试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系

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试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系

作者：齐琳

来源：《企业文化·中旬刊》2014年第09期

摘 要：随着信息技术的快速发展，档案管理的手段和方式发生了巨大变化，电子档案逐步被纳入到档案管理的范畴内，并成为档案管理的重点。相比较传统档案而言，电子档案具备信息容量大、利用率高、存储空间小等优势，有利于推动档案管理工作的改革与发展。本文对电子档案与传统档案在管理中的区别与联系进行探讨。 关键词：电子档案；传统档案；区别；联系 一、电子档案和传统档案在管理中的区别 （一）归档时限的区别

电子档案既可以在文件生成后及时归档，也可以在一定期限内进行统一归档。由电子档案生成部门负责将获取的有价值资料生成电子档案，而后利用局域网将电子档案传输到档案管理部门进行归类、保存，有利于保证档案的完整性，避免出现文件漏归现象。但是对于传统档案管理而言，因其涉及的文件资料较多，所以难以保证档案的及时归档。 （二）审核与鉴定方法的区别

传统档案的鉴定需要经过资格审核、确定生存期和价值复审三个阶段，鉴定时间较长，并且需要对档案进行逐页鉴定。而电子档案的审核只需要利用相应的计算机算法，便可实现对档案信息的自动校验，大幅度缩短了鉴定的时间。但是，由于辨别电子文件的原始凭证性较为复杂，并且电子文件存在被篡改、破坏的风险，所以在审核和鉴定电子档案时，必须对档案形成过程中的信息认证、数字签名、加密技术以及身份验证进行审核，进而确保电子档案的真实性和原始性。

（三）存储空间的区别

电子档案具备信息容量大、占用空间小的优势，随着海量存储技术在档案管理中的运用，文字、图像、视频等不同形式的文件也可以直接作为电子档案进行保存，并且不会占用较大存储空间。而传统纸质档案具备信息容量小、占用空间大的特点，在纸质档案不断增加的情况下，存储空间还需要不断扩大，使得档案管理的资源投入也会随之增加。 （四）保管要求的区别

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