文件和记录管理程序(5)

文件和记录管理程序有限公司

编号：SFS-2-4.2-01 日期：2011-01-05 页码： 5 of 6 版本：G01

行检讨， (责任单位的判定，参考质量手册中权责表要求) ,检讨单位接到通知后应在 一个工作周内对顾客文件之要求进行差异分析，填写《客户文件检讨通知单暨差异分 析表》对应栏为，针对有差异的项目，应采取相应的措施，文件检讨完成，应得到检 讨部门部门长核准，文控应针对表中的事项进行跟踪验证，确保各项措施都有得到及 时完成，各部门与生产现场不得直接使用客户资料，b) 外来文件由文控建立《外来文件清单》 ,如需发行依照 4.4 条款执行。

4.11 文件和质量记录的保存和销毁 4.11.1 保存 a)应适当将文件分类，应于资料、样板、档案夹上标示清楚，以便取阅于保存。 b)各部门必须把所有质量记录分类， 依日期及先后顺序整理好,存放于通风干燥的地方, 所有文件保持清洁，字迹清晰，整洁，完整，贮存的文件应做好防火，防潮，防蛀 等防护措施。各部门按规定的期限保存记录。 c)一般质量记录保存三年。 但是和汽车有关的基准，手顺书及记录等需保存 15 年。 其中，重要保安零件有关的批号管理台帐，检试验记录，不良履历等需保管 15 年。 d)文件使用人妥善保管相应的文件，调离工作岗位或者离职时，其使用的文件必须移交 给替其岗位的人员或部门负责人。 e)文控负责不定期地检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用文 件为最新版的文件，发现问题及时处理。 4.11.2 销毁 所有的文件和记录保存期限满后最终废除时，由责任者填写《文件销毁清单》经管理者 代表承认后方可销毁。

4.11.3 文件以旧换新 a)对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管批准后 到文控换取新文件。 b)以旧换新的文件，文控要在《文件发行与回收记录》上做好登记，并注明原因，新文 件的分发编号和旧文件的分发编号相同。 5.0 相关文件 5.1 《文件编号基准》 5.2 《三级文件作成手顺书》 5.3 《四级表单作成·修改·保管手顺书》 SFS-3-4.2.1-SM01 SFS-3-4.2.1-SM02 SFS-3-4.2.1-QM02

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