档案收集规定

档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。 6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。 7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。 二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账；年报、季报、月报；银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。 2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部 和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作 需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后 方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。 三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集范围包括：立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。

2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记；外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。 2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集；聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带和录像带每年要按规定倒带。 5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。 五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件；利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件；采用数字设备采集制作的图像文件；使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件；用音频设备录入的声音文件；软件开发活动中形成的程序文件；支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。 2、收集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。

3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。

4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。 六、实物档案的收集整理与管理

1、收集的范围：凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集范围。

2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。

3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

关于省直单位档案收集范围、整理标准和进馆时限的规定

省级党政机关、社会团体、企业事业单位和中央驻鲁单位及其他有关组织（以下统称省直单位）形成的档案记述了每个单位的历史轨迹，是社会政治、经济、文化发展的真实记录，是党和国家档案的重要组成部分。为维护党和国家历史的真实面貌，确保省直单位各种门类、各种载体的档案收集齐全、整理规范、及时移交进馆，将省档案馆建设成山东省保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心，为社会各界和广大人民群众服务，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《山东省档案条例》等有关法律法规，制定如下规定。 一、收集范围

依据档案集中统一管理的基本原则，省直单位应将反映本单位主要职能活动，并具有历史参考凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案资料收集齐全。在收集工作过程中，省直单位档案室要顺应时代要求，以反映当今社会政治、经济、文化发展变化的多种载体档案资料为收集重点，同时注重行业特色和部门特色，形成内容丰富、门类齐全、载体多样、特色显著的室藏体系。其具体收集范围如下： （一）文书档案

1、本单位形成的文书材料 （1）编号发出的文件； （2）电报；

（3）党委（党组）会议、行政办公会议记录、纪要； （4）年度工作会、各种专业会议文件材料； （5）工作计划、规划、总结； （6）综合统计报表（图册）；

（7）调查（调研）报告及分析汇总材料；

（8）干部职工调入、调出工资，行政、党团、工会组织关系介绍信及存根； （9）干部职工、党（团）员名册；

（10）本单位编印的简报、刊物、历史沿革、大事记、年鉴、志书、法规汇编、专业书籍、业务手册、宣传画册等定稿和印本；

（11）重要的人民来信来访材料以及摘要单、领导批示及统计分析记录； （12）厅局级以上领导干部与公务活动有关的书信、日记； （13）与国内外有关单位签定的合同、协议或协定； （14）本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料以及反映本单位、本行业的剪报； （15）本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （16）其他有保存价值的文书材料。 2、本单位接收的文件材料

（1）上级机关（部门、单位）发出的针对本单位主管业务的文件、电报、书信、电话记录等，参加上级机关（部门、单位）召开会议的文件；

（2）下级机关（部门、单位）报送的年度计划、总结，统计报表，财务预决算，以及重要报告、典型材料；

（3）同级机关（部门、单位）和非隶属机关（部门、单位）印发的需要执行的法规性文件，协商工作的文件材料；

（4）本单位领导或工作人员外出参加公务活动带回的与本单位业务工作有关的文件材料。

（二）科技档案

1、产品档案：包括产品开发设计、工艺工装、加工制造、生产定型等工作阶段形成的

文件材料。

2、科研档案：包括课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与各阶段有关的专业会议文件和标本、样本目录等。 3、基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

4、设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

（三）专门档案 1、会计档案

（1）会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

（2）会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿； （3）会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；

（4）其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 2、人物档案

省直单位档案室主要收集本单位、本行业在某一学科、领域有重大影响的专家学者，省级以上劳动模范和优秀共产党员，本单位主要负责人，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。人物档案的收集范围，参照《山东省著名人物档案管理办法》（鲁档发〔2003〕61号）精神执行。 3、其他业务档案

反映单位主要工作职能的专门（专业）档案，如诉讼档案、纪检案件档案、信访档案、教学档案、学籍档案、地名档案、审计档案、公证档案、气象档案、地震档案、艺术档案、环保档案、社会保险档案、普查档案、勘界档案、工商登记档案、婚姻登记档案、土地管理档案等。

（四）照片档案和录音、录像档案

1、本单位主要党政领导任职时的照片；

2、记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像； 3、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像； 4、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像； 5、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；

6、记录本单位、本行业组织建设的重点工程，开发研究的名优产品、著名商标的照片和录音、录像；

7、其他具有保存价值的照片和录音、录像。 （五）实物档案

1、荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等； 2、徽章类：帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等； 3、票证类：票证颁发机关颁发的各类票证；

4、公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

5、物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的物品等；

6、书画文稿类：著名书画家和领导人书法、绘画作品，著作、题词及其他手迹等； 7、名优产品类：本单位、本行业开发研制的易于保存的名优产品的样品；

8、其他与本单位社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物。 （六）电子文件

１、文书档案中永久、长期保管的数字化全文； ２、科技档案中形成的电子文件； ３、会计电算化材料；

４、 永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片； ５、其他音频、视频形式的电子文件。 （七）资料

1、本单位的发文汇编（二套文件）； 2、本单位的重要文件汇编；

3、本系统上级或下级编印的出版物；

4、与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物； 5、政府公报等政府公开信息；

6、新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料； 7、本单位干部职工的论著、论文及其他作品； 8、其他相关资料。 （八）已公开现行文件

已公开现行文件的收集按照省委办公厅、省政府办公厅印发《关于已公开现行文件送交利用实施办法》的通知（鲁厅字〔2005〕12号）的精神执行。 二、整理标准

省直单位档案室要按照上述收集范围，将各种门类、各种载体的文件材料收集齐全。归档文件要做到齐全、完整、准确。既要将纸质载体的文件材料收集齐全，又要把非纸质载体的文件材料收集齐全；既要将传统门类的档案收集齐全，又要注重收集与本单位实际工作相关的新门类档案材料。归档的文书档案应符合公文格式的统一要求，公文处理标识真实有效；科技档案要注重成套性，其管理性文件应归入相应的类别中；传统照片档案中的照片、底片、文字说明三者缺一不可，用数码相机拍摄的照片档案包括数字图像、印制出的纸质照片以及文字说明三部分；电子文件内容与纸质稿本相一致，并注意背景信息和元数据的收集。各类文件材料本身必须符合档案耐久性保管的要求，并对破损的文件材料及时进行修复。 各种门类、各种载体的档案要严格按照国家有关的行业标准进行整理，力求做到档案分类科学、文件排列有序、档号编制规范、检索体系完备。 （一）文书档案的整理要符合《归档文件整理规则》（DA／T22—2000）的要求。 （二）科技档案的整理要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T１1822—2000）。

（三）企业的档案要依据《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）和《工业企业文件材料整理规程》（DB37／T251—1998）的有关规定进行收集整理。 （四）高等学校的档案要依据《高等学校档案实体分类法》（DA／T１0—94）的有关规定进行收集整理。

（五）会计档案的整理要符合《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）的要求。 （六）照片档案的整理要符合《照片档案整理规范》（GB／T１1821—2002）的要求。 （七）电子文件的整理要符合《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）的要求。

（八）其他磁性载体档案，如：录音、录像等档案的整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA／T１5—95）的要求。 （九）其他业务档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门档

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