秘书工作的现代化与网络化(2)

四、秘书人员如何更好的应用现代化与网络化

要让秘书人员更好的应用现代化与网络化的工作系统，正确运用好办公自动化,提高秘书工作水平,实现秘书工作现代化，需要从两方面着手，上层的组织和秘书人员的适应。

办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,对于秘书工作来说,推行办公自动化还存在着一些误解。

为了实现秘书工作现代化，应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作。

比如认真实现秘书工作的规范化操作，科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序；认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验；要重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。

随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公自动化环境中从容高效地处理业务工作。

办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。

首先,应该从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。 其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件,以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。

办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

结束语：

21世纪,现代高科技技术在政治、经济、文化、教育、科技、社会生活中占据着越来越重要的地位,信息网络技术正在改变我们的生活方式、工作方式、社会活动方式、思维模式、观念意识等。作为企事业单位中起着承上启下的中枢作用的秘书工作也面临着现代化的冲击与挑战,面临着现代化与信息化的问题。

从现实情况来看，我国秘书队伍现代化和网络化的整体水平仍然不高。一是观念陈旧，思想不够开放；二是一些单位信息网络基础建设水平偏低，使秘书人员没有机会学习网络新技术；三是秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训。

办公的现代化和网络化是与科学文化素养紧密相联的，没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识，没有一定的外语水平，信息的获取和应用难以得到真正的提高。有些秘书人员因为知识的缺乏导致了思想和行动上的障碍，从而制约了其信息素养的提高。我国秘书工作的现代化与网络化建设，与信息时代的新任务对秘书素质的要求很不相符，迫切要求我们必须努力提高秘书人才的个人素养。

网络的强大功能为社会的发展注入了新的活力，在这种新的形式下，秘书工作的内容应不断拓展，秘书工作制度不断完善，秘书意识不断更新，秘书运行机制不断优化。不管是经验丰富的老秘书还是刚入行的新秘书都需要不断更新知识，根据时代的需要强化技能。为了迎接网络时代的挑战，实现电子政务与城市信息化目标，秘书工作必须提升自身的职责，尽快推进现代化和网络化进程。

这个网络时代，秘书工作走向网络化与现代化是必要的，我们需要提高工作效率，跟上社会节奏，不在不必要的事情上浪费时间，利用现代化和网络化，起到事半功倍的效果。但是，从当前来看，秘书工作的现代化和网络化还存在一定的问题，现代化和网络化的工作环境在给秘书工作带来便利的同时，也给我们带来一些负面影响。如计算机的漏洞，文件保留的不完全，信息严谨性等。我们应该进一步完善这些不足，以保证秘书工作的效率。希望本文的研究能够有助于我国秘书工作的现代化和网络化进程的进一步深入，促进秘书工作效率的提高，提升秘书工作的价值。

参考文献：

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[9]金振邦.《谈谈秘书工作的现代化和网络化》.《秘书》2004年 第07期 [10]李丹.《秘书人员的能力素质新论》.现代企业教育 2008—8

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