论秘书工作中关于行政公文写作的美感 学位论文(2)

公务文书就其使用的范围而言，又可分为专用文书和通用文书。其中专用文书是具有专门职能的机关根据特殊需要在业务活动中形成与使用的具有特定内容和格式的公文，它具有很强的专业化特点和严格的行业限制，如司法机关中的笔录、通缉令、判决书等；会计工作中的凭证、帐簿、报表等。通用公文是与专用公文相对而言，它们通行于各行各业，不受专业限制。对于通用公文，又分为正式公文（或称法定公文）和事务性公文（非法定公文）两类。其中，事务性公文是党政机关、企事业单位及社会团体处理日常事务的文书，比如计划、总结、调查报告、简报等；正式公文包括由中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》分别规定的党的文件和行政公文。

第二节 公文美感

公文美感顾名思义是公文带给人的美感享受。而这种美感则体现在公文的形势与内容上。

公文美感在外在形式上主要体现在段落结构的分配得当、标点符号的正确使用、句子长短合理、格式运用正确、文字大小字体一致、整篇文档的排列整齐美观等等。而公文美感在内在上的主要体现应该在语言模式标准、规范的书面语言、语境得体、成语的点缀与利用、适当的修辞手法等等。

第三节 行政公文与美感的关系

实用性是公文最显着的特性。与用以欣赏的文学作品不同，公文是针对公务活动和公务管理中的某个问题或某种需要而制发的，有着明确的实用写作目的。公文服务于现实，有很强的针对性和实效性。它是从现实出发，着眼于实际问题的回答、解决或适时地反映情况，提出要求，力求解决，是实用性最强、使用频

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率最高的一种应用文体。公文因实用而生，为实用而作，是处理公务的重要工具，其内容必须服从实用的需要。公文是对公务活动进行管理的有效手段，大到国家机器的运转，小到一个单位内部工作的有序开展，都需公文的内容规范。公文是加强公务活动联系的纽带，具有互通情况、交流信息、交换意见、协调关系的作用。不管是下行文、平行文还是上行文，也不管是发布法规、法令，还是传达方针、政策，或是商洽工作、反映情况等，都是在互相沟通、加强联系。

公文虽无文学作品委婉含蓄、曲径通幽的艺术美，却有自身直截了当、明快务实的实用美。艺术美以供欣赏为目的，实用美则以实用为目的。实用是写作功利的反映，实用美则是美学功利性的表现。

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第二章 公文写作美感的缺失

第一节 公文写作美感的重要性

谈起文章之美，人们想到的往往是文学作品那超越时空界限、关于人性与爱情的主题美，出乎意料而又在情理之中的情节美，起伏跌宕、抑扬张弛的结构美，活泼华丽、字字珠玑的语言美……似乎文章之美为文学作品所独有。公文因其重在实用、体式规范、语言简洁，则是“艺文之末品”，与美无缘。其实，这是人们认识上的一个误区。

美为何物？我国东汉许慎《说文解字》注：“美，甘也，从羊从大。羊在六畜主给膳也。美与善同意。”古希腊哲学家亚里士多德也认为“美是一种善”（形而上学）。从东西方不约而同提出“美善同意”可见，“美”一开始就与实用密不可分。现代美学家朱光潜提出“美是一种价值”（谈美书简），鲁迅先生也认为“在美的愉乐的根底里，倘不伏着功用，那事物也就不见得美了”（鲁迅全集?第四卷）。由此可见，重在实用的公文，作为处理公务的重要工具，应有其独特的美学特征。

第二节 公文写作美感缺失的表现及原因

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点有很多。

（一）作者的法定性

公文的法定作者是指依法建立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织机构。行政公文就是这些组织机构中的各级“行政机关”及其所属各部门依法定的职能与权限制发的。需要指出的是，以领导人名义制发的公文，其作者跟普通的文章、文学作品的作者亦有本质的区别：他并非以私人身份出现，而是以他所在行政机关的领导人、负责人的身份发布的，是领导人、负责人作为所在组织的代表和象征的一种体现，也是他行使自己职权的一种表现。

（二）职能的管理性

行政公文“是行政机关在行政管理过程中”、“依法行政和进行公务活动的重要工具。”可见，上至国家行政机关的发号施令、治国安邦，下到各职能部门的传递信息，沟通联系，都离不开运用行政公文对特定事务进行有效管理，舍此就无法确保社会有序、稳定的发展。使用行政公文“进行公务活动”，主要指公文

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参与社会管理。

（三）效用的权威性

效用的权威性，来自行政公文作者的合法地位和内容的策令性。从中央到地方，各级行政机关和管理部门所制发的公文都是代表依法成立的机关讲话的，是它在宪法或行政法赋予的职权范围内进行国家事务管理工作，必然具有它自身法定的权威性。其中的下行公文，更是本机构法定权力的象征，下属机关必须严格贯彻执行。而行政公文的内容直接反映国家政权的意志和愿望，是国家方针政策的具体化。因此，制发公文，必须以宪法、法律及有关政策为依据，一经制发，便“具有法定效力”。

（四）处理的规范性

公文处理具有规范的体式和严格的程序。公文的体式，是公文的格式、用纸、装订及标识的统称；公文的处理程序指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。《国家行政机关公文处理办法》对此有明确的规定。在具体操作中，这些程序不能随意颠倒或省略，这些体式也不能刻意求新而立异。

公文之所以特别强调格式强调规范，一是由于长期以来约定俗成的习惯；二是出自内容的需要，为了维护公文的严肃性和权威性。公文格式是公文的“包装”，格式是从同一个“模子”里面刻出来的外壳，这就直接影响了公文的“美观”。

比如，根据《格式》的要求，公文中发文机关标识的字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。发文字号的写法也极有讲究：如：“国发〔 2006 〕40号”中，机关代字简短明了，年号要统一用阿拉伯数字并加中括号，序号要用统一的序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字；还有又如红色反线，一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm），这样子的结构安排不仅使篇篇公文大同小异，而且更是加深了字面材料所带来的呆板感，所有这些格式要求就大大限制了公文美感的发挥空间。

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