档案管理制度草稿(3)

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档案管理工作规范 本页修订次数：0 6.2.2.4通过邮件进行审批的重要电子文件。

6.2.2.5公司信息系统中的各种财务数据、生产数据等文件。 6.2.2.6其他有归档价值的电子文件。 6.2.3归档时间

6.2.3.1参照非电子文件的归档时间 6.2.3.2备份数据归档时间 6.2.4归档数量

6.2.4.1一般的归档一份

6.2.4.2有载体的、重要的或利用频繁的归档两份。 6.2.5归档控制方法

6.2.5.1各种文件材料的形成积累，整理归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理

程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门和有关人员职责范围。

6.2.5.2档案工作情况需要纳入祥光集团各事业部、职能部门绩效管理体系。祥光集团

档案室在每年年终对各事业部、职能部门的档案工作情况进行检查、审核后，报人力资源考核。

6.2.5.3公司产品和工程创优、科研成果评奖、专利申请等，归档文件必须完整、准确、

系统，档案室没有签署意见不得报成果。

6.2.5.4拟定合同时，该合同涉及到应交付技术资料条款时，应约定交付技术资料的范

围、数量和载体形式。如果没有明确约定，该合同将不进行盖章生效。

6.2.5.5根据合同对交付技术资料条款的约定，所有设计应该交付技术资料的合同，业

务部门和档案室予以核实，确保技术资料的交付按照合同约定执行后，在付款手续中予以确认。财务部门应在收到包含业务部门和档案室对合同相关技术资料交付确认的付款申请后，方可办理付款手续。

6.2.5.6所有设备重大技改项目、科研成果项目结束后，业务部门及时将相关技术文件

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到档案室办理归档手续，财务部门应在收到档案室确认已收到技术文件后，方可办理奖金发放手续。

6.3档案保管制度

为了确保档案安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案保管的科学管理，做好

档案安全保管。

? 档案库房的建设按照JGJ 25 《档案馆建筑设计规范》执行。

? 档案库房属公司存放档案重要基地，应加强管理，非档案管理人员不得随意进

入档案库房。

? 档案室配备必要的设施，确保档案安全，延长档案的寿命，发现档案材料丢失

或在利用中泄密和损毁，立即向领导报告，不得隐瞒和延误。

? 平时做好防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温工作，每年对档案进行防虫、

防霉检查和施放防虫药，认真做好检查结果记录。

? 研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色档案，及时修复和复制。 ? 库房内温度要控制在14--24 ℃之间，相对湿度应控制在45--60%之间。 ? 查、借阅档案当面注销，及时入库。每年对库藏案卷进行总清点，及时催还借

出的档案。

? 采用档案管理信息化系统对档案进行管理，提高管理效率。 6.4档案的保密制度

? 公司全体员工均有档案保密的义务。

? 凡划定了密级（绝密、机密、秘密）的档案资料和未列入密级且不宜公开的内控档案资料

均属保密范围。

? 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经董事长、总经理或相关领导批

准。

? 收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、销毁和外出携带公司秘密档案，由指定人员担任，

并采取必要的安全措施。

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? 采用电脑加密技术存取、处理、传递公司秘密档案。 ? 在设备完善的保险装置中保存。

? 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方

式传递公司秘密。

? 不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本，不得私自销毁秘密文件、资料。 ? 不得擅自复制、复印、传抄秘密文件、资料。

? 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告

相关领导，立即做出处理。

6.5档案鉴定销毁制度

? 当已失效的档案，要认真鉴定，属于公司秘密的档案材料需经董事长或总裁批

准、其它档案需经档案所属事业部总经理或部门总监批准后，方能销毁。销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁单上签字。

? 对保管期限已满，但仍有保存价值的档案应延长保管期限，任何人不得擅自销

毁档案。

? 销毁审批手续和销毁清册要永久保存。

? 未经鉴定和批准，任何部门和个人都不得擅自销毁档案。

? 为防止发生不必要的损失，对批准销毁的档案，必须送去打纸浆或焚毁，严禁

应销毁的档案作其他用途，不许作废品出售。

6.6档案利用制度

? 公司档案只允许公司内部人员借阅。员工按照档案借阅权限和借阅期限的要求

借阅档案，权限以外的档案借阅应经相关领导签字审批后方可借阅。 ? 借阅人员接到档案实物时，应点数清楚在 “档案借阅登记表”签字。归还档案

时，档案管理人员应逐册、逐项核对档案，确认齐全无损后办理注销手续。 ? 对借出档案，档案管理人员要定期催还，借阅者如需延长借阅时间，必须通知

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档案管理人员另行办理续借手续。

? 借阅人员应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、

拆散、损毁，不得擅自复制，并且严格做好档案的保密工作。 ? 借阅人员不准转借，必须专人专用。

? 档案管理员必须保证任何档案资料，在任何时间都能满足档案室内查阅的需要。

为满足借阅人急需，档案管理员有权随时调回已借出的档案。

? 员工转岗时应将在原岗位借出的档案及时归还，然后按照新岗位的借阅权限进

行借阅。

? 人力资源部在办理员工离职或异动手续时，应有档案管理员的签字，确保离职

或异动人员已将所借档案全部归还。若是专兼职档案管理员，确保已将档案资料逐项与交接人进行交接。 ? 档案借阅权限

（1）董事长和总裁可检索、复制和借阅各类档案。

（2）公司副总裁可检索、复制和借阅公司非保密范围的所有档案和部分保密级

档案。

（3）公司总监和各事业部总经理，可检索、复制和借阅本事业部和本部门的所

有档案。

（4）各部门负责人包括经理、科长、主管、主任、助理等只可检索和借阅所负

责工作范围内的所有档案。

（5）其他正式员工可检索和借阅本部门或本车间的内部档案和公开档案。 （6）财务人员可检索和查阅会计档案。 （7）人力资源部人员可检索和查阅人事档案。

（8）审计人员可凭借领导审批后的审计任务书，检索和借阅相关档案。 ? 档案借阅权限的审批

（1） 绝密级档案需经董事长或总裁批准。

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（2） 机密级档案需经部门总监、总经理、批准

（3） 秘密级档案借阅时，如果超出借阅权限，需要经部门部长、经理、厂长

审批方可借阅。

（3）公司所有绝密级、机密级档案的电子版本，如需复制时，必须经过董事长

或总裁审批。 秘密级档案、内部档案和公开档案的电子版本，如需复制时，须经本事业部总经理或本部门总监审批。

? 借阅期限

（1）绝密级档案和机密级档案的借阅期限为一天； （2）秘密级档案的借阅期限为三天； （3）内部档案和公开档案的借阅期限为七天。

6.7档案的统计制度

? 定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，

为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。

? 公司档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可

靠，每个档案人员必须做好平时数字累计工作，保证所统计档案数据的准确，及时。

? 保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，

使统计数字准确，符合客观事实。

? 对档案的收进、移出、保管、利用情况，本公司的档案及档案工作情况定期调

查，及时进行统计分析，按照相关规定，定期向档案业务部门报送档案工作情况统计表。

? 档案统计工作遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学

的标准和方法使统计工作科学化。

6.8档案管理系统操作制度

为了加强和规范祥光集团档案管理系统操作维护，确保档案管理系统稳定安全运

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