会务工作（讲稿）(3)

我公司参加此会议，参加人数： 我公司不能参加此会议。

公司：------------

二○○三年××月××日

（2）及时发出会议通知

在拟写完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者作好充分的准备。

在选定会议通知的发送时间时，要恰当把握发送时间，如发送过早，容易被人忘记；如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议效果。因此，会议通知的发送，应让与会者接到通知后能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。如需要答复的会议通知，则应该早些发送出去，以便对方考虑后回复；如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期，以免延期。

重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。 7．会前检查

为了确保会议顺利进行，秘书要对各项准备工作进行全面深入地检查。会前检查，主要包括文件材料的准备情况、会场的布置情况、会议的保卫工作情况等，一些特殊类型的会议，还应根据会议的性质和规模，增加相应的检查内容。 6.2.2会间服务

随着召开会议时间的来临，会务工作由会前准备阶段转入会间服务阶段。会议能否取得圆满成功，会前准备是基础，会间服务是关键，因此，会务秘书要高度重视会间各项服务工作，以免前功尽弃。

1．接站

当举办大型会议的时候，由于与会人员来自各个地方，可能对会议地点与路程不太熟悉，因此秘书要安排人员到飞机场、火车站、长途客运站和码头等处迎接。接站时一般要持醒目标志，以免漏接与会者。

2．组织签到和登记

会务秘书到宾馆或会场出入口处组织与会人员签到和登记。这项工作的目的是了解与会人数以便开展各项会间服务工作。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数、选举及表决结果是否有效等问题。因此，签到与登记于会议顺利召开十分重要。

3．会议设备的操作与维护

对于会议使用的音响、照明、通讯、录音、录像、通风等设备，应有专人操作，出现问题要有人及时维修，以免会场上出现不必要的尴尬场面。比如话筒要选择最佳位置摆放，如果讲话人较多，应多摆放几组话筒，以免话筒来回挪动。在盛夏或寒冬开会，空调、通风等设备要予以特别的注意，使会场保持适宜的温度的怡人的空气，保证与会人员的身体健康。

4．会议记录

会议记录是会议实况的记载和反映。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提供会议活动的原始信息，为形成会议的正式文件打好基础，为总结会议和传达会议精神提供依据。

因此，做好会议记录，是秘书人员在会间工作中的一项重要任务。 （1）会议记录的格式

会议记录的格式内容一般包括以下3大部分： ①会议概况

会议的概况包括会议名称，届次，时间、地点，主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人、记录审核人等，有的要标注职务，注明缺席的原因。这些项目，都应在会议正式召开前详细、清楚地填写好，经常性的例会可以制成表格。

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②会议内容

会议内容是会议记录的主体部分，包括会议议题、讲话发言、形成的决议等。这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录，发言人姓名要写全，会议的决议要准确，并写明表决的方式（如口头表决、鼓掌表决、无记名书面表决、电子计算机表决等等）和同意、反对、弃权的票数。

③其他情况

如与会者的掌声、笑声，与会者迟到、早退、中途退场以示不满的情况等等。 （2）会议记录的方法

在会议记录工作中，有3种常见的记录方法： ①详细记录

即要求有言必录，并严格按以上格式的3个方面记录。详细记录用于重要会议，并要求秘书掌握熟练的速记能力。有时可以由几个秘书同时记录，会后共同核对整理，每个秘书都应当在整理稿上签字。如领导者同意，也可以使用录音的办法，然后根据录音整理。

②摘要记录

即除了会议概况必须详细记录之外，只需记录会议的议题议程、发言人姓名、发言的要点、决议情况，会议中的一般情况不必记录。一般性的会议可以使用摘要记录。这种记录方法的关键是善于抓住发言者的要点。

③简易记录

即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。

（3）会议记录的要求 ①完整

会议记录必须体现会议的整个过程。会议的主要情况、发言的主要内容和意见，记录人必须完整记录，不要遗漏。

②真实

负责会议记录的秘书应当具有高度的责任心，决不能将个人的主观臆想和情感好恶掺入会议记录中。

③简洁

会议记录是会议进程的简要记载，不要采取详细的报告或载录的写法，应以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来。

④快速

记录时要做到注意力集中、反应迅速、判断准确，以提高记录的质量和效率。为此，秘书人员平时应加强听知能力的培育，会前应了解会议的内容，尤其是专业性会议，先掌握一些专门的知识术语，以免记录时茫然无知。

⑤规范

会议记录是立卷归档的重要材料，一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人同时记录，会后要及时核对、整理、誊清，并签字，以示负责。

会议记录例文：

中海股份有限公司董事会例会记录

（2003年4月14日）

会议时间：2003年4月14日上午10：00

会议地点：北京海淀高科大厦本公司总部会议室。 会议主持：高杰（董事长） 出席人员：高杰（董事长）、刘明（副董事长）、欧阳军（财务主管）、安慧（董事）、郭丽（董事）、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。

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缺席人员：无

会议纪录：白丽婷（秘书）

1．秘书白丽婷宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 2．财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。

3．关于参加公益活动的报告。主管公司企化部的副总经理郭丽董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。

4．其他活动。安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭丽董事的附议并获一致通过。

会议于上午11：50结束。 5．会议信息工作 （1）收集会议信息

会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适”的原则，通过会议的报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及与会者的广泛交谈，随时获取有价值的信息。收集到的会议信息既可供领导者参考，也可供与会者交流。

（2）编写会议简报

会议简报，是会议期间编印的用来反映会议动态、进程和主要内容和内部性简要报道。会议简报的内容包括与会者在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论；会期只有三四天的会议，一般不用编写会议简报。会议简报的编写常用的方法有两种：报道式和转发式。会议简报是会议的交流性和指导性文件，编写时要求准、新、快、简。

（3）搞好对外宣传

如果会议领导者认为有必要，会务秘书应积极搞好对外宣传工作。这项工作首先应注意掌握信息的保密度，做到内外有别；若召开记者招待会，应做好充分的准备。对外宣传报道可以采取多种形式：一是由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送；二是在会议召开期间，邀请有关媒体派记者驻会随访，发布消息；三是在会议结束时，召开记者招待会，由会议领导者直接介绍会议情况并回答记者提问。

6．会议期间的后勤服务

为保证会议的顺利进行，会务秘书还应安排好会议期间的各种后勤服务工作。 （1）生活服务

妥善安排与会人员住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在与会人员签到时通知；如会议期间情况有变动，要及时作出安排并通知与会人员；不论大会、小会的会场，都要做好饮水供应的安排。

（2）车辆服务

做好停车场的调度，适当配备会务用车。 （3）娱乐服务

如果会议时间较长，可根据会议日程适当安排娱乐活动。娱乐活动的内容要健康，要为大多数人所喜爱。要处理好费用和交通等问题。

（4）医疗卫生服务

大中型会议人员集中，活动频繁，要安排好卫生保健工作。一是要配备必要的专职医护人员，二是要重视饮食环境卫生。

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（5）照相服务

一些会议要安排集体摄影。安排时，重点注意三个问题：一是要选择高水准的摄影师和摄影器材；二是要安排好与会者的座次与组织好队伍拍摄；三是背景的选择，要充分体现出会议的主题和特点。

6.2.3会后工作

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但是，会务工作并没有由此结束，会务工作由会间服务阶段转入了会后工作阶段，工作任务仍然很繁重，不能马虎了事，仍需要认认真真地完成。

1．合理安排与会人员返程

会议结束并不意味着会务秘书工作的完成，秘书还有许多事项要落实。

秘书应根据会议的性质、规模、长短和外地与会人数多少等实际情况及早安排好外地与会人员的回程事宜；要事先了解与会人员对离会时间安排和交通工具要求，尽可能地提供服务。一般情况下，要按先远后近的原则安排返程机票、车票的预订事宜，要提前掌握各种交通工具的航班、车次等情况，尽早与有关部门取得联系。

秘书应编制与会人员离会时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口；如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

2．清理会场和文件

在会议进行中，各种供会议使用的器材物品必然会被打乱置放位置。会议结束后，会务秘书应及时组织人员清点整理，物归原位，该清退的清退，该带走的带走；按照物品使用清单，逐一检查，以免丢失或损坏。

清扫散会后的会场，也是不容忽视的一项工作。不论是会务秘书还是其他工作人员，都要坚守岗位，善始善终，保证会议结束后会场环境的清洁整齐。

一个大中型的会议，由会务秘书带到会场发送和会议期间产生的文件是很多的，会议结束后，秘书要按照文件领取表所登记的，点清剩余文件份数，做到物表相符；对于内部文件、机密文件以及其他应收回的文件要及时清退收回，然后逐号核对，经过清点、装袋、封袋、捆扎、装车等手续后再运回本部。

3．会议纪要的拟发

一些会议结束后，秘书要根据会议记录尽快草拟并印发会议纪要。会议纪要不同于会议记录，记录是将会议进程详细如实记载，纪要则是根据会议的宗旨，用准确而精炼的语言综合议事要点和决定事项，它是在记录的基础上进一步分析、概括、提炼而成的文件。

会议纪要是经负责人签发的会议正式文件。这种文件，应当简明扼要，观点鲜明，确切说明事项，不必发表议论和交代情况。会议纪要一般有办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要和研讨会议纪要等几种。会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾等四部分。

（1）标题。一般由会议全称加上“纪要”二字构成，如《第四届家庭问题学术研讨会会议纪要》；也可将会议主要事项加上“纪要”二字构成，如《广东省与广西壮族自治区关于进一步加强经济技术协作的商谈纪要》。

（2）开头。例会的开头可写得比较简单，如会议纪录即可。但其他会议的纪要一般要介绍会议概况，包括召开会议的根据、目的、时间、地点、人员、主要活动和收获等。这样写使人对会议的来龙去脉有个总印象，有助于加深对文件的理解，提高贯彻执行的自觉性。

（3）主体。集中表述会议主要情况和议定事项。可按问题写，先主后次，或按事物内部的逻辑顺序，主次分明。也可以按议定事项写，事项的排列可以按议程的先后顺序，也可以按事项的成熟程度，分条列项，逐一写来。

（4）结尾。有的提出贯彻执行的意见和要求；有的提出希望；有的意尽则止，不另写结尾。 秘书人员将会议纪要写好核定后，就要发给有关方面执行。如果会议决定的事项涉及到有关部

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门，可以将会议纪要发给他们，也可以从会议纪要上摘录出有关内容后通知有关负责部门。

印发会议纪要只限于工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发会议纪要和决办事项通知之类的文件。

例文：

全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，国家体政委在××省××市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，58个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势下要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。

一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略） 二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略） 三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略） 四、精心指导，保证改革健康发展。（略）

与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。

4．整理会议材料，立卷归档

会议结束后，要及时做好会议文件的立卷归档工作。

小型会议的文件，大部分会前已经收集好，会后只需将会议纪录或会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理即可。卷内文件的排列顺序一般为：会议通知、会议议题、会议日程、会议记录、会议纪要及有关文件。有的文件可能经多次修改，几易其稿，立卷时要将原稿放在最上面，然后依次排列第一稿、第二稿等。

大型会议完整的会议卷案，应包括以下一些内容： （1）会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等； （2）会议参阅文件； （3）会议安排的发言稿； （4）会议上的讲话记录； （5）其他有关材料。 5．会务的总结

为总结会务工作经验和不断改进会议的组织服务工作，会议结束后，应当及时进行会务工作总结。会务工作总结要以总结经验、激励会务工作人员为目的。要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查，在此基础上写出会务工作总结报告。总结报告的写法不强求一律，可先简述会议组织实施过程，再较详细地总结为办好本次会议所采取的措施、办法，以及从本次办会中获得的经验、教训，最后说一说今后努力的方向。其撰写的要点是实事求是、言简意赅，有利于改进今后的工作。

例文：

科技委秘书处关于六届二次会议会务工作的总结

受总局科技委委托，科技委秘书处承担了科技委六届二次会议的会务工作和部分文件的起草任务，工作量大，头绪繁杂，时间要求紧，质量要求高。在总局和科技委的领导下，在与会代表的理解配合、有关直属单位的支持协助下，会务工作和文秘工作赢得了总局领导和与会代表的赞扬。

2000年12月11日，科技委秘书处组织召开了会务工作总结会，参与会务工作的广播科学研究院有关职能处、室、研究所的主要负责人和会务组成员出席了会议。会议由科技委秘书长、广播科

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