秘书口语表达的艺术特点(2)

2.1.1 角色功能的多样性

这是构成秘书语境的主观因素。秘书要发挥多种角色，必须善于在各种语境中说话。

2.1.2 说话对象的层次性

这是构成秘书口语表达的客观因素，主要指表达对象的职位、文化程度、年龄等是多层次的。这种多层次性，制约着秘书的言语表达。 2.1.3 交际场合的广泛性

交际场合，是指说话的具体地点、情境这是说话语境不可或缺的客观要素。秘书部门处于联系上下、左右、内外的位置，决定了秘书说话场合的广泛性。 2.1.4 关系环境的多变性

说话者同说话对象之间构成的关系，就是关系环境。这是秘书说话语境的一个重要因素，直接对说话产生影响。社会中的人际关系是复杂的，秘书的人际关系同样复杂，而且多变，形成关系多变性的特点。总之，秘书的工作性质、环境构成了说话的特殊。语境，其主客观因素对秘书说话的制约作用，至关重要。秘书口语表达应根据语境特点的要求，主动利用语境提供的条件，把话说好，以增强表达效果，达到交际目的。 2.2 心理特点

秘书说话处于何种心理状态，这个问题容易被人忽视。一个领导者很少去注意他的秘书与之说话的心理活动，其他人更极少留心秘书说话的心态。其实，秘书说话的心理状态及其特征是个值得重视和研究的问题。就秘书单个人来讲，每个人说话有各自的心理特点。 2.3 表达特点

秘书说话，无论是向领导汇报工作，还是与同事交往共事，是有目的性的。这种从工作出发有目的的说话，决定了秘书说话的表达特点：表达中心的明确性。话由旨谴，有的放矢，这是秘书表达应具备的首要特点；表达方式的灵活性。秘书工作千头万绪，情况复杂多变，秘书的应变能力表现在言语交际上，形成了灵活多变的表达方式；表达风格的平实性。秘书表达重在“实用”，解决实际问题，平实性就成了秘书表达的基本风格。第四，语言表达的文明性。秘书工作具有“窗口”作用，说话关系到本单位形象，交际中用文明语言是绝对不可少的。

3 秘书口语表达的要求

3.1 讲真情，说实话

讲真情，说实话，关键的是：一要真，二要实。“真”指感情坦诚而真挚；“实”指内容确凿而充实，即以真实情感讲真实情况。这项要求，是秘书工作的地位、作用决定的。秘书作为领导的参谋、助手，工作在领导身边，直接为领导服务，无论是提供信息、协调矛盾，还是处理日常事务，必须以辩证唯物主义为思想武器，“不为上”、“不为书”、“只为实”。 3.2 讲原则，有分寸

秘书口语表达的原则性有以下几个方面：政治性原则、工作性原则、规范性原则、道德性原则。坚持这些原则，涉及秘书本人的政治修养、道德观念、思想品质、理论水平等多方面因素。有正确的世界观、价值观；有高度的责任感、使命感；有一定的政治理论及专业理论修养，讲话时就容易做到坚持原则。说话有分寸，也是一种表达艺术。善于表达的秘书，往往会讲究措词、掌握“火候”。因此，秘书在各项公务活动的口语表达中，都应坚持原则，掌握分寸，准确 地表情达意。 3.3 讲效率，贵简明

现代社会生活节奏越来越快，秘书工作比任何时候都讲究效率，要提高工作效率说话必须简洁明确，说话是简明的艺术。欧阳修的《醉翁亭记》，开头一句经过多次修改，最后只剩“环滁皆山也”五字，成了以少胜多的名句。秘书口语表达简明，就能提高工作效率。 3.4 善机变，巧应对

善机变，巧应对是秘书机智的外露，思维敏捷、反应迅速，把准契机是秘书每天都要运用的机智。这是一种以不变应万变的本领，是坚持原则性与灵活性的具体体现。

4 秘书口语表达能力的重要性

在现代社会，良好的口语表达能力是人类生活中一项难能可贵而又不可缺少的技能，而对于秘书来说又显得尤为重要。秘书是协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人。虽然秘书在工作中很少去演说，但却经常要说话，

汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用口语表达。但是秘书不具有决策权，只是代领导传达指示，沟通上下内外，传递信息，协助领导进行管理。正是秘书这种特殊的角色地位和工作性质，从而要求秘书不仅要开口说话，还要把话说的好在秘书工作时，把话说到恰到好处，办事就会顺利；说话不得体，办事就会受到阻碍。由此可见，具备良好的口语表达能力对秘书人员起着极其重要的作用。

4.1 利于更好发挥参谋助手的作用

秘书的参谋助手作用，体现在既能积极完成交办的各项事务工作，又能出谋划策，创造性的为领导做好服务工作。除个别情况以书面形式同领导交流外，大量的是口头形式交流。因此，秘书人员要将话说的明白，说的巧妙。 4.2 利于缩短信息传递的时间

口才好，几句话就能把问题说清，很快就能让对方明白，乃至说服对方，从而缩短了信息传递的时间，提高了信息的价值。 4.3 利于单位塑造形象

语言具有双刃性，暖人之语，可春风化雨；伤人之语，甚于刀戟。秘书在社交中如不注意语言的这种双面作用，就会影响本单位的形象。古人云“一言知其贤愚”，来访者往往从秘书的口才判断该单位的水平，因而秘书的口才直接关系到单位的形象。 4.4 利于协调人际关系

协调各方面的关系是秘书部门的重要职责，如何取得成效，单有良好的愿望还远远不够，还要有协调的技巧，其中协调的语言技巧尤为重要。有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。秘书工作者口语表达的方式。

5 秘书口语表达技巧

5.1 要注意与其所处的环境相一致

即“话随境发，要求言语表达者根据语言环境来发话。这里，语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体，只有当言语表达者所讲的话适应

语境时，才能发话，不注意这一点，仓促发话，就会影响交际的效果”。例如，在公众场合，当秘书发现上司做出明显的错误决定时，如果秘书立即提出意见，显然会伤害到上司的自尊心，必然会引起言语的接受者——上司的强烈反感，进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合，例如只有上司和秘书两人在场，这时秘书如果立即提出意见，同时注意自己的措辞，如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢？”那么这时上司必然会很乐意接受，理想的交际效果会更容易达到。另外说话还要善于选择恰当的时机。如何把握时机没有一定的规则，要视具体情况，依据说话者的感觉和经验而定。

这里，仅提出几点注意事项：了解听话者的基本情况，投其所好；选择愉悦的谈话时机；在认同有差异时，尽可能缩小差距，到对方接受你的意见时再开口；从说话的最终目的考虑，对一些可以预见到的情况，应做到“有言在先”，使对方作好心理准备，最终接受你的要求；将具有结论性的话，留到最后的时机再说，这样会使你的谈话具有更大的主动性。

5.2 根据不同的交流对象来确定合适的表达方式

在秘书工作中，秘书要经常与众多的不同对象进行交流，如与上司、与客户、与同事等等，如何与不同的交流对象达到理想的交际效果，这就要求秘书在进行口语表达时，要根据交流对象的变换，随时调整自己的语言，既客气礼貌，又恰如其分。如，秘书在接待客户来访时，如果来访者是一般的普通客户，那么秘书可以按照惯例，说：“先生，您预约了吗？麻烦请您登记，这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户，秘书若以这样的语言来接待对方，对方可能会认为你不欢迎他，从而引起双方交流的冲突。 5.3 要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式

秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。 5.3.1 委婉式

当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响，此时，采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来，以使言语接受者更易于接受。

销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据，没有分析销售额大幅度

下降的原因，上司对此不满意，让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时，向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听，但听着听着，销售部经理心里开始后不舒服了，进而产生抵触情绪，不再听于雪说什么，反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好，但他给自己找了各种借口，于雪说一句他顶一句，最后两人不欢而散。

在上述案例中，如果于雪说话委婉一些，比如先表达对对方的体谅，说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话，之后再委婉地说明“总经理不满意，要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度，沟通的目的自然就达到了。 5.3.2 直截了当式

当交流的内容比较紧急、重大，要求对方必须立即予以接受时，秘书在表达时就不要拐弯抹角，而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议，秘书在表达时可以这样说；“×经理，今天下午两点在××会议室召开会议，主题是××××，希望您准时参加，不能缺席。” 5.3.3 赞誉式

当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时，适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏，使他在心理上感到一种满足感，从而更乐于接受秘书所要交流的内容。当然，这种方式在运用时要注意适度。如秘书要同事帮他准备会议室，他可以这样说；“哟，做了新发型了啦！这个发型你看上去很精神??，能否将××会议室准备一下，下午总经理开会要用。” 5.3.4 迂回式

当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等，秘书采取此方式既不失礼节，又能保护公司的机密。 5.4 注意听话者的心境

注意听话者的心境所谓心境，指的是一种较微弱、持久而具有感染性的情绪状态。在良好的心境下，主体对一切都感到兴趣，常以亲切平和的态度待人接物，在人与人的交往中心与心容易沟通，棘手的问题也易于解决；相反，在不好的心境下，主体对一切都感到枯燥无味，很容易被激怒，在人与人的交往中心与心难以沟通，遇到问题也难以处理。因此，秘书人员在进行口语交际时，必须把对方

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