秘书口语表达的艺术特点

秘书口语表达的艺术特点

摘 要

口语表达是秘书的基本功，在社交活动日益频繁的今天，秘书讲究口语表达技巧尤为重要。秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。在秘书队伍中有一些人，为领导写大报告、长篇文章能行云流水、妙笔生花，但出场讲个话就结结巴巴，显得十分窘迫，这就是由于缺乏口才。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于口语表达。文秘人员作为“窗口”单位的工作者，其一言一行将直接代表所在机构的形象，所以良好的口语表达能力十分重要。本文从文秘人员口语表达能力的重要性、技巧两方面入手，对于文秘人员在进行口语表达时应该把握哪些技巧、特点进行了研究、探讨。

关键词：秘书；口语表达；技巧；特点

目 录

中文摘要 ................................................................. I 1 引言 .................................................................. 4 2 秘书口语表达的特点 .................................................... 4 2.1 语境特点 .......................................................... 4

2.1.1 角色功能的多样性 ............................................ 5 2.1.2 说话对象的层次性 ............................................ 5 2.1.3 交际场合的广泛性 ............................................ 5 2.1.4 关系环境的多变性 ............................................ 5 2.2 心理特点 .......................................................... 5 2.3 表达特点 .......................................................... 5 3 秘书口语表达的要求 .................................................... 6 3.1 讲真情，说实话 .................................................... 6 3.2 讲原则，有分寸 .................................................... 6 3.3 讲效率，贵简明 .................................................... 6 3.4 善机变，巧应对 .................................................... 6 4 秘书口语表达能力的重要性 .............................................. 6 4.1 利于更好发挥参谋助手的作用 ........................................ 7 4.2 利于缩短信息传递的时间 ............................................ 7 4.3 利于单位塑造形象 .................................................. 7 4.4 利于协调人际关系 .................................................. 7 5 秘书口语表达技巧 ...................................................... 7 5.1 要注意与其所处的环境相一致 ........................................ 7 5.2 根据不同的交流对象来确定合适的表达方式 ............................ 8 5.3 要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式 .......................... 8

5.3.1 委婉式 ...................................................... 8 5.3.2 直截了当式 .................................................. 9 5.3.3 赞誉式 ...................................................... 9 5.3.4 迂回式 ...................................................... 9

5.4 注意听话者的心境 .................................................. 9 5.5 秘书要重视平时口才的基础训练 ..................................... 10 6 结论 ................................................................. 10 参考文献 ................................................................ 11 致 谢 .................................................. 错误！未定义书签。

1 引言

有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。

那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢？近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。

在探讨秘书口语表达时，仅仅局限于语音层面和逻辑思维层面是远远不够的，为此，在秘书口语表达中加强对修辞的研究是十分必要的。

中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出：“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际，往往是在“适应题旨情境”下完成的。冯广艺先生在《汉语修辞论》中指出：“语言运用是一个动态运行的过程，在这一过程中，无论是言语表达者，还是言语接受者，都是在一种相互适应的状态下完成交际的任务的。”同时，在这一过程中，“要求言语表达者调整语言，以适应言语接受者”。在上述案例中，老板之所以“明显地不高兴”，是因为小玲的回答没有适应老板的要求。如果她能适当地调整一下自己的语言，比如“我去查一下”或“我去问一问”，那么交际的效果可能要好得多。

2 秘书口语表达的特点

秘书的工作性质、工作环境决定了秘书表达时必须具有的独特特点。秘书应正确认识这些特点，克服各种说话的困难，让言语交际在秘书工作中更好地发挥作用。 2.1 语境特点

语境是人们表达时，对说者的表达和对听者的理解均产生影响，由主客观因素构成的言语环境。秘书人员生活在秘书工作特定的环境中，其口语表达同样受语境制约秘书工作的性质作用，秘书人员应有的素质、充当的角色，构成了秘书口语表达的语境。

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