Excel XP函数实用教程 Excel XP函数实用教程

Excel XP函数实用教程 Excel XP函数实用教程

张迎新

Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍Excel

XP函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及Excel XP的网络集成特性。

一、Excel XP函数新增功能

1．公式错误检查

公式是Excel处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel

XP提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名称错误”），能帮助用户迅速发现错误原因。

2．函数工具提示

用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发生错误的一个重要原因。为此，Excel

XP增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”为例，当你输入“=SUMIF（）”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。

3．用自然语言搜索函数

Excel拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel

XP在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假如你要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。

4．监视窗口

如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel

XP增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。

5．公式审核

Excel

XP新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了几个新的数据审查工具，例如“错误检查”、“追踪引用单元格”和“公式求值”。“错误检查”与语法检查程序类似，它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。“追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。“公式求值”可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计算过程。

二、Excel XP函数快速上手

1．求和函数SUM

语法：SUM（number1，number2，．．．）。

参数：number1、number2．．．为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。

注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换

为1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。

应用实例一：跨表求和

使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel

XP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。

应用实例二：SUM函数中的加减混合运算

财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。

应用实例三：及格人数统计

假如B1:B50区域存放学生性别，C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。

2.平均值函数AVERAGE

语法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。

参数：number1、number2．．．是需要计算平均值的1～30个参数。

注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。

应用实例一：跨表计算平均值

标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。

应用实例二：忽略零的平均值计算公式

假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200<>0，

A1:A200，″″）”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:A200中的数值（不包括零）计算平均值。

3．逻辑函数IF

语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。

参数：logical_test是结果为true（真）或false（假）的数值或表达式；value_if_true是logical_test为true时函数的返回值，如果logical_test为ture并且省略了value_if_true，则返回true。而且value_if_true可以是一个表达式；value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。如果logical_test为false并且省略value_if_false，则返回false。Value_if_false也

可以是一个表达式。

应用实例一：个人收入调节税计算

假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。

假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白单元格输入公式“=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C2>2000，（C2-2000）*0.3））））”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。

公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2<=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。

应用实例二：消除无意义的零

用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）<>0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”，即是当SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。

上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。 应用实例三：多条件求和

假设C1:C460区域内存放着职工的职称，D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。这是一个数组公式，输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。

4．快捷方式或链接创建函数HYPERLINK

语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。

参数：link_location是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。如Excel工作表中的特定单元格或区域，或某个Word文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。 应用实例：管理文档或网站地址

如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：选中一个空白单元格，单击Excel

XP工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:＼my

documents＼IT网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT网

站集锦”）。确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。

此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。

如果你收集了许多网站的URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用Excel的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问Web站点。

5．计数函数COUNT

语法：COUNT（value1，value2，．．．）。

参数：value1，value2．．．是包含或引用各类数据的1～30个参数。

注意：COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。

应用实例：及格率统计

假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:C42，″>=60″）/COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。

6．最大值函数MAX、最小值函数MIN

语法：MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。

参数：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。

注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。

应用实例：查询最高分（最低分）

假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。

如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：G42区域中的最低分。

7．条件求和函数SUMIF

语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。

参数：range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。

应用实例：及格平均分统计

假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″>=60″）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“>=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF（A1:A36，″>=60″）用来统计及格学生的人数。

8．贷款偿还计算函数PMT

语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）.

参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款

的重要依据，Excel

XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。语法中的rate是贷款利率；nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为0或1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略type，则假设其值为零。

应用实例：购房还款金额

假如你为购房贷款十万元，如果年利率为7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款1161.08元。

9．样本的标准偏差函数STDEV

语法：STDEV（number1，number2，．．．）。

参数：number1，number2，．．．为对应于总体样本的1到30个参数，它们可以是数值、引用或数组。

注意：STDEV函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true或false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用STDEVP函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用STDEVA函数。

应用实例一：成绩离散度估计

假设某班共有36名学生参加考试，随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）”。其计算结果为33.00757489，标准偏差的数值越大成绩越分散。

应用实例二：质量波动估计

质量控制等场合也能用到STDEV函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。根据STDEV函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。

10．排序函数RANK

语法：RANK（number，ref，order）。

参数：number是需要计算其排位的一个数字；ref是包含一组数字的数组或引用（其中的非数值型参数将被忽略）；order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

应用实例：产值排序

假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。

(图1)

计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。 需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。即176.7出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为3，后续金工车间的排名就是1（没有2）。

11．四舍五入函数

语法：ROUND（number，num_digits）。

参数：number是需要四舍五入的数字；num_digits为指定的位数，number将按此位数进行四舍五入。

注意：如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果

num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。

应用实例：消除计算误差

假设Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要将D2与E2之和乘以0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以1.36（取两位小数）得到最终结果。

一般用户的做法是选中某个单元格（如F2），使用“单元格”命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再将G2单元格的小数位数设成两位，最后把F2*1.36的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*0.1在F2单元格显示48（注意：是显示48），如果F2单元格的小数位数为零，（D1+E1）*0.1经四舍五入后的结果就是48。接下去却出了问题，因为F2*1.36的计算结果是65.90，根本不是48*1.36的正确结果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。

以上计算结果说明：“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的结果（按计算要求应为65.28）。

要解决这个问题并不难，你只须在G2单元格内输入公式“=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求计算出正确结果65.28。式中的ROUND函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数0将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。

12．条件计数函数COUNTIF

语法：COUNTIF（range，criteria）。

参数：range为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如36、″>160″和″男″等）。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

应用实例：男女职工人数统计

假设

A1:A58区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数量。

COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″>=85″）”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″>=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。

13．百分排位预测函数PERCENTILE

语法：PERCENTILE（array，k）。

参数：array为定义相对位置的数值数组或数值区域，k为数组中需要得到其百分排位的值。

注意：如果array所在单元格为空白或数据个数超过8191，则返回#NUM！错误。如果k<0或k>1，则返回#NUM！错误。如果k不是1/（n-1）的倍数，该函数使用插值法确定其百分排位。

假设C1:C60区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少，才能进入排名前10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，0.9）”。如果计算结果为9867万元，说明利润排名要想进入前10%，则该公司的利润至少应当达到9867万元。

14．数值探测函数ISNUMBER

语法：ISNUMBER（value）。

参数：如果value为数值时函数返回ture（真），否则返回false（假）。

应用实例一：无错误除法公式

如果工作表为C1设计了公式“=A1/B1”，一旦B1单元格没有输入除数，就会在C1中显示错误信息“＃DIV／0！”。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将C1单元格中的公式设计成“=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）”。式中的ISNUMBER函数对B1单元格进行探测，当B1被填入数值时返回true（真），反之返回false（假）。为真时IF函数执行A1/B1的运算，为假时在C1单元格中填入空格。

应用实例二：消除无意义的零

使用SUM函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成“=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）”。

式中ISNUMBER函数测试SUM

函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回true（真），反之返回fales（假）。为真时IF函数执行SUM（A1:B1），为假时在存放计算结果的F1单元格中填入空格，这样即可避免在F1单元格中出现“0”。

15．零存整取收益函数PV

语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。

参数：rate为存款利率；nper为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有3*12=36个月；pmt为每月存款金额，如果忽略pmt则公式必须包含参数fv；fv为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了fv则公式中必须包含pmt参数；type为数字0或1，它指定存款时间是月初还是月末。

应用实例：零存整取收益函数PV

假如你每月初向银行存入现金500元，如果年利2.15%（按月计息，即月息2.15%/12）。如果你想知道5年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV（2.15%/12，60，-500，0，1）”计算，其结果为￥31，698.67。

式中的2.15%/12为月息；60为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；-500为每月支出的储蓄金额（-表示支出）；0表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为0否则应该输入基础金额；1表示存款时间是月初还是月末，1为月初0或忽略为月末。

16．内部平均值函数TRIMMEAN

语法：TRIMMEAN（array，percent）。

参数：array为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域；percent为计算时需要除去的数据的比例，如果 percent =

0.2，说明在20个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2

个。如果percent=0.1，则30个数据点的10%等于3，函数TRIMMEAN将在数据首尾各去掉一个数据。

歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10区域存放某位歌手的比赛得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）”。公式中的0.2表示10个数据中去掉2个（10×0.2），即一个最高分和一个最低分。

17．日期年份函数YEAR

语法：YEAR（serial_number）。

参数：serial_number为待计算年份的日期。

应用实例：“虚工龄”计算

所谓“虚工龄”就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用YEAR函数计算工龄的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）”。公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期，YEAR（A1）和YEAR（B1）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄。

18．起止天数函数DAYS360

语法：DAYS360（start_date，end_date，method）。

参数：start_date和end_date是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的文本串（如"1998/01/30"）、系列数和嵌套函数的结果。如果start_date在end_date之后，则DAYS360将返回一个负数。

19．取整函数TRUNC

语法：TRUNC（number，num_digits）。

参数：number是需要截去小数部分的数字，num_digits则指定保留到几位小数。 应用实例：“实工龄”计算

实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄”，如1998年6月1日至2001年12月31日的工龄为3年。计算“实工龄”的公式是“=

TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，0）”，公式中的DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″）计算两个日期相差的天数，除以360后算出日期相差的年份（小数）。最后TRUNC函数将（DAYS360（A1，B1）/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“=

TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，1）”即可。

如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“=

TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，NOW（）））/360，0）”。其中NOW（）函数返回当前的系统日期和时间。

20．字符提取函数MID

语法：MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。 参数：text是含有要待提取字符的文本，start_num是要提取的第一个字符的位置（其中第一个字符的start_num为1以此类推），num_chars

指定MID从文本中提取的字符个数，Num_bytes指定MIDB从文本中提取的字符个数（按字节计算）。

应用实例：姓氏提取和统计

假如工作表C列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2），从C1中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF（D1:D58，″张″）”统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。

三、Excel XP数据库速成

Excel XP具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。

1．数据排序

Excel XP第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。

（1）文本排序

选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位”之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。

（2）自定义排序

如果你要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。

使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的自定义排序。

2．数据检索

如果Excel

XP工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图2）。 再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入12回车，则序号为12的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用>、<、>=、<=、<>逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“>170”，则表示检索总分大于170的记录，回车后第一条大于170的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。

3．数据筛选

上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大于170和小于120的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时可以使用Excel

XP提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图3）。

单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮，工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。

4．数据汇总

小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel

XP分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在“分类字段”中选中“班级”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”，单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。

5．数据透视表

数据透视表是Excel

XP数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。 单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表”。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel

XP会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。

6．数据查找

数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据，Excel XP可以执行的查找有以下几种类型：

（1）普通查找

它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，Excel

XP会弹出对话框告知用户。

（2）特殊查找

特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异的单元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。

如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格”，单击“确定”按钮即可完成查找。

四、Excel XP网络集成

1．Web数据共享

Excel

XP可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”，在“选取数据源”对话框中找到Web页，单击“打开”按钮就可以将其导入Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单中增添了“导出到Microsoft

Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向导”，它可以从Microsoft SQL

Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并导入数据。

此外，Excel XP可以直接粘贴Word XP表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了两者协同工作的范围。

2．E-mail功能

Excel的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一个邮件发送工具栏，其界面与Outlook

Express很相似，你只要输入收件人的E-mail地址和主题等，就可以将文件以附件或正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的E-mail地址，并在“主题”栏内进行简单介绍，然后单击“发送该工作表”按钮（如果你选中了工作表中的部分区域，该按钮变成“发送所选区域”）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击“附加文件按钮”，可以打开“插入附件”对话框，像Outlook

Express那样插入并发送附件。

3．网页保存和预览

Excel

XP“文件”菜单下有一条“保存为Web页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工作表保存为Web页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。

Excel XP内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击“文件”菜单下的“Web页预览”命令，Excel

XP就会自动调用IE打开工作表。

体验Microsoft office XP 体验Microsoft office XP

王艳菲

??本月上旬，微软宣布将它的下一代操作系统Whistler和办公软件Office 10分别更名为Windows XP和Office

XP，并于今年内推出。对于Windows XP，大家都比较熟悉了(本报曾于2000年第47期作过详细报道)，而对于Office

XP，我们就感到比较神秘了。XP是英文“体验”(Experience)的意思，如果你想一睹Office XP的真面目，那就随本文一起来体验一番吧。

一、随用随变的“工作助理窗”

??当你第一次启动Office

XP并创建一个新文档后，每一个Office应用程序都开一个“工作助理窗”，在“工作助理窗”里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变。 ??Office

XP中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能”，你可以对两段选中的文本进行格式对比，看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合并。(图)

二、随需随出的“智能标签”

??当你在Word中拷贝一段文字时，Word就会在拷贝的文本后添加一个“智能标签”，单击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要它的时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的“智能标签”。

三、其他新特性

??恢复数据：在Office

XP中，如果Word、Excel、PowerPoint这三个软件中的任何一个崩溃了，都会弹出一个对话框并帮助你恢复数据和重启软件。

??加密功能：以前版本的Word和Excel都提供了文档加密选项，而现在PowerPoint也将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。

??Office助手： 那个有点令人讨厌的Office助手相信没有多少人会用它，在Office XP中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动打开它。 ??搜索特性： Office

XP中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找的文本外，还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。

??改进剪贴板：Office

XP在用户界面上有了很多改进。Word可以让你把文档中非连续的部分放到剪贴板中，新的Office剪贴板将可以储存24个剪贴内容，并且在每一个剪贴项目前都有一段简短的文字说明。

??绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和Office XP很好结合，它提供一个图表选项可以让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。

四、组件的改进

??前面讲到的一些新特性大部分都是整个Office XP都拥有的，对于个别的应用程序还有一些特定的改变值得你关注。

??1.Word的随意翻译功能

??Word将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单词或选中的文本。Word支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的改进：你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功能也有了明显的增强。 ??2.Excel的帮助修复错误功能

??在Excel中一旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你修复错误。如果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告。值得一提的是，新的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。

??3.PowerPoint的增加打印预览功能

??PowerPoint的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打印预览功能。在打印PowerPoint演示文稿时，你还能同时打印注释页面。

??4.FrontPage的增强处理表格功能

??FrontPage总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网站发布功能。 ??5.Access的支持表格功能

??Access将会支持表格，这样你就不必到Excel中去创建表格了。

??总体来说，Office XP主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功能上并没有质的飞跃。而且Office

XP对内存的要求更大了，相信等到今年5月或6月时，正式版的Office XP一定不会令人失望的！

EXCEL小技巧 EXCEL小技巧

宏宏

??当我们在Excel中输入公式时通常都以“=”开头，否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算。如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置：选择“工具”菜单中的“选项”，在“1-2-3的帮助”标签中选中“转换Lotus

1-2-3公式”选项，最后“确定”。这样以后，当你在单元格中直接输入1+3，回车后即可得到结果4，不必输入前面的等号；若以符号‘开头，再输入1+3，则可得到字符串1+3。

系统中的ffastun.ffa文件 系统中的ffastun.ffa文件

唐昳

??我们计算机用户经常会发现硬盘根目录上有这样一些的文件ffastun.ffa、ffastun.ffl、ffastun.ffo、ffastun.ffx，并且占用大量的空间。这些文件到底是什么文件，可以删除它们吗？

??其实它们都是Office的杰作。安装了Office97/2000之后，一般会在“启动”中看到下面两项内容：“office启动(osa.exe)”和“Microsoft文件检索(findfast.exe)”，这两项会在Office启动时自动加载，该程序可以自动检索个人计算机用户的硬盘中的Office及Web等文档，默认值为2小时。这就是为什么在使用计算机的过程中，有时候突然出现硬盘指示灯狂闪而程序运行变慢的一个原因。并且它会在每个分区中都要产生像ffastun.ffa、ffastun.ffl、ffastun.ffo、ffastun.ffx类似的隐藏文件。

??那这两个文件到底有什么作用呢？可不可以删除呢？有时候个人计算机用户发现把它们从自动启动菜单中清除之后，好像也没有什么事情发生。其实它们只与Office软件有关。如果个人计算机用户的Word，Excel文件很多的话，而且频繁使用，相互调用，共享数据资源，那么加上这两个文件，以加快文件的搜索，否则就把这两个项目删除就行了。删除方法很简单，只要到“控制面板→文件搜索”中，取消掉所有的文件检索任务即行了，当然也可以在安装Office的时候选择自定义安装，在Office工具中不选“文件检索”。

Excel文字输入技巧 Excel文字输入技巧

Lql

??在使用Excel电子表格时，有时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排，此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。

??一、直接输入文字

??在输入词组时，若正好在词组中间需要换行，则不能用词组进行输入，只能把词组拆开输入。用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原来整齐的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排”的方法分别对每段文字进行排版。方法是：文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置回车换行。接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项，再点击“段落重排”，则余下的文字就会整齐排版。

??二、定义相关格式输入文字

??1.合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击“格式→单元格→对齐”，在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行”。接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。

??2.插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。

让Excel2000自己操作 让Excel2000自己操作

宋文奇

一、自动打开文件

??在Excel 2000中有一个名叫XLSTRAT的文件夹，默认位置为：C:\Program Files\Office\office，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以我们只要将要自动打开的Excel文件复制到该文件夹下，你每次打开Excel

2000就会自动运行XLSTRAT文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省下“打开文件”这一步了。

??但是，有许多朋友并不想将它放在XLSTRAT文件夹下，而将这些文件存放在某个专门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能将这个文件夹设置为“替补启动目录”，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下：

??打开需要自动运行的Excel文件，再执行“工具/选项”命令，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个文件所在的目录，接着再单击“确定”就可以将该文件自动打开了。

二、自动保存文件

??大家一定会对Word

2000中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便，如突然断电时可以恢复一些。其实Excel2000也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现它。

??1.加载宏

??单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，打开加载宏对话框。然后将“自动保存”(应该是最后一项)设置为选中状态，单击“确定”退出。经过上述操作后你只要点击一下“工具”菜单，里面就出现了“自动保存”项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。 ??2.设定自动保存时间

??单击“工具”菜单下的“自动保存”命令，打开自动保存对话框，系统默认的自动保存时间间隔为10分钟，大家可以根据自己的需要作相应的设置，如笔者把这个时间设置成5分钟一次。如果选中其中的“保存前提示”项，则在每次自动保存之前会提示用户确认，设置完成后单击“确定”即可。

让电子表格发出动听的声音 让电子表格发出动听的声音

朱忠保

??假如你是一位教师，用多媒体教学已经是很普遍的了，当你要制作一张表格时，是否想过在制作的过程中，让电子表格会发出你要对学生讲话的声音？如果你是某个企业的业务员，要通过电子表格向客户介绍你公司的产品，而你的声音又不够甜美时，可否想过在制作一张电子表格时，事先找一个声音甜美的人，在制作这张表格时，让她讲话，当你向客户介绍你的商品时，只要打开这张电子表格，它就会发出那甜美的声音？又或者要向你的知心好友介绍某一张表格的内容时，能够听到你的声音？等等。我可以告诉你，这些你都完全可以做到。

??一、准备工作

??启动电子制表软件Microsoft

Excel，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹出的对话框中单击“对象类型”框，将光标移到“声音”上，再单击“确定”按钮，这时就会弹出“录音机Book1的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的MIC

IN的插孔里。

??二、录制声音

??在你制作表格的过程中，你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话，或者你可以打开收录机播放音乐，又或者直接在CD-ROM里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。对好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制，直到你认为满意为止。

??三、声音与表格的合成

??录音完成后，单击“文件”菜单，单击“退出”命令。在录音机提示“ 在继续之前，是否先更新Book1的声音？”在弹出的对话框中单击“是(Y)”按钮，几秒钟后，代表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内容都可以不用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。 ??四、听表格内的声音

??对于这样一张会发声的电子表格，你不但可以听取整个表格的内容，还可以听你任意想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击“声音对象”下的“播放”命令)，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格内的声音时，只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。 ??全部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来，存盘方法与我们平常的存盘方法相同。这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用E-mail发送给你的朋友，让他们在远方也可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀！

EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法 EXCEL中错误提示信息的含义及解决办法 刘冠军

在Excel中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。

在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将Excel中最常见的一些错误信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。

(1)####

错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。 解决方法：适当增加列的宽度。

(2)#div/0！

错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

(3)#N/A

错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。

(4)#NAME？

错误原因：在公式中使用了Microsoft Excel不能识别的文本。

解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。

(5)#NULL！

错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。 解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。

(6)#NUM！

错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。

解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。

(7)#REF！

错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。

解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作表中的单元格。

(8)#VALUE！

错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时，将产生该错误信息。

解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格所包含均为有效的数值。

Excel应用技巧七则 Excel应用技巧七则

王东

一、利用Excel创建序列目录

这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆‘目录’》，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。

比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。打开一个Excel的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从A1到A20全为md；选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件，文件名为Test.bat，即批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。退出Excel。将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，

你的序列目录就自动创建好了。

二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名)

在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：

Sub InsertFullName()?

ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName

End Sub

如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter”

就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。

三、Excel表格中打印行号和列标

Excel中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母)

的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。

四、在多个工作表内输入相同内容

有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：

1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。

2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。

这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。

五、在Excel中编辑单元格中的超级链接

如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。

其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。

六、不用公式也可以进行快速计算

你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了这个问题。

Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可

以在状态栏中看到平均值了。

该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”)，或者计算已填充单元格的数量(选中“计数”)。

七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列 ”。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。

用Excel 2000建立商品月销售明细表 用Excel 2000建立商品月销售明细表

任利民

现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并不一定适用。其实，如果电脑中装有Office

2000就完全可以利用Excel电子表格管理一些简单的商务活动。本文介绍普通个体经销户如何用Excel

2000建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。

一、建立名为“2001年某月商品销售明细表”的Excel文件

同时由于Excel默认工作簿内只有三个工作表，请点击“工具/选项”菜单，在出现的对话框中，选“常规”选项卡，然后设置“新工作簿内的工作表数”为32。

二、建立日销售明细表

打开“2001年 月商品销售明细表”，双击左下“SHEET1”，键入“1日”，按回车，照此依次分别将“SHEET2、SHEET3

SHEET31”改为“2日、3日 31日”。将“SHEET32”改为“月销售明细总表”。分别选单元格A1、B1 K1，依次键入“编号、品名、规格、单位、销售数、损耗数、销售价、进价、销售额、成本、毛利”，选单元格A2、A3 A21，单元格B2、B2 B21，单元格C2、C3 C21，单元格D2、D3 D21，H2、单元格H3 H21(假设所经营的商品只有20种)分别在相应的单元格中输入商品编号、品名、规格、，单位和进价。在单元格A22中键入“合计”(如图)。

分别选单元格i2，j2，k2，分别键入“=E2*G2”，“=(E2+F2)*H2”，“=I2-J2”，选单元格i2，将鼠标移至单元格右下角，出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向下拖动至单元格i21，按此方法将单元格j2，k2分别拖至单元格j21，k21，分别选单元格i22，j22，k22，在单元格中依次键入“=SUM(i2：i21)”，“=SUM(j2：j21)”，“=SUM(k2：k21)”。用鼠标左键点击“1日”表最左上角处，定义整个工作表，点“复制”按钮，接着选工作表“2日”，用鼠标左键点击“2日”表最左上角处，定义整个“2日”表，点“粘贴”按钮，按此方法将“1日”表中的内容分别复制到“3日”，“4日” “31日”表中。

三、建立月销售明细总表

选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1日”表内容复制到“月销售明细总表”中。选单元格E2，键入“=1日！E2+2日！E2 +31日！E2”，选单元格E2，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向右拖至单元格K2。分别选单元格E2，F2，I2，J2，K2，按住鼠标左键向下拖动至单元格E21，F21，21，J21，K21，选单元格E22，键入“=SUM(E2：E21)”，选单元格E22，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”

后，按住鼠标左键向右拖至K22。分别用鼠标左键点“G”、“H”,选取整个“G”列、“H”列,点工具栏中“编辑”项，选“删除”按钮，删除“G”和“H”列。

至此“销售月明细表”就建成了。

四、销售情况分析

“2001年

月商品销售明细表”建好后，只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗数和销售价格，其他数据都将自动生成，每天每月的销售额，利润和每个品种销售额，利润都一目了然。同时利用Excel

2000强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线和图表，可以及时掌握商品销售动态，变化情况，从而便于经营品种的订购与营销。

Excel在会计中的应用 Excel在会计中的应用

张向东

Microsoft

Excel是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥出特有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就Excel在会计工作中的应用作一些简要介绍。

一、制作会计报表

由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表之分，还有单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计报表、外部会计报表等类型，根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制，因此，尽管市面上有许多财务软件，但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企业难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需要。

下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel工作表”的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择“20～24号字或小初至二号字”，字体一般采用“宋体字”并加粗；第二行留作填写“编制单位、日期”等项目，其日期的写法可先设置好单元格格式，每次制表时，只须输入相应阿拉伯数字即可：选定单元格，在“格式”栏中选取“单元格式”，再点击“数字”，选择“日期”，从类型中将“1997年3月4日”或“一九九七年三月四日”?这是Excel的内存模式，这两种模式会产生不同的日期方式?选定，确定后，在该单元格中输入日期(可直接用数字输入)，如输入“2000/10/1”(“00/10/1”、“2000-10-1”、“00-10-1”等都可以)，回车后，单元格内马上显示出“2000年10月1日”或“二○○○年十月一日”的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对应关系输入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。

资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格的底部或右侧选择一个空单元格，在其中输入“='资产总计数据单元格'-'负债和所有者权益总计数据单元格'”，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为“0”，如是其他数字，就要及时查找原因和更正。

二、汇总报表

上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个

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