自考00511档案管理学(3)

自由标引：不使用检索语言直接使用未经规范的自然语言进行标引，关键词标引即为自由标引； 受控标引：使用统一的规范化语言进行标引。 按提供检索标识的数量可分为：浅度标引和深度标引 用较少的检索标识档案的主题即为浅度标引，反之则为深度标引。 按主题分析方法可分为：概括标引和分析标引 仅对主题标引，而不对其具有检索意义的主题要素标引既概括标引，反之则为分析标引。 按利用者需求可分为：全面标引和对口标引 全面标引：是对档案中主题概念进行比较全面的标引；

对口标引：也叫重点标引，是指对档案中对特定专业者有用的主题进行标引。 标引质量指标

网罗度：又称穷举度，指标引工作中确定档案所有主题的程度； 专指度：与档案主题相符的程度，直接影响着档案的查全率与查准率； 一致度：主题内容与所需标引的一致程度。

标引步骤和方法

标引步骤主要包括主题分析和概念转换 主题分析：确定被标引档案主题概念的过程；

概念转换：给出检索语言的过程； 审校：确保标引质量的重要环节，其过程为：自校、互校、总校。其内容为： 确定提炼的主题是否全面、恰当、有遗漏；

是否有过度标引和标引不足的问题；

标引是否符合相关规则；

标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写正确与否； 同一主题标引是否前后一致。 标引规则：是在标引语言中的语法规范。 基本要求

结合档案记述和反映的事物的属性关系，并兼顾档案的其他特性； 分类应以《中国档案分类法》为依据； 正确理解类目的含义； 考虑实际检索的需求和方式； 满足专指性的要求；

档案与分类标引保持一致性。 一般要求以档案论述的客观事物为依据；

书写形式与词表中的词形一致；选择最恰当，最专指的主题词标引； 4个要求（能准确表达，没有单独专指，主配不符合要求，上位词标引不合适）；

每个案卷标引1-10个主题词 主题词组配规则

组配是概念的组配，而不是字面组配；

组配不能越级组配

组配结果只能表达一个主题。 自动标引的质量控制方法如下： 选择好软件； 加强审校；

根据需要调整标引软件。 检索工具 作用 桥梁作用 交流作用 管理作用 分类 按编制分：目录、索引、指南。 按载体形式分：书本、卡片、缩微、机读。 按检索范围分：全宗、档案馆、专题、若干。 按功能分： 馆藏性检索工具：反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具； 检查性检索工具：从档案的某一内容或形式特征提供索引的工具； 介绍性检索工具：介绍和报道档案情况和内容的检索工具。 工具的编制方法

案卷/案卷文件/全宗目录；（馆藏性检索工具）

分类/专题/主题目录；文号/人名/地名索引；（查性检索工具） 档案馆/全宗/专题指南。（介绍性检索工具）

档案检索工具的体系要求 要有不同的检索工具； 检索工具之间功能互补；

检索工具的设置要求与利用相吻合；

各种检索工具并举，分类法与主题法结合。 计算机检索

特点：自动化、速度快、多元化、效果好、灵活方便、对计算机系统的依赖性。

流程：输入和输出。

结构：硬件、软件、数据。

策略：逻辑表达式：由英国数学家布尔发明的逻辑运算符，对检索的词间关系进行表达和限制。方法有： 逻辑与关系（*）：同时满足； 逻辑或关系（+）：满足其一； 逻辑非关系（-）：排除所选。 第八章档案编研工作 一、定义：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础进行的编辑和研究工作 二、编研工作的内容 1、历史档案和现行文件的编纂（特点：原始，系统，易读） 2、编辑档案文摘汇编 3、编写档案参考资料 4、编史修志 三、编研工作的意义 档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。

1、积极提供利用服务的有效方式 2、提高工作水平的重要途径 3、有利用档案原件的保管和流传 4、编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。 四、编研工作特点 1、研究性：档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。 2、思想性：档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。 3、政策性：档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。 五、现行文件的汇编（建国前史料；建国后文件） 法规文件汇编 重要文件汇编

发文汇编（机关内使用） 会议文件汇编 公报，政报

其他专题文件汇编 六、档案文摘汇编 1、特点：意简言赅，有引导利用的作用，形式多样。

2、注意事项：忠于原文，可以独立使用，文字简练、准确、表述要清楚。 七、大事记 1、定义：按时间顺序记载一定范围内发生的重要活动和重大事件的参考质料。 2、大事记的种类有 Ａ、机关工作大事记，如：《中共北京市委大事记》《北京第一机床厂大事记》 Ｂ、国家和地区大事记，如：《中华人民共和国大事记》《解放后西藏大事记》 Ｃ、专题大事记，如：《大革命时期统一战线大事记》《中华人民共和国教育大事记》 Ｄ、个人生平大事记也称为年谱如：《李大钊年谱》《张太雷年谱》 大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。 大事的选择：大事突出、要事不漏，小事、琐事不取（从影响、特色、背景方面分析） 4、大事材料的核准： 编写人员认真分析和研究； 初稿广泛征求意见； 定稿前领导审阅。 6、编制

大事记由两部分组成:大事时间和大事记述，一般按时间顺序排列。 ①大事时间：力求准确详细；

②大事记述：大事记最重要的部分，要求 一条一事 文字简明 始末清楚 客观

可适当评价 八、组织沿革 1、定义：系统的记录一个机关、地区、系统的人员的编制方式或组织机构的变革情况的参考资料 2、特点：内容的专题性和事实的连续性。 3、种类有 Ａ、机关组织沿革，如：《辽宁省人民政府组织沿革》 Ｂ、地区组织沿革，如：《内江地区直属机关机构演变》 Ｃ、专业系统组织沿革，如：《中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录》 4、内容有 ①机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况； ②机关的性质、任务、职权范围、隶属关系；

③机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；

④机关领导人的任免情况； ⑤机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。 5、体例有 ①编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。 ②系列法：即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。 ③阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。 编写要求

内容全面，材料翔实； 结构合理，脉络清晰； 可以图文并茂。 九、专题概要 1、定义：是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。 2、特点 ①主题鲜明，内容专一； ②材料系统，重点突出； ③载体灵活，适应性强。

3、种类：各种简介、概要、概况。 4、选题 ①充分了解分析社会个方面的需要，提供有参考价值的借鉴； ②立足馆藏实际，考虑材料基础，以保证概要内容在实、资料丰富，具有较高参考价值。 选材：专、全、实。 6、编写要求

①内容全面，材料翔实； ②评介得当；

③叙述准确，文字朴实； ④可以图文并茂。

十、会议简介 1、定义：会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。 2、内容包括

①会议名称及届次；

②会议的时间、地点及主持人； ③会议参加人员；

④会议的主要议程及内容。 十一、统计数字汇集 1、定义：又称“基础数字汇集”，以数字形式反映某一地区或某一方面的基本情况的参考资料。? 2、编写的基本要求

①科学的确定统计指标；

②选好采集数据的年代断限； ③数据准确；

④可进行适当的统计分析； ⑤表式清楚 第九章档案登记和统计 一、概述 登记的类型：认证登记和记录性登记 档案登记属于记录性登记。 统计是一种宏观定量描述和分析的方法 登记和统计的关系： 登记的结果可以成为重要的统计素材和基础；

大量的原始数据可以从登记材料中获得；

登记是统计的基础； 登记是统计的一部分。 二、登记 1、定义：在档案管理中对重要的活动、数据和行为进行随时随地的记录， 2、分类：档案状况登记和档案工作登记 3、档案状况登记：可以分解为对档案的数量，存在与保管状态及其变化情况三个方面的内容，方式（工具）：[了解]

案卷目录与卷内文件目录：最基本的记录、反映档案数量与秩序的登记形式； 档案收进登记簿：这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式； 全宗名册：档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式； 全宗单：详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式； 全宗卡片：它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况； 档案成分和数量变化情况表：是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其

所管档案（以全宗为单位）的变化

情况； 案卷目录登记簿：对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室； 总登记簿：全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。 档案工作登记 工作日志：许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材； 人员进出库登记：人员进出库房登记是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处； 档案进出库登记：档案出入库登记这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登记本形式； 档案清点、检查登记：对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记； 利用者登记簿：是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式； 利用者登记卡：档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录、掌握的一种登记形式； 档案复制、摘抄登记：专用于对在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式； 档案借出登记簿：专用于对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种登记形式，档案馆和档案室均可使用： 利用效果登记：档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查，这种跟踪调查性质的登记，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义； 统计 定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 特征：规范化、科学化、制度化、体系化。 层次（方面）构成： 全国档案工作基本情况统计； 专业系统档案工作情况统计； 地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；

档案馆、档案室档案工作情况统计。 步骤：统计设计、统计调查、统计整理、统计分析。

要求（原则）：分为基本要求和专业要求： 基本要求

重要（可行）性原则； 可量化原则（基本要求）；

真实性原则；

规范化、体系化、制度化原则。 专业要求：适应专业特点，切合工作需要，解决实际问题。

对象能反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素；

项目和方法应对各方面有精确具体的描述；

控制工作规模、类型及频率。 统计设计：对统计工作的具体任务、目标、方法、进程进行筹划设计（准备阶段）。

统计工作具有极强的系统性和计划性。 统计调查：从现实中获得原始数据（实际开端）。

制度化的综合性调查工具；（基本的调查方式）

专门调查；（抽样） 统计整理：对调查结果进行数据处理（中间制作）。 统计分组；

统计表：简单统计表和分组统计表。 统计分析：对整理结果进行分析研究，从中发现规律性、趋向性、确定性的东西（产出阶段），是统计工作的目的所在。其方法有： 对比分析：对照比较； 相关分析与因果分析； 静态与动态分析：时间与空间的发展；

综合分析。 第十章档案提供利用工作（本应为第8章） 一、含义 档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为\档案的利用服务工作\，或简称\档案利用工作\，又称\提供利用\。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

档案利用工作与信息开发工作的联系 宗旨相同 对象相同

相互联系、相互促进。 档案利用的指导思想：全面、及时、有效、准确的为档案用户服务。 合理处理利用与保密的关系： 提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

澄清\利用危险，保密保险\以及\历史档案无密可保\的错误思想。 要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范

围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。 档案利用的途径 提供原件； 提供复制品；

提供信息加工品。 档案利用的方式

档案阅览服务（主要形式） 档案的外借服务

档案外借必须建立、健全制度； 做好登记与记录； 建立催还制度 展览与陈列（长期与短期）其作用： 档案用户可以集中的获得信息内容与线索；

能给参观者留下深刻的印象，起到生动宣传教育的作用；

在一定的范围内能组织较多的用户参观，服务面广泛； 能引人注意，从而也宣传了国家建设发展档案事业的必要性。 制发档案复本服务，其特点为： 速度快，准确度高； 机动灵活，不受时空限制； 有利于档案的长远留传和保护。 制发档案证明

档案目录信息服务 档案咨询服务 档案咨询服务：档案部门答复用户询问，指导其利用档案的一种服务方式。

档案咨询服的内容 准备咨询条件；

开展日常咨询活动； 开展特殊的咨询活动。 定题咨询：档案观在了解用户利用档案信息的专题范围的基础上，有计划的为用户提供档案情报，编辑档案参考资料，主动为用户提供利用服务的一种特殊方式。 跟踪咨询：在满足用户的初步利用需求以后，继续为用户提供相关的档案信息线索，主动为其提供新情报的一种特殊方式。 档案咨询服务的种类 内容性质分类 事实性咨询：特定事件或数据的咨询； 指导性咨询：疑难问题进行指导； 检索性咨询：主动的提供有计划、有组织的提供档案情报。 咨询的难易程度：一般性咨询和专门性咨询。 咨询的形式 档案咨询服务的步骤：接受、分析、查找、答复、立档。 八、档案用户调研 通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。

1、档案用户需求调研的原则包括（针对客观，全面服务） ①客观性原则 ②针对性原则 ③全面性原则

④服务性原则 2、影响档案用户的主、客观因素有 ①社会因素 ①社会政治因素 ②社会经济因素 ③科学文化因素 ②档案工作因素

①档案工作的方针和政策 ②档案管理工作的水平 ③档案利用服务工作的质量 ③档案用户自身因素对其利用需求的影响

①档案用户的职业因素 ②档案用户的知识水平 ③档案用户的工作经验 3、档案用户需求的构成 ①学术用户需求 ②实际利用需求 ③普遍利用需求：解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。 4、几点带规律性的问题 ①受社会因素的影响 ②宣传报道对档案用户需求的影响

③档案用户需求心理的求便心理 ④档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响 九、开放档案的工作 1、开放档案的含义 开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除\禁闭“，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。其具体含义为： 确立了开放档案的范围； 确立了开放档案的用户对象； 简化利用手续是开放档案的基本特征之一。（衡量开放工作质量的重要标志） 2、开放的意义是 ①开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。

②开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。

③开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。 3、开放的依据是 理论依据：其基本理论依据是：档案价值理论； 实践依据：开放档案的实践，为我国个方面的发展起到了良好的促进作用； 法律依据：《档案法》规定：一般自形成之日起满30年向社会开放。 4、开放档案的条件有 ①物质条件 ②检索条件（实现档案开放的必要条件）

③制度条件

④社会档案意识条件（实现档案开放的重要外部条件）

5、开放档案的鉴别 ①确定开放期 ②开放档案鉴别工作的组织领导 ③档案的解密、降密 十、开放档案公布 1、开放档案的公布权 <<中华人民共和国档案法>>规定： 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

②集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。 2、公布档案的方式 <<中华人民共和国档案法实施办法>>中规定：通过报纸、刊物、图书等出版物发表；电台、电视台播放；陈列、展览档案或其复制件；出版发行档案史料；公开出售复制件；散发或者张贴档案复制件；在公开场合宣读、播放档案原文等。 第十一章人事档案 概述 定义：在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备查考的文件材料。

人事档案分为正本和副本。 特点 立卷方式不同：以个人为全宗； 档案内容的动态性；

随着人员的主管单位的变动而变动；（人事档案流动性产生的根本原因）

具有较强的机密性。 作用

用人治事的重要依据；

研究人事宏观管理的重要信息源； 编史修志的史料；

宣传教育、文艺创作的素材。 工作内容：收集、鉴别、保管、利用和咨询、登记、转递、移交。 工作原则

集中统一管理； 维护完整与安全； 便于利用；

机关人事档案工作要置于组织、人事部门的领导之下。 收集：人事档案部门根据本机关人事管理权限和人事档案的收集的范围，将有关部门形成的档案集中起来，统一保管的工作。 指导思想：德才兼备

方法：健全收集制度；做好集中收集；疏通收集渠道；加强内容研究；跟踪收集。

要求：档案的质量；收集的范围；细致、及时的开展收集工作。 鉴别：对收集的档案进行甄别，判断其能否归入人事档案。 内容

是否属于人事或某一立卷对象的人事档案

是否是办理完毕的文件；

归档文件是否完整、字迹清晰； 手续是否完备；

是否具有保存价值。 原则

以中央的有关规定为依据； 严格执行归档范围的规定； 客观；

正确处理鉴别不符合归档要求的材料。 整理 要求：认真鉴别；分类准确；编排有序；目录清楚；装订整齐

目的：完整、真实、精练、实用。 完整：个人材料高度集中，每件材料有头有尾；

真实：内容真实，经过组织认可； 精练：保存的是有价值的材料； 实用：从人事管理工作的需要出发。 清理 定义：清出，存入的过程。 意义 维护人事档案的真实性； 对于安定团结均有重要意义； 保证人事档案的精练，有利于保存。 依据：中央的有关规定。 六、保管（范围） 现职人员； 退休人员； 死亡人员； 其他人员 七、检索：笔形编号法，姓氏笔画编号，拼音字母编号，部门编号。 八、利用 ①基本要求：以维护人事档案的秘密与安全为前提，积极稳妥的提供利用服务。 ②主要方式：查阅。 九、转递：转出和接受档案和人事材料的活动。 十、无头档案的产生处理 1、产生 人员主管机关变动与档案流动未同步进行；

转递工作不准确；

收进转出登记制度不严格。 防止产生的措施

机关人事档案管理部门要与有关人事档案管理部门建立密联系制度；

树立高度责任心；

建立严格的转出收进和定期检查制度。 处理方式

认真鉴别有保存价值的材料； 查询档案人的下落；

找不到下落的可以交给档案人的原籍档案馆保存。 第十二章会计档案 定义：是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等材料。

含义： 来源广泛；

是会计核算的产物；

主要成分是：凭证、帐簿、报表。 特点：广泛、严密、稳定。 收集要求 贯彻执行“统一领导，分级管理”的原则；

遵循会计档案形成规律； 保证会计档案的齐全，完整，准确。 整理 分类 年度，形式，期限（单位预算会计、企业会计）；

年度，期限，机构（各级总预算单位）

年度，类型，形式，期限（专业性强） 保管 会计凭证：15年 会计帐簿：15-25年 年度决算：永久 季月报表：3-5年 鉴定(方法） 初步鉴定：由会计人员完成； 复查鉴定：档案部门接受后鉴定； 销毁鉴定：会计与档案部门共同鉴定。 销毁

编制销毁清册；

编制销毁审批报告。 第十三章声象档案 定义：各种组织和个人在从事各种社会活动中形成的具有保存价值的以音响、形象等方式记录的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，也称音响档案、视听档案。 含义 形成于一定的专业单位； 声象档案的形式、功能以及处理方式具有明显的特色； 必须辅以文字说明。 特点

形意结合，形象逼真； 时间感、空间感强烈；

易复制，原件与复制品难以区分。 作用 为宣传报道服务； 广泛信息交流； 为科学研究服务； 艺术欣赏价值。 照片档案：各种组织和个人在从事各种社会活动中形成的具有保存价值的以感光材料为载体，以影象为主要反映方式的历史记录。 构成：底片、照片、文字说明。 种类：新闻/科技/艺术照片档案。 收集：参考一般档案的收集。 照片文字说明的构成：背景，地点，人物，摄影者。 提供利用：借阅、复制、展览、咨询和宣传、编辑画册。

录音、录象档案：5-10年转录；6-12个月重绕（其他可参考电子档案）。

第十四章电子档案 一、电子档案的定义：是指利用计算机技术形成的，以代码形式存贮于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。

目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 二、电子档案的特点 1、信息的非人工识读性 2、信息存储的高密度性

3、信息与特定载体之间的可分离性

4、多种信息媒体的集成性 5、系统依赖性 三、电子文件的种类：文本、命令、图像、数据。 四、电子文件的管理原则包括：完整性、可读性、可靠性。 五、电子档案的管理体系 1、集中统一管理电子档案的问题 2、纸质文件和电子文件双套归档问题

3、文书档案管理一体化问题 六、机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。 1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。

2．与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。 3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。

4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。 七、建立机读文件归档制度 目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可

行的归档制度，对机读文件的归档

范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。

机读档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。此外，还应根据机读档案特性注意保管和利用。 1、机读档案的保管单位：机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。 2、机读档案的分类和组合：由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干的若干文件存储在同一个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。 3、根据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码体系，并依此在磁盘和磁带的卷标上进行编码。 八、机读档案的蓍录和检索：机读档案可按档案著录，著录案卷级卡片并组成目录。与机读档案配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。

机读档案的载体多为磁性介质，和传统的纸质载体有许多不同之处。因此，除遵守一般的档案保管原则和立法之外，需要特别注意到磁介质的保管要求。 机读档案的软磁盘、磁带上要贴有卷号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。 盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。 使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。

装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。 盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。

盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。 存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。湿度在15℃－25℃之

间，相对湿度在40％－60％之间，良好通风和符合要求的洁净度。 要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。 九、机读档案的优越性 不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案基本上是一样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。 1、机读档案的利用特点 ①检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。

②检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。 ③检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。 ④复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。

⑤检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。 ⑥软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 ⑦网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 ⑧非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响

其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。 2、机读档案提供利用中应当注意的几个问题 ①安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。

②防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。

③提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。

④与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。

⑤保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。

百度搜索“77cn”或“免费范文网”即可找到本站免费阅读全部范文。收藏本站方便下次阅读，免费范文网，提供经典小说综合文库自考00511档案管理学(3)在线全文阅读。