关于会议组织操作流程及注意事项

关于会议组织操作流程及注意事项

为确保信息管理部会议组织井然有序的进行，现制定本操作流程及注意事项。 一、 会议操作流程

会议召开 否 根据实际情况进行会议准备 （详见注意事项） 确定会议召开 申请会议室 确定会议内容，编写会议议程 通知与会人员 是 会议相关准备 提前十五分钟入场准备 二、 会议准备注意事项

1、 会议召开的时间需要避开重大节假或活动日；

2、 时刻关注预定会议时间天气情况，如遇台风等恶劣天气应及时

通知与会人员延期或取消会议；

3、 应在会议通知发布前，与相关领导确定会议时间、内容、议程，

会议通知发布后，根据需要，电话通知相关与会人员； 4、 根据会议规模，判断是否将会议通知发布在OA“通知公告”板

块；

5、 根据会议实际情况，判断是否制作会议签到表，如需使用，则

需在会议前将签到表发放与会人员签到；

6、 根据会议内容，判断是否进行会议新闻报道、会议记录，如需

要，应在会议召开前指定专人负责；如需照相应在会议通知下发时通知党务组予以协助；

7、 如有重要领导参与会议，并需要确定座次、摆放名牌，应在会

议通知发布后，确定领导座次，并提前通知物业服务班提供领导名牌；

8、 会议中，如需使用特殊设备（如视频设备等），应与网络1331

联系，并在会议开始前一小时到会议现场进行设备调试； 9、 如涉及其他会议准备，应及时与相应部门联系解决。

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