③、委托送达的，委托送达机关依上述两条签收的日期为收件日期； ④、邮寄送达，挂号回执上注明的收件日期为送达日期； ⑤、公告送达的，自公告之日起经过六十天即为送达。
（2）关于收件人，受送达人签收的，其为收件人；指定代收人的，由代收人签名。
（3）备注栏应明事项：
①、受送达人不在场的应写明代收人与受送达人的关系；
②、受送达人拒绝接收的，应邀请有关组织或其他人员到场，说明情况，并记录拒收事由；
③、采取邮寄、公告送达的，应注明。 4、处罚文书送达回证基本格式。
×××××××× 处罚文书送达回证
字第 号 受送达人 送达单位 送达地点 送达文书 备 注
(十三)行政处罚结案报告
1、概念。
行政处罚结案报告是指执法人员在处罚案件处理终结后制作的，反映案件处理结果和执行情况的书面文件。
2、依据。《规定》第五十七条。
送达人 案由 收到日期 收件人签名 26
第五十七条 农业行政处罚案件终结后，案件调查人员应填写《行政处罚结案报告》，并将全部案件材料立卷归档。
3、制作、使用要求。
（1）处理决定应该与行政处罚决定书中的处罚内容相一致。 （2）执行情况应写出。
4、行政处罚结案报告基本格式。
×××××××× 行政处罚结案报告
字第 号 案由 处理决定 执行情况 调查人员签字 年月日 备注
(十四)案件移送函
1、概念。
案件移送函是指处罚机关受理处罚案件后，发现该案件不属于自己管辖或违法行为已构成违法，触犯刑律的，将案件移送有管辖权的机关管辖或交由执法机关审理时而制作的交接手续。
2、制作、使用要求。 （1）移送理由有三种情况：
27
案件调查人员
①、对该案无主管权，应由其他部门主管； ②、对该案无管辖权；
③、违法行为已触犯刑律，理应受到执法审判。对无管辖权，行为人已违法的理由要写清楚。
（2）案件的有关材料、证据物品应同时移送，并在移送函中记明。 （3）案件移送函一式两份，由接交单位签署意见后，一份留接受单位，一份留移送单位存栏。
(十五)强制执行申请书
1、概念。
强制执行申请书是指申请执行机关在违法当事人到期不履行处罚决定所规定的义务时，申请法院强行要求当事人履行义务时而制作的申请书。
2、依据。《规定》第五十四条第三项。
第五十四条 对生效的农业行政处罚决定，当事人拒不履行的，作出农业行政处罚决定的农业行政处罚机关依法可以采取下列措施：
……
（三） 申请人民法院强制执行，并制作《强制执行申请书》。 3、制作、作用要求。
（1）申请强制执行的法律文书仅限于生效的行政处罚决定书，而且一般仅指当事人逾期既不履行义务又不申请行政复议或提起诉讼时才采用。因为，虽然行政复议或行政诉讼不停止具体行政行为的执行，但往往当事人提起诉讼或复议时皆会提出停止执行的请求，对此法院或复议机关多予以支持，这样就没有申请执行的必要。而且，申请强制执行主要指涉及财产处罚时适用。因为对其他种类的处罚，当事人一般不予以对抗或处罚机关有一定手段予以执行。
（2）强制执行申请一般应向当事人被申请执行财产所在地基层法院提出。 （3）强制执行申请附送法院的材料一般为复印件。
(十六)其他可能涉及的文书
举报笔录、案件延期办理审批表等。
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第二讲 农业行政执法卷宗
一、卷宗材料的收集
农业行政处罚机关在收案以后，应当确定一名案件承办执法人员收集有关本案的各种行政执法文书材料，着手立卷工作。
一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的执法文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。
各级农业行政处罚机关的行政执法文书，都必须用毛笔或钢笔书写、签发或打印，由承办案件的执法人员负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。
在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。卷内行政执法文书材料，一般只保存一份（有领导同志的指示除外），重份的文书材料一律剔除。多余的决定书等执法文书，为备日后查考，可保留三份夹在已装订好的卷内。
二、立卷
农业行政处罚机关的行政执法文书，要根据种子、农药、兽药、饲料等类别，按年度、一案一号的原则，单独立卷。
行政执法卷宗必须一案一卷。根据不同情况可以分为主卷、副卷。案件调查报告、重大案件集体讨论记录和复议机关内部审批表等可以装入副卷。
三、材料的排列
行政执法文书材料的排列顺序，总的要求是，按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。其一般排列顺序为：
(1)卷宗封面； (2)卷内文件目录；
(3)举报、投诉材料或现场检查记录； (4)立案审批表； (5)抽样取证凭证；
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(6)书证；
(7)物证及有关资料； (8)询问、调查笔录；
(9)现场勘验检查笔录及现场照片； (10)证据登记保存请示及批复； (11)证据登记保存清单；
(12)登记保存证据处理决定书及送达回证； (13)案件评议笔录；
(14)案件调查报告或案件处理意见书； (15)案件集体讨论记录；
(16)违法行为处理通知书及送达回证； (17)当事人陈述申辩笔录； (18)当事人听证申请及材料；
(19)行政处罚听证会通知书及送达回证； (20)行政处罚听证会公告； (21)行政处罚听证笔录； (22)行政处罚听证会报告； (23)行政处罚决定书及送达回证； (24)执行票据及有关资料 (25)结案报告； (26)案件移送报告； (27)卷内备考表； (28) 证物袋； (29)卷宗封底。
三、编目
卷宗封面所列的各个项目，都要用毛笔、钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中，封面的第一行，填写行政执法机关的全称；“自年月至年月”栏，填写立案日期和正式执罚结束日期；“归档号”栏，填写执法机构给本卷宗的归档时保管序号。
一个案件的行政执法文书材料经过系统排列后，要逐张编页号，两面有文字的两面都编号。一本卷宗编一个流水页号。卷宗封面、卷内文件目录、卷内备考表、卷底不编页码。页码一律使用阿拉伯数字，用铅笔书写在右上角。
要认真登记好卷内文件目录。卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号，
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2005年农业行政执法人员培训讲义
农业行政执法文书与卷宗
邹学毅
第一讲 农业行政执法文书
一 农业执法文书的概念、特点
（一）农业执法文书的概念
农业行政执法文书是农业行政处罚机关应用农业法律法规和规范性文件，处理农业行政处罚案件过程中制作的具有法律效力或法律意义的文书。具有下列含义：
（1）执法文书的制作主体是农业行政处罚机关，制作人员是农业行政处罚机关的农业执法人员。农业执法人员的行为是农业行政处罚机关的行为。
（2）执法文书的适用范围是农业行政处罚机关办理具体行政处罚案件的行政执法活动。
（3）执法文书具有法律效力或法律意义。法律效力和法律意义是两个不同的概念。具有法律效力，一定具有法律意义；反之，具有法律意义，却并不一定具有法律效力。如行政处罚决定书，具有法律效力，亦即具有法律意义上的约束力，受国家法律规范强制性作用的指引；而听证申请书，送达回证等等，则只具有一定法律意义即提出或证明某种要求的法律意义。
（二）农业执法文书的分类
1、按用途分为内部文书和外部文书。
（1）内部文书是指在农业执法活动过程中执法机关制作的在行政机关内部运转的文书，如立案审批表、案件处理意见书、听证会报告书、结案报告等。
（2）外部文书是指执法机关在具体执法活动中制作的涉及到当事人权利、义
务关系或调查、取证过程中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如询问笔录、行政处罚决定书、勘验检查笔录等。
2、按形式可分为书写式、填写式和笔录式文书。
（1）书写式执法文书主要是只规定必须具备的要素及形式，而具体内容由执法人员根据需要拟写的执法文书。如普通程序中适用的行政处罚决定书。
（2）填写式执法文书是事先印制好，使用时由执法人员将空白处根据实际情况填写而成的格式文书，如行政处罚(当场)决定书、立案审批表、抽样取证凭证、鉴定意见书、证据登记保存清单、案件处理意见书、违法行为处理通知书、行政处罚听证会通知书、行政处罚听证会报告书、处罚文书送达回证、行政处罚结案报告、案件移送函、强制执行申请书等。
（3）笔录式执法文书是事先只印制笔录头，使用时由执法人员记录问答内容或实际情况的文书，如询问笔录、勘验检查笔录。
（三）农业执法文书的特点 1、合法性。
农业执法文书的合法性是指制作农业执法文书不仅程序要符合法律的规定，而且文书的内容、形式也必须要符合法律的规定。具体而言，包括制作程序合法、内容合法、形式合法三个方面。
（1）制作程序合法，即制作农业执法文书必须按照法律法规规定的文种、时限、步骤、方法等要求来制作。
（3）内容合法，即农业执法文书的内容所反映和体现的是国家法律法规规定，具体地体现实体法律规范所确定的权利义务关系和程序法律规范所规定的行为人享有权利、履行义务的方式、方法、步骤等。执法文书是形式，是外壳，法律规范才是内容，是内核。
（4）形式合法，即农业执法文书形式必须按照法律法规的规定进行规范。具体来说要做到三点：
①结构固定，即每种执法文书的结构都分为首部、正文、尾部等三个部分，对每一部分都有各自的要求。
②事项固定。不同种类的执法文书具体事项有不同的规定和要求，并且固定不变，甚至有的事项的每一个要素数量不能任意增减，顺序不能随意颠倒。
③用语固定。执法文书中一些格式化的语言只能严格按照要求照搬套，而不能随意创新。如行政处罚决定书中交待救济权利，均书写为“当事人对本处罚决定不服的，可以在收到本处罚决定书之日起日内向(处罚机关的上一级机关)申请行政复议或者向人民法院起诉。当事人逾期不申请复议或起诉，也不履行义务的，本机关将申请人民法院强制执行或依法强制执行。”
2
2、准确性。
农业执法文书的准确性主要是指执法文书的语言文字必须严格要求，不能模棱两可，似是而非，任意夸大或缩小事实真相。它要求用词准确、精炼、言简意赅、通俗易懂，不能用方言土语俚语，不用冷僻古奥难懂词语，不得随意简化汉字，不得有错别字；遣词造句要规范，句子结构完整，不得随意简省；文风鲜明朴实，平易严肃；专业术语准确、完整；标点正确等等。
3、确定性。
确定性是指农业执法文书一经制作完毕并送达到当事人，即具有法律上的确定力，非经法定程序不得变更或撤销。执法文书是行政机关具体适用法律的书面表现形式，一旦发生法律效力，就不得以其他文书代替，其执行就具有国家强制力为保证。如果要改变或撤销，只能由执法机关依照法定程序进行，其他任何机关、团体或个人都无权予以认定和变更或撤销它。
(四)农业执法文书的作用
1、执法文书是实施法律的重要手段。
农业行政处罚机关在具体的行政执法活动中，依法制作相应的执法文书，把法律规定适用于具体案件，从而具体实施法律。
2、执法文书是办案活动的记录和凭证。
执法人员在办理各种具体案件中，每一个步骤或环节都要制作相应的执法文书，如实地记录办案活动。执法的每一个环节都有相应的执法文书。它既是对本阶段执法活动的忠实纪录，又是进行下一步执法活动的文字依据和前提条件。
3、执法文书是考察执法人员素质的重要尺度。
执法文书可以反映执法人员办案质量的优劣，通过执法文书可以综合反映执法人员法律知识、专业知识、道德品质、文化修养等方面的素质。
4、执法文书是法制宣传教育的生动教材。
行政执法机关及其工作人员的具体执法活动，在法制宣传教育方面的作用，比任何法学课本或普法读物都要大，而其制作的执法文书就是这种生动活泼的法制宣传教育的活教材，它具体生动，使人印象深刻。
二 执法文书的制作原则和要求
3
(一)制作执法文书的基本原则 1、以事实为依据。 2、以法律为准绳。 3、规范、高效。
执法文书从文书的纸张、格式、事项、内容、文字表达、签名等都必须遵循统一严格的规范。法律对执法机关立案审查、调查取证、处罚决定、处罚决定的执行、文书送达等行政执法行为有明确时限规定。这也是执法机关制作执法文书的时限要求。在各个阶段都必须有相应的文书。
(二)基本要求 1、格式统一。
农业执法文书绝大部分是程式化的表格文书，有较为固定化的格式，制作执法文书时，必须按要求填写。
2、目的明确。
制作执法文书必须有明确的目的，中心思想是解决执法活动中某一具体问题的根据和意见。
3、材料准确。
在制作执法文书中，案件涉及到的事实比例复杂，选材时要严格把握。一是所选材料必须客观真实。二是必须紧紧围绕执法文书的中心思想去选择材料。案件的事实材料在制作执法文书时不能一一罗列，应该有所取舍。取舍的标准是足以说明和论证执法文书的中心思想。三是所选择的材料必须能说明问题的性质，是经过查证属实的、具体的事实材料，对那些尚未查证属实只有口供和笼统抽象的事实材料，在制作执法文书时不能用。
4、叙事清楚。
一要写清事实要素，包括实施违法行为的时间、地点、目的、动机、情节、手段、危害后果、证据及调查取证过程中的态度或辩解。二要写清关键情节，即决定或影响案件定性的情节。三要写清主要证据，特别是足以证明事实的证据。
5、说理充分。
执法文书中的理由包括认定事实的理由和适用法律的理由两个组成部分。对事实的认定要以证据支撑。适用法律要准确，法律规定是执法文书中阐明理由和做出处理决定的准绳，在说明部分必须准确适用法律规范。引证法律条文力求明确具体。若法律条文分款分项，则应有针对性地引用某条某款某项，应尽可能将法律条文的原文引出或写出原条文第条第款第项。一般先引法律规定，再引法规规定，最后引规章规定；先引定性规定，再引处罚性规定。执法文书要前后一致，首尾照应。
4
6、语言准、简。
执法文书是执法机关依照法律法规规定对违反行政管理秩序的相对人做出的给予行政制裁或查明某项事情的书面文件，对其语言文字要求比较高，应做到准确确切，语义单一；既符合法律规定，又符合语言规律；语句既要完整规范，又要转折自然，文义连续；修辞妥贴；语言庄重、言简意赅；章法多样、逻辑严密。
（1）用语准确。第一，语义要单一，排除任何易生岐义的语言文字。在执法文书中，绝对排斥“大概”、“也许”、“可能”之类的词语。第二，专业术语要确切，力戒生造。第三，称谓要恰当。第四，执法文书里的数量词要确切，避免含混不清。在执法文书中，切忌出现“若干”、“左右”、“余”等词语，对数字的个、十、百、千、万甚至小数点后的数都要写清楚写确切；对量词要使用普通话中通用的量词，且前后要一致。第五，句式规范。执法文书中的语言属于规范化的书面语言，语句要力求完整，凡涉及到当事人称谓的词语，尽量少用省略句式，以免混淆。
（2）言简意赅。执法文书的语言应该是言辞刚健，不尚雕饰，文意切实，事理明确，语言简要，叙事清楚。对当事人的行为事实，只是用直接平实的语言予以陈述，不需要作全盘修饰形容。
7、推理合理，合乎逻辑。
推理是在运用概念判断的基础上，进行复杂的思维活动形式。执法文书的语言文字形式逻辑关系密切，在制作文书中，必须正确地使用概念、判断和推理形式，做到概念准确，前后一致；判断正确，切忌武断；推理合理，合乎逻辑；来龙去脉，符合事理。
8、规格整齐、印章规范、数字统一。
农业行政执法文书格式由农业部统一制定，省级农业主管部门统一制发。在一个省级行政区域内，农业执法文书是统一纸张印制规格。加盖印章是制作执法文书最后的法定程序。执法机关的印章加盖在执法机关名称和发文日期之上，即所谓的“压年盖月、朱在墨上”。执法文书中的数字书写，应“综合文编号，统计表、计划表、序号专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写”。执法文书中，量词使用也比较多，应尽量使用普通话中的量词，避免方言土话。如拖拉机的量词，在通常是用“台”若在执法文书中使用“部、挂、辆”等，就不规范了，应尽力避免。
5
听证员姓名职务： 记录人姓名职务：
你(单位法定代表人)或委托代理人应准时出席。逾期不出席的，视同放弃听证要求。委托代理人出席的，应提交当事人签署的授权委托书。根据行政处罚法第四十二条规定，你(单位)申请听证主持人回避的，应在接到本通知书后日内向我单位提出并说明理由。特此通知。
处罚机关(印章)
年月日
处罚机关地址：
联系人： 联系电话：
(十)行政处罚听证会报告书 1、概念。
行政处罚听证会报告书是指听证组织机关在听证会结束后制作的，反映听证会进行情况和进行听证后对案件事实、处理理由及依据所做出的结论而制作的书面文件。
2、依据。《规定》第四十四条。
第四十四条 听证结束后，听证主持人应当依据听证情况，制作《行政处罚听证会报告书》并提出处理意见，连同听证笔录，报农业行政处罚机关负责人审查。 听证的举行，不影响当事人在农业行政处罚机关作出处罚决定后申请行政复议、提起行政诉讼等权利。
3、形式。表格式。 4、制作、使用要求。
（1）听证会基本情况主要是填写听证会进行的步骤，具体做了些什么方面内容的听证。至于听证双方即执法人员与当事人双方的陈述辩论等主要参见听证会笔录，此处不宜过多填写，但需将主要观点写出。
（2）听证结束后，听证会主持人和听证员应对案件事实、处理理由和依据提出自己的意见，以及对执法人员认定的事实是否客观、公正，处理决定是否合理、合法做出评判。
（3）听证会报告书应在听证会结束后报处罚机关审核批准。 5、行政处罚听证会报告书基本格式。
×××××××× 行政处罚听证会报告书
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字第 号 听证主持人 案由 听证员 记录人 听证会基本情况摘要(详见听证会笔录，笔录附后) 听证结论及处理意见： 听证主持人签字： 听证员签字： 年月日 负责人审批意见： 签字： 年月日 备注
1、概念。
行政处罚决定书是处罚机关对行政违法当事人依法做出的科以某种义务或进行制裁的法律文书，具有法律上的约束力、确定力和执行力，是执法文书中最重要的文书种类。
2、依据。《处罚法》第三十九条，《规定》第三十三条。
《处罚法》第三十九条 行政机关依照本法第三十八条的规定给予行政处罚，应当制作行政处罚决定书。行政处罚决定书应当载明下列事项： （一）当事人的姓名或者名称、地址； （二）违反法律、法规或者规章的事实和证据； （三）行政处罚的种类和依据； （四）行政处罚的履行方式和期限；
（五）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限； （六）作出行政处罚决定的行政机关名称和作出决定的日期。 行政处罚决定书必须盖有作出行政处罚决定的行政机关的印章。
(十一)行政处罚决定书
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《规定》第三十三条 案件调查完毕后，农业行政处罚机关负责人应当及时审查有关案件调查材料、当事人陈述和申辩材料、听证会笔录和听证会报告书，对违法事实清楚，证据确凿的案件，根据情节轻重，作出处罚决定。农业行政处罚机关制作《行政处罚决定书》。
案情复杂或者有重大违法行为为需要给予较重行政处罚的，应当由农业行政处罚机关负责人集体讨论决定。
3、形式。书写式。
4、适用范围。按一般程序查处的行政违法案件。也就是说，按简易程序处罚的案件不适用本文书，应适用行政处罚（当场）决定书。
5、制作、使用要求。
制作行政处罚决定书要做到定性准确，适用法律法规正确，处罚适当。语言准确规范，同时必须告诉被处罚人的申请复议权和提起行政诉讼的权利。
行政处罚决定书的结构总体上分为首部、正文和尾部三部分。各部分的内容及顺序如下：
（1）首部。包括标题、文号、当事人基本情况。标题、文号已作为本文书的预设栏，制作时作相应的填写即可。当事人基本情况应分单位、个人和个体工商户进行填写。当事人是单位的，应写明单位名称、地址、电话、邮政编码、法定代表人（或负责人）及其职务，单位是企业的，还应写明组织形式、经营方式和经营范围等。当事人是个人的，应写明姓名、性别、年龄、民族、工作单位、职务、住址、电话和邮政编码，当事人是个体工商户的，还应写明经营地址、经营方式和经营范围等。当事人为两人以上的，可依责任主次为序依次排列。依违法行为受害人的申请查处的案件，申请人也属当事人之列，可排在违法行为人之后。
（2）正文。包括违法事实、违法依据、处罚依据和处罚决定，可分为两个部分或段落写明。
第一部分叙述违法事实。在此，必须遵循两个原则：一是叙述的违法事实必须是经过调查核实，有充分证据证明的，违反法律、法规和规章规定的行为。二是叙述违法事实必须以违法行为的构成要件即违法主体、客体、主观方面、客观方面为指导，既揭示案件的本质和特点，又抓住作案时间、地点、人物、手段、经过和结果等事实要素，阐明整个违法事实情况。此外，对当事人的认识态度、悔改表现等可以影响处罚的情节也应写到。对案件定性和处罚关系不大或无关的情况可少写或不写。
第二部分写明违法依据、处罚依据和处罚决定。违法依据是指违法行为所直接违反的法律、法规和规章及其规定。它既是判定行为是否违法的依据，也是判定行为属何种违法即定性的依据。制作时，应写明法规的名称及相关的条款序数。
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处罚依据是指处罚内容（决定）所出自的法规条款。制作时，其要求同违法依据。处罚决定是本文书的核心。制作时，应在处罚依据所规定的处罚种类、幅度范围内加以确定，有多项的，并分项写明。
（3）尾部。包括以下三项内容：
第一，行政处罚的履行方式和期限。其中，规定有罚款的，应载明代收机构的名称、地址以及对当事人逾期缴纳罚款是否加处罚款。对此，一般表述为“当事人收到本决定书之日起十五日内到×××银行（帐户：×××，帐号：×××）缴纳罚款。逾期不缴纳，每日按罚款数额的百分之三加处罚款”。
第二，不服处罚决定申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限。对此，一般表述为“如不服本处罚决定，可在接到处罚决定书之日起六十日内，向×××书面申请复议，也可依法直接向×××人民法院提起诉讼”。这里，需要特别注意的是，处罚所依据的实体法是否对申请复议的期限、申请机关和复议与诉讼的选择权做了特殊规定，如有，则应从其规定。
第三，作出行政处罚决定的行政机关名称和作出处罚决定的日期，并加盖处罚机关的印章。
制作行政处罚决定书应特别注意以下几点：
①内容要完整。《行政处罚法》第三十九条规定的事项必须全部齐备，缺一不可。经过听证的，还应写明经过听证，可在叙述违法事实部分开始处写。
②叙述要准确。要经得起复议、诉讼等各种方式、各个方面的监督。 ③违法依据和处罚依据应具有内在的一致性，不能出现两者互不相关的情况。 总之，行政处罚决定书的重要性不言而喻，必须认真加以对待。 5、行政处罚决定书的基本格式。
×××××××× 行政处罚决定书
×××字第××号
当事人基本情况(姓名、性别、年龄、籍贯、住址或单位名称、单位地址、法定代表人)
当事人一案，经×××××依法审理，现查明：
当事人×××于×××年××月××日(详述案由、调查和听证经过、证据及认定的事实等内容。)
上述事实清楚，证据充分，应予认定。 当事人称：
综上所述，本机关认为，当事人×××××(简述处罚理由和依据)。依照××
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×××规定。本机关依法作出如下处罚决定：
(1) (2) (3) (4)
当事人必须在收到本处罚决定书之日起15日内持本决定书到缴纳罚款，逾期不按规定缴纳罚款的，每日按罚款数额的3%加处罚款。
当事人对本处罚决定不服的，可以在收到本处罚决定书之日起60日内向×××××申请行政复议或者向×××××人民法院起诉。
当事人逾期不申请复议或起诉，也不履行义务的，本机关将依法强制执行或者申请人民法院强制执行。
处罚机关(印章)
年月日
(十二)处罚文书送达回证 1、概念。
处罚文书送达回证是指据以证明处罚机关将有关执法文书已送达当事人或其他受送达人的书面文件。
根据法律规定，一些执法文书只有在送达当事人后，才能发生相应的法律效力。在送达违法行为处理通知书、行政处罚听证会通知书和普通程序中行政处罚决定书时，需要填写处罚文书送达回证。
2、依据。《规定》第四十六条第一款。
第四十六条 《行政处罚决定》应当在宣告后当场交付被处罚人；被处罚人不在场的，应当在七日内送达被处罚人，并由被处罚人在《行政处罚文书送达回证》上签名或者盖章；被处罚人不在的，可以交给其成年家属或者所在单位的负责人代收，并在送达回证上签名或者盖章。
3、制作、使用要求。
（1）执法文书的收件日期有五种情况：
①、送达时，受送达人在场的，其签收日期为收件日期；不在场的，其家庭或单位负责人签收日期为收件日期；
②、受送达人拒收的，送达人注明日期为收件日期；
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2、形式。笔录式。
3、依据。《规定》第二十四条。
第二十四条 执法人员在调查案件时询问证人或当事人（以下简称被询问人），应当制作《询问笔录》。笔录经被询问人阅核后，由询问人和被询问人签名或者盖章。被询问人拒绝签名或盖章的，由询问人在笔录上注明情况。
4、制作与使用要求。
（1）执法人员询问被询问人时，不得少于二人。 （2）执法人员应向被询问人表明身份，并在笔录中记明
（3）询问应有理、有节，要向被询问人说明做假证、伪证应承担的法律责任，严禁刑讯逼供、诱供或变相地刑讯逼供
（4）询问聋、哑人时应有通晓手语的人参加，并在笔录中记明。
（5）询问完毕后，应将询问笔录交被询问人核对，对于没有阅读能力的，应当向其宣读；对笔录中的遗漏或差错，被询问人可以提出补充或者改变；被询问人认为笔录没有错误后，当在笔录上签名或盖章。
（5）询问当事人或证人前，要作好充分准备；询问中，要注意询问技巧，抓住问题的主要矛盾展开。记录时要注意方法，一些通过上下文能理解的语言可以省略不写。询问笔录不够记的地方，可以在笔录后面续纸，用纸一般也要规范，通常应是统一的材料纸。
（6）笔录严格按照“一人一录”进行，须由证人或者有关人员确认并签名。 （7）笔录必须客观、全面、详细，经过查证属实的被询问人的陈述或辩解，可以作为定案的证据。
5、询问笔录基本格式。
×××××××× 询 问 笔 录
(共 页)
询问地点
询问时间 年 月 日 时 分至 时分 询问机关 询问人 记录人
被询问人：姓名 性别 年龄 民族 文化程度 职业 工作单位 住
址
问：我们是××××××××的执法人员，（向当事人出示执法证件）。今天，找你主要是了解××××××××情况，请实事求是地陈述所知道的情况，如作
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假证、伪证，要承担相应的法律责任，你是否听清楚？
答：听清。 问： 答： 问： 答： ???
问：我们在询问过程中对你是否有威胁、引诱、欺骗等非法行为？ 答：没有。
问：请你看一下上述笔录，与你所述是否一致，不一致你可以要求补充和修改？/上述笔录，已向你宣读，与你所述是否一致，不一致你可以要求补正？
答：与我所讲的一致/与本人所述一致（有修改或者补充的也要记明）。
被询问人签名或盖章
(四)勘验检查笔彔
1、概念。
勘验检查笔录是指执法人员对与违法行为有关的场所、物品等进行勘验或者检查时的文字记载。勘验检查笔录对于收集证据、发现线索、证实事实都有非常重要的作用，经查证属实，可以作为定案的依据。
2、形式。笔录式。
3、依据。《规定》第二十五条。
第二十五条 农业行政处罚机关为调查案件需要，有权依法进行现场勘验。对重要的书证，有权进行复制。
执法人员对与案件有关的物品或者场所进行勘验检查时，应当通知当事人到场，制作《勘验检查笔录》，当事人拒不到场时，可以请在场的其他人见证。
4、适用范围。
本文书适用于执法人员在到达现场后，对于查处案件有关的重要事实、证据、线索等进行勘验记录，具体适用以下情况：
（1）检查中发现的涉嫌违法的事实，如实记录案发现场的情况。 （2）对投诉举报点进行的实地检查复核。 （3）违法案件查处过程中调查取证。 （4）对限期改正的违法行为进行监督检查。
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5、制作、使用要求。
（1）要按照勘验的顺序，全面客观地记录；
（2）对现场位置、周围环境、现场状况、外形、大小以及现场其他情况要作详尽的记录；
（3）现场勘验结果对案件的定性具有非常重要的作用，因此，必须做好保密工作，防止泄密。
（4）仅用文字不能完整记录勘验检查情况的，还可以结合拍照、绘图等制作。 （5）现场勘验检查笔录属证据性材料，有当事人或无利害关系第三人在场的，应当由在场人在笔录上签名。
（6）现场勘验检查笔录内容已由证人和无利害关系人签名的，任何个人或者单位不得再做变更处理，否则无效。
6、勘验检查笔录基本格式。
×××××××× 勘验检查笔录
案由：
勘验时间： 年 月 日 时至 月 日 时 勘验场所：
勘验人： 单位及职务：
勘验人： 单位及职务： 当事人： 单位及职务： 被邀请人： 单位及职务： 记录人： 单位及职务： 勘验情况及结果：
勘验人(签名)： 记录人(签名)：
被邀请人(签名)： 当事人(单位代表)： (本页填写不下的内容或需要绘制勘验图的，可另附纸)
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(五)抽样取证凭证
1、概念。
抽样取证凭证是指执法人员在调查收集证据时，记录对违法财物抽取样品保存作证据或对涉嫌物品抽取样品送交有关部门鉴定其合法与否从而决定其性质的书面凭证。
2、抽样取证凭证的作用。
（1）表明所抽取的样品是被取证人财产的一部分，对样品性质的认定适用于被取证人同种类的财物
（2）约束执法人员，不能以抽取样品为由随意占有当事人的财物。 3、形式：表格式。
4、依据：《规定》第二十九条第一款、第二款。
第二十九条 农业行政处罚机关对证据进行抽样取证或者登记保存，应当有当事人在场。当事人不在场或拒绝到场的，执法人员可以邀请有关人员参加。
对抽样取证或者登记保存的物品应当制作《抽样取证凭证》和《证据登记保存清单》。
5、制作、使用要求：
（1）要将所抽取物品的名称、规格、数量等记录清楚。抽样时应尽量少抽，避免造成不必要的损失。与案情无关的物品不得抽样；
（2）要将物品的位置记录清楚，对一个当事人处在不同位置的物品抽样，可以制作两份。
（3）抽样取证凭证应是复写式填写，保证前后一致。第一联留存处罚机关，第二联交给被取证人作为凭证。
6、抽样取证凭证基本格式。
×××××××× 抽样取证凭证
字第 号(第 联)
被取证人： 邮编： 电话： 地址：
处罚机关地址：
因 一案，需对你(单位)在
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下列物品抽样取证。 序 号 证 据 物 品 名 称 规 格 单位 数 量 调查人员： 证件号码： 调查人员： 证件号码： 处罚机关(印章)
年 月 日 被取证人签名：
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(六)证据登记保存清单
1、概念。
证据登记保存清单是执法人员在调查处理违法案件过程中，对证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，将证据物品的数量、规格、性质等情况先行登记记录下来，再保存在原地或指定的地方，在一定期限内限制该物品流转的书面文件。
2、形式。表格式。
3、依据。《规定》第二十八条、第二十九条。
第二十九条 农业行政处罚机关对证据进行抽样取证或者登记保存，应当有当事人在场。当事人不在场或拒绝到场的，执法人员可以邀请有关人员参加。
对抽样取证或者登记保存的物品应当制作《抽样取证凭证》和《证据登记保存清单》。
登记保存物品时，原地保存可能妨害公共秩序或者公共安全的，可以异地保存。对异地保存的物品，农业行政处罚机关应妥善保管。
《规定》第二十八条 农业行政处罚机关对先进登记保存的证据，应当在七日内作出下列处理决定：
（一） 需要进行技术检验或者鉴定的，送交有关部门检验或者鉴定； （二） 对依法应予没收的财物，决定没收；对依法不需要没收的物品，退还当事人；
（三） 对依法应当移送有关部门处理的，移交有关部门。 4、制作、使用要求。
（1）证据登记保存清单为双联复写式，第一联存处罚机关，第二联交被取证人。
（2）自登记保存之日起7日内必须作出处理决定，并及时通知被登记保存人。处理决定有下列三种：
①、送交有关部门检难或者鉴定； ②、没收或者退还； ③、移送有关部门处理。
（3）对证据进行登记保存时，当事人应当在场；当事人不在场或拒绝参加的，应当邀请有关人员参加，并在清单附注中记明；
（4）对被保存物品的位置、物品名称、规格、数量、保存地、保存方式等关键事项要记清楚。
5、证据登记保存清单基本格式。
××××××××
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证据登记保存清单
字第 号(第 联)
被取证人：（基本情况）
的下列物品就地登记保存或由 保存在。在七日内，你(单位)不得销毁或转移。 序 号
调查人员： 证件号码：
处罚机关(印章) 年 月 日 被取证人签名：
(七)案件处理意见书
1、概念。
案件处理意见书是指执法人员在调查结束时，认为案件事实基本清楚，主要证据充分，提出对案件如何处理的具体意见的书面文件。
2、依据。《规定》第三十一条。
第三十一条 执法人员在调查结束后，认为案件事实基本清楚，主要证据充分，应当制作《案件处理意见书》，报农业行政处罚机关负责人审查。
3、制作、使用要求。
（1）案件调查经过主要填写执法人员在立案后，为查明案件事实所做的工作，应该按照工作顺序简略地填写。
（2）所附证据材料的证据“种类”按照物证、书证、证人证言、视听资料、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录等填写；\规格\主要是指有物证时，证据物品之规格。
证 据 物 品 规 格 名 称 单位 数 量 因 一案，需对你(单位)在
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（3）执法人员制作案件处理意见书时，对案件事实证据要做一简单论述分析，并提出初步处理意见。写作时要简明扼要，抓住重点；处理意见要清楚明白，不能模棱两可。
（4）对违法案件的处理，要由处罚机关内设法制工作机构审核签署意见。 4、案件处理意见书基本格式。
×××××××× 案 件 处 理 意 见 书
字第 号
案 由 当 事 人 案 件 调 查 经 过 姓名 单位名称 单位地址 联系电话 种类 所 附 证 据 材 料 调查结论及 调查人员签名 年 月 日 法制工作 机构意见 负 责 人 审批意见 处 理 意见 证据名称 规格 数量 法定代表人 案件调查人员 性别 年龄 18
备 注
(八)违法行为处理通知书
1、概念。
违法行为处理通知书是执法人员在处罚机关负责人审核批准《案件处理意见书》所提处理意见后，为告知当事人处罚机关拟对其做出处理的事实、理由、依据和当事人享有的权利而制作的书面文件。
2、依据。《规定》第三十二条第一款。
第三十二条 农业行政处罚机关负责人对《违法行为处理通知书》，送达当事人，知知拟给予的行政处罚内容及其事实、理由和依据，并告知当事人可以在收到通知书之日起三日内，进行陈述和申辩，符合听证条件的，可以要求农业行政处罚机关按照本章第三节的规定组织听证。
3、制作、使用要求。
（1）违法行为处理通知书一式两份，一份留处罚机关存档备案，一份交给违法行为当事人。同一案件中有多个当事人人每个当事人都要送。
（2）必须经当事人签收。当事人拒签的，写明“拒签”，但须有在场的见证人签名。
（3）处罚内容、理由和依据要写清楚，文字表达力求准确、精简； （4）违法行为处理通知书中必须告知当事人权利事项。 4、违法行为处理意见书基本格式。
×××××××× 违法行为处理通知书
字第 号
你(单位) 一案，经调查和审理，认为 违法事实清楚，拟给予如下行政处罚：
(1) (2) (3) (4) (5)
理由和依据是：
根据行政处罚法第三十一条、第三十二条和第四十二条的规定，你(单位)可在收到通知之日起3日内向本部门进行陈述申辩或要求组织听证，逾期不陈述申辩
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或不要求组织听证的，视为你(单位)放弃上述权利。在水上可当场进行陈述和申辩。
处罚机关(印章)
年 月 日
处罚机关地址：
联系人： 联系电话：
(九)行政处罚听证会通知书
1、概念。
行政处罚听证会通知书是指当案件当事人提出听证要求后，听证组织机关制作的、通知其参加听证的时间、地点、听证会主持人名单和告知其享有申请听证人员回避和可以委托代理人参加听证会权利等事项而制作的书面文件。
2、依据。《规定》第三十九条第一款。
第三十九条 当事人提出听证要求后，听证组织机关应当在举行听证会的七日前送达《行政处罚听证会通知书》，告知当事人举行听证的时间、地点、听证会主持人名单及可以申请回避和可以委托代理人等事项。
3、制作、使用要求。
（1）听证会主持人，听证员和记录人不能是案件调查人员，应当是处罚机关中比较超脱的人员并应在通知中注明；
（2）告知当事人的权利事项不可缺少。
（3）通知书一式两份，一份留作处罚机关备案存档，一份交由听证申请人，若听证申请人为多数人的，应根据其数量制作。
（4）行政处罚听证通知书必须交当事人签收。 4、行政处罚听证会通知书基本格式。
×××××××× 行政处罚听证会通知书
字第 号
你(单位)关于 案现定于年月日午时分在 (公开、不公开)举行听证会。 听证会主持人姓名职务： 听证员姓名职务：
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重份的文书只编一个顺序号。卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页号。“页号”一栏，每一份文件都要标明起止号。
四、卷宗装订
装订前要做好行政执法文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。
卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并将经办人员名章加盖于骑缝处。卷宗归档前由案件主要负责人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。一个案件的行政执法文书材料，每卷以二百张左右为宜，过多时应按形成的顺序分册订卷。
卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。
五、归档与管理 （一）归档
要在案件结案以后的一个季度内归档。案卷要提出保管期限意见，向档案室移交，并办好交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由有关执法人员负责重新整理。卷宗检查合格后，由执法机构指定专人临时保管。临时保管期间，要按办案人上交卷宗的顺序编归档号，进行登记造册。年末由保管人员统一向本机关档案部门移交，与本机关文书档案统一排列，集中保管。任何个人和机构不得据为已有或拒绝归档。移交时要办理交接手续。如果方便，执法机构也可以不设临时保管，由办案人随时立卷，直接向本机关档案部门移交归档。
归档的录音带、录像带、影片等声相档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。
归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷或装入证物袋，在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。不便附卷保存的，应当另行包装，注明所属案件的年度、审级、案号、当事人姓名、案由以及证物的名称、数量、特征等，随同本案卷宗归档。易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可拍照附卷，经领导批准销毁或处理。
有赃、证物执行工作或民事案件当事人申请执行的卷宗，可以在执行完毕后
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附入原卷归档。需要长期执行的，可用原收案号立执行卷，执行完毕后，并入原卷归档保存。
（二）管理
已归档的执法卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。
适用简易程序的行政执法卷宗保管期为15年；一般程序的行政执法卷宗保管期为50年；重大行政执法卷宗保管期为永久。
借阅、调阅行政执法卷宗，应由行政机关负责人批准，并履行借阅登记手续。
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