工作。

2. 领会：

（1）档案编研的意义

?档案编研工作是高效、优质地满足社会对档案信息需求的有效方式 ?档案编研工作是保护档案原件永久保存的重要途径 ?档案编研工作是衡量档案馆（室）工作水平的重要标准 （2）现行档案文件汇编的编写要求

?适当的选题?恰当的选用档案?实事实是的编研态度?注重效率与效益的提高 （3）大事记的结构：

题名、前言、目录、正文、附注 （4）组织沿革的结构

总题名、总序、目录、正文、附图 3. 掌握：

（1）档案编研的主要内容 ?编写档案参考资料

?编纂出版档案汇编或在报刊上公布、发表档案史料 ?编史修志、撰写学术著作和文章 （2）现行档案文件汇编的特点 全面性、可参考性、可替代性 （3）现行档案文件汇编的结构 汇编名称、目录、文件原文。 （4）大事记的种类

组织工作大事记；专题大事记；组织职能变更大事记。 （5）组织沿革的形式

文字叙述：以文字表述的形式记述社会组织与负责人职务变化的基本情况，其中社会组织性质与主要职能、隶属关系、人员编制、内部机构设臵、负责组成这五个要素为必备要素。

组织系统图：用于介绍一段时期内社会组织的职能部门设臵与负责人、工作人员安排等情况所采用的图形方式。

组织系统表：将文字表述的五大要素以表格形成表现出来。

（6）组织沿革的体例：年度—内容法；部门—年度法；问题-阶段-部门法

（7）档案统计的步骤：档案统计调查、档案统计资料的整理、档案统计资料的分析。

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（8）档案利用效果登记簿。 日期 利用目的 利用效果

第十章 电子文件管理

1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。 2. 领会：

（1）常用电子文件存储格式；

（2）电子文件的双重鉴定：一是判断电子文件信息的有用程度，即内容鉴定；二是判断电子文件信息的有用程度是否有实现的可能，即检查电子文件的技术状况，即技术鉴定，二者合称为双重鉴定。它是电子文件鉴定工作的核心内容。

（3）电子文件内容鉴定的步骤：

制订电子文件保管期限表?将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护?归档鉴定?期满鉴定

（4）电子文件利用的特点

共享性、复用性、交互性、多样性、开放性 （5）电子文件在线利用的具体方式 网上浏览、网上复制、网上咨询

（6）电子文件非在线利用的具体方法 单机浏览、提供电子文件拷贝、缩微阅读 3. 掌握：

（1）电子文件的三要素：内容、结构和背景。 （2）电子文件处置工作的内容：保存、销毁、迁移 （3）电子文件技术鉴定的具体过程

?分析影响文件技术状况的因素以及应当采取的相应措施 ?检查保障措施的实施结果

?根据检查的结果，判断文件技术状况 （4）电子文件保管的特点

?电子文件的保管贯穿于整个生命周期 ?电子文件管理成本增加

?电子文件的内容信息安全是电子文件保管的重要内容 ?结构的复杂性影响文件的真实性、完整性和系统性 （5）对电子文件载体保护的具体措施

?控制温湿度，推荐温度18℃，相对湿度40%。 ?防止灰尘 ?防止外来磁场 ?防止机械震动

?防止光线（特别是紫外线）和有害气体 ?加强日常管理维护工作。

（6）电子文件信息保护的技术措施

?加密?身份认证?备份?防火墙?物理隔离?入侵检测 （7）电子文件内容信息保护的管理措施。 ?加强安全意识和保密意识 ?建立健全电子文件管理制度

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单位 姓名 案卷或 文件题名 ?完善电子文件信息安全的法律法规体系

第十一章 企业文档管理

三、考核知识点和考核要求 1．识记： 企业文档 “三低一少”：水平低、受重视程度低、技术手段低、经费投入少，是中小企业文档管理的现状。

2. 领会：

（1）企业文书工作的基本原则

企业文档工作的基本原则：实事求是、精简、高效、准确、安全

企业档案工作的基本原则：集中统一管理企业档案；维护企业档案的完整系统与安全；确保企业档案的有效利用

（2）企业档案人员的要求

遵纪守法、忠于职守、具有专业知识，档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平，档案人员应定期接受档案业务培训。

企业档案信息提供利用时应注意的问题； 选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。 3. 掌握：

（1）企业文档的作用

?是企业管理工作的重要依据和凭证 ?是企业深化改革的第一手资料 ?是企业实现可持续发展的必要保障 （2）企业档案工作的基本原则 ?集中统一管理企业档案

?维护企业档案的完整系统与安全 ?确保企业档案的有效利用

（3）大型企业文书工作机构层次和人员分布组成

?文书工作中心机构?文书工作分支机构?文书工作专门机构 （4）企业文件材料归档的基本要求

?归档的文件必须完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。

?归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

?归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 （5）企业档案信息开发利用的形式 ?在企业内部实行档案开架阅读 ?编制并交流档案目录

?对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行生产情况介绍等。

（6）企业文档管理信息化的优越性

?文档管理信息化增强了企业文档部门的工作效能，在管理效率明显提高的同时劳动强度显著降低。

?文档管理信息化促进企业将文档一体化管理和文件级管理等先进的管理方法、管理理念汲取到企业文档管理中。

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