30462文书档案管理复习题整理(高纲1405)

30462 文书档案管理

绪论

1．识记：

（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系

列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作。

2．领会：

（1）秘书文档管理的研究对象 文书、文书工作、档案、档案工作 （2）秘书文档管理的主要内容 基础知识和工作流程 （3）“秘书文档管理”与相关课程的关系 3．掌握：

（1）文档管理工作的重要性

?文书、档案工作是国家管理的重要手段 ?文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分 ?文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段

第一章 文书和档案

1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会：

（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小 广义文件>文书>公文>狭义文件

（2）文书转化为档案需要具备的条件 ?办理完毕的文书才能作为档案保存

?对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存 ?按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案 （3）公文的种类

?按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。 ?按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。

?按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类。

?按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。

?按时限要求可分为紧急公文和普通公文。 ?按机密程度可分为机密公文和普通公文。 （4）档案的种类

?根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。 ?根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。 ?按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。 ?按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。

?按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等。

3．掌握：

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（1）文书和档案的作用

?规范作用?指导作用?联络作用?凭证作用?参考作用?教育作用 （2）作为文字材料的文书的含义 ?文书的作者是从事社会活动的人 ?文书具有实用性

?文书的记录方式为文字 ?文书的载体形式多种多样 ?文书具有广泛的社会作用

?文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料 （3）档案的定义包括的要素 ?档案的本质属性 ?档案的来源

?档案形式的多样性

第二章 文书工作和档案工作

1．识记：

（1）文书工作：社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系

列相互衔接的环节，完成文书的制作，办理和管理，为组织工作服务的工作。

档案工作、

文书档案连锁法（民国）：民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法。就

是以集中统一的原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。也就是文书和档案统一分类、统一登记、统一编号。

文书工作组织机构：

文书工作组织方式的概念。 2．领会：

（1）文书工作的含义

?文书工作所指文书仅指公务文书。

?文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务。 ?文书工作具有法定的程序和严格要求。

（2）文书工作的原则：及时、准确、安全、精简 （3）文书工作组织机构的分类； （4）档案工作的“三性”：管理性、服务性、政治性。 3．掌握：

（1）档案工作的基本原则

实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。 （2）文书工作和档案工作的关系。 文书工作与档案工作的联系：

?联系：对象有交叉；前后相继；相互影响；长期处于一体化状态。 ?区别：工作对象不同，一个是文书一个是档案；工作任务不同；服务对象和目的不同；工作机构不同。

第三章 文书制作

1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存

本的概念。

2．领会：

（1）打字排版的注意点

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?打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿。

?版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。

?打印排版要建立相应的登记制度，防止文件在缮印过程中出现丢失。 （2）文件用印的注意点。 ?以组织负责人签发为准； ?与文件制发组织相一致。

?印章端正、清晰地盖在文件落款处，上不压正文，下要骑年盖月。 3．掌握：

（1）文书制作的要求 ?真实反映法定作者意图 ?严格遵守公文格式要求 ?准确把握公文写作特点 ?严格控制公文制作程序

（2）公文眉首部分的六要素：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（3）国家秘密的密级规定及保密期限； 绝密三十年，机密二十年，秘密十年。

（4）公文标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。

第四章 文书办理

1．识记：

（1）文书办理的含义（广义、狭义）

广义的文书办理：包括文书制作 、文书处理和文书管理在内的所有工作。

狭义的文书办理：按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、

传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包括文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

（2）收文办理：接收外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。

（3）拟办：社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导

人批办时参考的过程。

（4）注办：对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。 （5）注发：对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在“发

文稿纸”或“发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便查考。

（6）内部文件：组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。 2．领会：

（1）行文制度的三要素：行文关系、行文方式、行文规则 （2）我国各级党政机关组织关系的四种类型：

?同一系统的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系。

?同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门的业务指导与被指导关系。 ?同一系统的同级组织之间属于平级关系。 ?不同系统之间不相隶属关系。 （3）文件处理单的基本格式 收文日期 文件号 来文机关 文件日期 文件标题 附件 拟办意见 批示意见

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处理结果 传阅

时间 姓名 时间 姓名 （4） 承办工作的注意点

?承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是完成承办任务的基础。其次，办文时不能照抄、照转，必须注意结合实际情况具体加以贯彻。再次，上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批办意见，不能只是念念就了事。最后，上级文件一经下达，要根据领导批办意见，及时检查贯彻执行情况。

?承办下级的请求、报告，首先，对请示要着重审核所请事问题的事由、依据情况，要求是否符合实际，是否正确。其次，根据上级有关规定和机会领导批办意见，对请示口头或书面做出答复，答复问题要明确、肯定。

?统筹规划、妥善安排。 （5）内部文件的特点

实用性、保密性、多样性。 3．掌握：

（1）文书办理的特点：连续性、时效性、保密性、集成性、规范性。

（2）文件暂行保管阶段的主要任务：整理、保管、提供利用、处臵、移交、销毁。 （3）行文方式的六种类型：逐级行文、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。

（4）行文规则的主要内容

?行文要尊重社会组织的隶属关系。 ?行文要尊重组织职权。 ?行文要考虑必要性。 ?行文要明确发文权限。

?同级社会组织可以联合行文。

?经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文同等效力。 （5）两次签收的任务

?清点。?检查。?签字。 （6）批办的要求：

?要准确领会发文意图，交代办文的具体要求，科学合理地组织人力、分配任务，以求迅速处理文件。

?重要的，必须由社会组织主管领导批办的文件，一定要由领导当面批办。 ?文件准确送至文件所涉及主管领导处批办，避免出现主管领导批办不属于其职权范围的文件的现象。

?文件示经领导批办之前，不得将文件的内容和拟办意见随意透露级组织内部及外部的相关人员。

?批办过程保持联系，随时了解文件去向和处理情况。 ?领导不能依赖秘书的拟办意见，要仔细阅读文件。 （7）传递文件的主要方式

邮局传递、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换。 （8）秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。

?针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持。 ?定期印发已归档保存的内部文件目录。

?主动编制相关的汇编产品，如组织工作制度汇编、关于某项活动的文件汇编等。

第五章 文书管理

1．识记：

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（1）文书管理：通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过

程进行的监控和掌管。

文书保管、文书清退的含义。

2．领会：保证文书安全的具体要求； 保守文件机密的具体要求； 文档管理工作的根本目的；

在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系； 阅文室的作用。 3．掌握：

（1）文书管理的意义

?有利于提高文书工作的质量和效率 ?有利于保证文书的安全 ?为档案工作奠定坚实基础

文书管理的原则； 文书保管的方法； 借阅制度的主要内容； 如何建设阅文室；

现行文件汇编的几种形式； 办好文件清理工作的注意事项。

第六章 文书工作与档案工作的衔接

1．识记：

（1）文书终极处理:就是对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有

继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。

（2）立卷：文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形

成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段。

（3）案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是

全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

（4）档案收集：是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照国家规定，通过例行

的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一和分组管理。

（5）档案价值鉴定：按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档

案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。

归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。 2．领会：

（1）文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”

文书归档，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”，也是文书部门和档案部门按不同的职能履行“交”与“接”手续的过程。

（2）文书处理部门立卷的好处

?便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。

?由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。

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