思源客户服务执行手册(4)

客户部人员的具体责任

客户会议／会议前清单（接上页）：

也许需要携带… ? 制作部报价 ? 制作时间计划

? 所建议使用媒介的样本（或确定媒介部有这些样本） ? 审批通过证明文件 ? 客户的广告指南

而且机智的客户部人员或ＡＥ还须检查下列情况： 确保没有你不知道的新情况。

? 与不参加会议的其它部门的重要人员核实，确保没有你不知道的新情况。

? 查询主要报纸或电视新闻节目，看有无关于你的客户、他们的产品或者同类商品的重要报道。这有助于展示你对这一工作的尽职尽责。

? 最后一点，按时参加会议！（你必须提早到达会场）

掌控会议

如果你被要求参加会议就要明确自已到场的目的——不只是拿着文件包！开会之前向项目经理了解你在会议中应扮演的角色。

对于新ＡＥ来说，你的最初作用可能是进行记录（准备写会议报告），并且在会议中分发参考材料。随着你经验的增长，你将有机会向客户提案。

广告是使产品在消费者心中占有认同的位臵。这个会议则是让我们公司在客户心中留下被肯定的形象。每次接触都要有正面的印记。 ? 有条理 ? 重点明确 ? 专业化

会议清单

? 预订会议室

? 检查所有音像设备，确保能使用。

? 如果会议在公司举行，通知秘书和总台有客户来开会。欢迎牌的准备

? 如果需要点心或工作午餐，请提前预订。 ? 布臵会议室

? 撤掉与会议不相干的物品。

? 将会议日程摆好（务必留出一份，以备客户临时加入）。有公司标志的便条笺，单纯专业的圆珠笔也应整齐摆放。

? 为客户及提案人员留最佳座位。

? 按要求把所有提案及有关资料排列有序。

? 确保所有与会者准时出席会议，到总台或门口迎接客户。

会议进行

资深负责人主持会议有下列责任：

? 先简明介绍会议安排及时间段落让出席者对时间安排心中有数。

? 扼要重述前次会议所达成的协议。 ? 保持讨论，按照会议议程进行

? 确保会议重点及原则，特别注意有争议的问题，避免任何疏忽

ＡＥ该作好如下准备并切记：

? 准备材料复印件，分发给相关人员。

? 对已需做的每件事（每个动作）和达成一致之结证议题都要有简单明了的记录，不必记录每一个细节，但一定要记录下结论及由谁来负责这些工作。 ? 会议进到总体讨论部分时，如果你有观点可以大胆提出来——不过自以为是的人谁也不喜欢！所以你必须思考得很成熟。

? 会议中避免递纸条，因为这会让人分神，显得不够有教养。

? 没说“对不起”不要擅自离开会议室。（将离开原因告诉你的资深负责人。）

业务工具

ａ）会议日程表

目的：确保会议重点及原则／优先考虑争议及避免疏忽 内容：单独列出每个主题

评论：向相关参与者确认所有事项 （与客户和瓮方组员核实）

ｂ）传真联络／备忘录

目的：让客户了解工作进展情况是传播信息的方法。 如果所需信息紧急，应随后用电话联络，以确保对方已收到传真／备忘录信息。 评论：备忘录应简明扼要。

备忘录／传真／信件结尾处告知会电话给他进行核实。 注意：决不要传真草图或设计稿，这些物品尽可能亲手交接。作品只有在期限迫近时才可用传真方式递送。

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