北京协和医院规章制度汇编(2)

北京协和医院规章制度汇编 A/0

行政管理

公文管理制度

（含院内请示报告管理制度）

一、应用公文处理规范化管理的规定

医院的公文是医院在管理过程中形成的，具有特定效力和规范体式的文书，是规范医院日常管理活动的重要工具。

（一）医院主要应用公文种类

1、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况；

2、通知：用于传达指示、转发公文、传达需要执行或周知的重要事项； 3、请示：用于向上级请求批示。“请示”应写明请示事项、表明需要回复，一文一事，不可多头请示；

4、报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关询问。“报告” 旨在让对方知晓，不需回复，不得夹带请示事项或以“请示报告”并称；

5、函：用于不相隶属的平行单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；

6、会议纪要：用于记载、传达重要会议情况和议定事项；

7、简报：反映有关工作及情况的简要报道，包括工作简报、情况简报、会议简报。 （二）公文格式及内容要求

1、公文的文种应当根据行文目的、发文机关职权、与主送机关的行文关系确定。公文应结构严谨、条理清楚、观点明确、表述准确、字词规范、标点正确、篇幅简短；

2、公文纸一般采用标准A4型；标题为黑体字，正文用仿宋体字；每段前空2字，本着节约纸张、文面美观的原则排版和确定字号；

3、涉及秘密的公文，应标明密级和保密期限。绝密、机密级公文须标明份数、序号；紧急公文，根据紧急程度，标明“急件”或“特急”，应慎定公文的密级和紧急度；

4、公文应有标题，准确、简要地概括公文的主要内容及文种，如：“关于XX的请示”或“北京协和医院关于XXXX的函”。标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般

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不用标点符号；

5、公文正文的结构层次序数为“一、……（一）……1.……”；引用公文应先引标题、后引发文字号，引用外文须注明中文含义；文内专有名词应使用全称或通用的规范化简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在首次出现时，注明准确的中文译名；文中数字，除部分结构层次序数和作为词素的数字使用汉字外，均使用阿拉伯数字；计量单位按国家法定标准规范书写；

6、公文如有附件，应注明附件顺序和名称，在正文下一行左空2字标识“附件”，如：“附件： 1.XXX”。附件与正文尽量一起装订，否则，在附件左上角第一行顶格标识发文字号，并注明其为附件；

7、公文落款处注明发文部门和成文日期。拟发红头文件的公文，均以“北京协和医院”落款，印刷稿上的成文日期以最后签发人的签发日期为准；

8、院内通报、通知，对外请示、报告、函，均以红头文件印发或报送； 9、报文应附“院内请示（报告）单”，红头文须另附发文稿纸首页，项目均须填写完整，由处室负责人签署意见、签名并标注签署日期。涉及其他部门职权范围的事项，须有所涉及部门的负责人在发文稿纸首页上会签。“院内请示（报告）单”从院内网页下载，发文稿纸首页采用医院统一印刷版式；

10、公文应有主题词，主题词要表明公文的核心内容及文种，一般不超过5个词，每词不超过5个字。主题词在“院内请示（报告）单”或发文稿纸首页上标注；在红头文件的印刷稿上，主题词位于正文之后；

11、公文的主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称；抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知的上级或不相隶属机关。主送机关名称位于正文上方，顶格排列；抄送机关名称位于正文之后。在红头文件的印刷版上，抄送机关位于主题词下一行，左空一字，标识“抄送：XXX、XXX、……”。

（三）公文办理程序

1、职能处室报文，由处室负责人签署意见后，送院办登记，报主管院领导审批；业务科室报请事项，由科室负责人签署意见后，报经主管相关工作的职能处室，以职能处室名义拟文、报批；

2、公文报送主管院领导前，须经院办核稿，重点审核公文材料及手续是否齐全、格式是否统一规范等。经审核，需要对文稿进行实质性修改的，退回相应处室，修改后，再按程序复审；

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3、报送顺序按行政级别由低至高排列，公文上可写“XX、XX并XXX：”字样；重要事项，由主管院长报院长审批；重大事项，须经院长办公会讨论决定；

4、经院领导审批后的公文，院办登记后，交申报职能处室组织承办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿。院办承担督办职责；公文办理中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门负责人要出面协调，经协调仍无法取得一致时，可报请上级领导调解；

5、需印章的公文中，红头文件经院领导审批后，由院办统一编写文号，申报职能处室持公文到打字室套红印刷，至少一式三份。拟稿人校对后，签名并填写份数，送院办盖章封发；非红头文，经院领导审批后，院办盖章、留底；

6、为扩大院内通报、通知等公文的知晓范围，主办职能处室可通过院内网页进行发布。发布前，处室负责人应对拟发布内容进行审核，信息中心提供相应网络技术支持；

7、属归档范围内的公文，应根据公文的特征、保存价值及公文间的相互联系等整理、立卷，保证拟归档公文的完整、齐全，便于保管和利用，并能正确反映本部门的主要工作情况。联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或公文副本。

二、请示报告制度

凡遇有下列情况，必须及时向院领导或有关部门请示报告：

（一）严重工伤、重大交通事故、大批中毒、甲类传染病及必须动员全院力量抢救病人时；

（二）凡有重大手术、重要脏器切除、截肢、首次开展的新手术、新疗法、新技术和自制药品首次临床应用时；

（三）紧急手术而病人的单位领导和家属不在场时；

（四）发生医疗事故或严重差错，损坏或丢失贵重器材和贵重药品，发现成批药品变质时；

（五）收治涉及法律和政治问题以及有自杀迹象的病人时； （六）外宾、高干病人抢救或手术前； （七）重要患者住院时； （八）重大经济开支报批时；

（九）增补、修改医院规章制度、技术操作常规时； （十）科主任休假、到外地开会或会诊、讲学等。

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公章使用管理制度

一、公章使用管理制度

为加强使用医院印章的管理,避免出现疏漏和滥用,现将使用印章作如下规定： （一）凡申请使用印章的处室须先书写申请,负责人应认真审阅申请的内容,确认无误后签字；

（二）该申请应经主管领导审核并签字；

（三）处室持有主管院领导签字的申请到院办公室盖章；

（四）院办公室核查签字无误后方可盖章,该申请单由院办公室复印留存； （五）如违反规定申请用章,院办公室一律拒绝。 二、刻制公章的管理规定 （一）刻制公章的分类及管理权限

1、北京协和医院章：经上级主管部门批准方可刻制；

2、职能处室章：经主管院领导批准，报上级主管部门后方可刻制。二级与二级以下的科室不能刻制行政专用章；

3、业务用章：包括诊断证明章、收费专用章、记账章、收发章、检验用章等，经部门主管领导批准后可以刻制。

（二）刻章的申办程序

1、需刻章的处室/科室提出申请，经处室/科室领导签字后报院办公室； 2、申请需经主管院领导签字批准后，由院办公室派专人到公安局下属的刻章处刻制公章，所刻公章一律在公安局备案。

（三）公章保管

1、公章应有专人保管，任何人不得私刻、乱盖公章； 2、各部门公章均在院办公室备案； 3、公章变更后亦需及时报院办公室备案；

4、废臵公章不得随意丢弃，退院办公室统一留存、处理。

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档案管理制度

一、归档制度

（一）根据国家、卫生部、医科院有关规定，本院档案属于本单位国有资产。凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；

（二）院办档案室集中统一保管文书档案、基建档案。凡具有归档保存价值的文件材料，院各部门应在每年六月份之前将前一年的档案移交到院办档案室；

（三）归档要求

根据国家档案局、卫生部、医科院的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案室移交归档文件时必须遵循如下规定：

1、归档的文件材料应齐全、完整。确保应归档的文件材料齐全、完整、准确，达到三率要求（归档率100 ％、完整率 100 ％、准确率100 ％）；

2、凡是归档的文件材料（合同书、协议书）都必须是正文原文，不得出现圆珠笔或铅笔字， 一律用蓝黑或黑色钢笔书写， 字迹要求工整、清晰。文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷；

3、归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。一般情况下，档案部门不接收未经整理的零散文件。对不符合要求者，档案部门有权退回归档部门，要求其重新整理；

4、履行归档手续。归档文件交接检查无误后，即可办理具体移交手续。归档文件移交目录（清单）一式俩份，写明归档文件的总数、移交人、接收人、交接时间等项目。归档部门与档案室双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上履行签字手续。俩份清单，一份留存归档部门备查，另一份存档案室；

5、文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，要作为职能、职称以及业务部门各项工作的一部分，列入年终绩效考核中；

6、因工作调离医院时，调离者手中借用档案未还或应归档的文件材料尚未归档的，院办档案室不予签字，人事部门不给办理调离手续。

（四）文书档案归档

文书档案预立卷工作主要由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常工作中收集、整理和保管档案材料，以保证当年文件材料的完整系统。

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