第二章事务管理
任务一：确定涉外礼次序
一、基础知识
1.涉外接待的原则和要求
（1）涉外接待的原则:
与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是： 1)
不卑不亢；2依法办事；3内外有别4；尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。 2.礼宾次序:
在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（掌握）
（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。 （2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。
（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。 适用于： A. B.
当各国大使同时参加派驻国的某项活动时； 在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。
（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。 适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。 （5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。 （三）礼宾次序确定步骤 1.确定礼宾次序方案;
（注明这几种排列方法使用的先后次序） 一般习惯是： 1) 2) 3)
首先按照来宾的身份、职务的高低排列；
身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列； 名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。
2.提前通知有关各方;
在发邀请函时，应注明礼宾顺序的排列方法。 3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序。 即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。 1) 2) 3)
按礼宾次序排列座次。 按礼宾次序排列名次。 按礼宾次序排列出场次序。
任务二 安排涉外迎送仪式
一.基础知识
1.涉外迎送仪式的要求 （1）发出邀请:
一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。
(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作： A. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；
B. 了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来
访者血型资料；
C. 拟订来宾访问日程； D. 安排食宿。
（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。
2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。
（二）、案例分析：（注意在录像中的表现。）
某公司接待了一个来访的外国考察团，双方互不相识，秘书应该事先准备好一块牌子，写好来访公司的名称。可是由于没有经验，秘书柳西忽略了这件事。到了机场大家才想起来，谁也没有带合适的纸。此时客人所乘的飞机已经抵达，机上乘客有的已经出关了。情急之下，柳西想到了广播室。她马上跑到机场广播室请求帮助，通过广播通知客人他们所处的位置。这样主客双方才接上了头。
[点评]：涉及活动中的送往迎来工作是细致而且重要的。一个细节的忽略，可能就会带来很大的麻烦，使我们的工作处于被动，甚至被误解。 （三）涉外迎送仪仗式的工作步骤:
1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节; 4.送行前的拜访;5.安排送行仪式
任务三、安排涉外会见会谈和拜访
学习目标：
1．应该掌握的主要知识点有： 安排涉外会见会谈的要求； 涉外拜访的要求。
2、在技能上要会安排涉外会见会谈和拜访。 一．基础知识
1.涉外会见会谈要求:
安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：
（1）充分了解又方的情况。（2）准备工作要落实到位。
（3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。 2.拜访的要求:
(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。
(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.
(3)初次见面, 可以不送礼物. (二)、案例分析：
某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主培人是公司的王总经理。在英国公司抵达的当晚，王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英国代表团团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。团长请他们等一等，然后关上了门。王总理感到很不理解，我们主动拜访，为什么对方却如此冷谈？
[点评]：拜访应该事先约定，不应该作不速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。
宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的，但是当客人入住之后，房间就是他们的私人领地，一般不会在房间里接待访客。更不会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该预约地点和时间。
(二)会见、会谈的工作程序（掌握） 能安排会见会谈的座次以及迎送客人的礼仪。
↗背景资料 约定→通知有关事项→准备工作→会见场所布置→会谈→结束 会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略） ↘人员安排 会见会谈程序示意图
1. 2.
约定。2通知对方有关事项。 准备工作。
1) 了解背景资料。2会见会谈的地点选择、布置与检查。3人员安排。
会见的座次安排：
安排在会客室或办公室，席次或主宾各坐一边；或穿插而坐，分别作陪。 具体安排是：
主宾席、主人席安排在面对正门的位置，客人坐在主人的右边； 翻译人员、记录员坐在主人和主宾的后面； 其他客人按身份高低在主宾一侧就座。
主方陪见人在主人一侧就座，座位不够时，要在后排加座，根据不同情况也可有其他排法。 双边会谈用长方形或椭圆形的桌子，多边会谈采用圆桌或摆成方形。
双边会谈时，宾主相对而坐，以正门为准，当会谈长桌平行于正门时，主方背对正门，客方面对正门，主谈人居各自一方的中间。
中国惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家习惯让译员坐在后面。应尊重主人的安排。 主客双方的其他陪谈人员按次序左右排列。
记录员可安排在后面，会谈人数较少，也可安排在会谈桌就座。 如会谈长桌垂直于正门，则以进门的方向为准，右为客方，左为主方。
小范围的会谈也可像会见一样，不用长桌，只有高沙发，双方席位安排与会见安排相同。 双边正式谈判，谈判桌在室内横放，客方人员应面门而坐，主方人员应背门而坐。
主宾、主人居中对面而坐外，双方的其他人员应依其具体身份的高低，各自先右后左、自高而低地分别
就
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第二章事务管理 任务一：确定涉外礼次序 一、基础知识 1.涉外接待的原则和要求 （1）涉外接待的原则: 与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是： 1) 不卑不亢；2依法办事；3内外有别4；尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。 2.礼宾次序: 在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（掌握） （1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。 （2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。 （3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。 适用于： A. 当各国大使同时参加派驻国的某项活动时； B. 在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。 （4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列按惯例，双方的翻译应分别在主宾、主人右侧的第一个位置上就座。
若谈判桌在室内竖放，则应以进门时方向为准，右侧请客方人员就座，左侧则由主方人员就座。其他方面的做法，均与前者相似。
排定座次后，秘书要按双方人员的姓名制作名牌，一面是中文，另一面是对方的文字，按座次摆放在桌子上。中方人员的名牌中文一面朝向就座者，外方人员的名牌外文一面朝向就座者。
1) 人员安排。
首先确定参与会谈的人员，主谈应该是有较高业务水平，有会谈经验，有决定权的高层领导。其他参与者也是对会谈涉及的业务范围很熟悉的人。
其次确定工作人员，包括翻译、记录员、设备管理人员、服务人员等。 4、迎接客人。
1）主方应先客方到达会场，客人到达，应迎接；
2)双方见面后，由客方代表团团长把自己的部下介绍给主人，然后主方领导再把自己这方人员介绍给客人；
3）合影时，主人居中，国际惯例是“以右为上”主客双方间隔排列；一般两端均由主方人员把边；
任务四、涉外宴请的常识
1.涉外宴请的原则:
（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、安静的地方.
（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习惯的差别。 （3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。
（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴。 2.西餐礼仪:
我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。 1)
赴宴前的准备。
A. R.S.V.P是“敬请回复”的意思；
B. 到别人家赴宴要带礼物；应稍晚几分钟，给主人留一点余地； 2) 3)
西餐的座次安排。 入席、退席礼节。
西餐的讲究是：主客相隔而坐，男女相隔而坐，夫妻分开而坐； ①客人要在主人的带领下顺序入席。
每位客人从座椅的左侧入座，男性要为左边的女性拉开椅子，在宴请没女性时，双方身份最高者最先入席；
②入座后的礼节。
女主人拿起餐巾打开，表示宴会正式开始； ③暂时离开的表示方法。 ④退席礼节。 4)
餐具的使用方法与席间礼节。
每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内，未吃完，刀叉八字形摆放； 二示例分析：注意录像的做法。。 ⑵冷餐会的礼节。 1) 1)
按顺序取菜。2按量取菜。3顾及他人的利益。 酒会的特点。2酒会的礼节 ⑶酒会的礼仪。 三、注意事项:
（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。
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