环境监测中心要求、标书和合同评审程序

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环境监测中心要求、标书和合同评审程序

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环境监测中心要求、标书和合同评审程序

1 目的

对客户的要求及监测标书、合同(协议)进行评审，确定环境监测中心是否有能力和资源履约，以确保标书和合同能满足客户的要求。

2 适用范围

适用于我中心接受指令性任务、与客户签订标书或合同(协议)的评审及与客户的沟通。 3 职责

3.1 中心主任负责来自省环境保护局等指令性任务的接洽和协调；重要、复杂、大型合同或委托协议的签订，标书的签发；

3.2 技术负责人主持评审会议和监测方案的批准；

3.3 合同管理员负责合同评审材料的收集、保存及任务书的下达，例行、简单合同的签订。

3.4 项目承担科室配合合同管理员接洽业务，项目负责人负责监测方案的编制，标书和合同的填写。

4 程序

4.1 业务接洽

4.1.1 中心主任负责指令性任务的接洽并协调；

4.1.2 合同管理员负责客户委托业务接洽，项目承担科室配合；

4.1.3 项目负责人选择监测方法，对分包项目、使用的非标方法、经我中心验证确认但未经计量认证的监测方法要征得客户同意。必要时进行现场踏勘，编制监测方案；

4.1.4 监测方案需经技术负责人批准；

4.1.5 遇客户电话订约，应了解和记录客户的情况及其需求，向客户说明所能提供的服务，与客户达成初步意向。

4.1.6 对于招投标项目，由项目负责人填写标书；

4.1.7 合同管理员根据业务内容、范围和客户要求按以下两种方式，对合同、委托协议和标书进行评审：

(1)对于简单任务、例行和常规工作、内部客户的要求由合同管理员按4.2.1有关内

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容进行确认后与客户签订；

(2)对复杂、先进、重大任务的合同、委托协议或标书，按4.2进行评审，合同、委托协议及标书由中心主任签订。

4.1.8 合同书除交委托方外，合同管理员、财务室、项目承担科室应各留存1份；

4.2 合同、委托协议及标书评审 4.2.1 评审内容

(1)合同内容是否符合环保法规要求，选用监测方法及评价标准是否合适； (2)时间要求能否满足；

(3)人力、技术等资源是否配置得当和充足； (4)分包或协作单位的工作条件、能力应满足要求； (5)客户要求与合同草案之间是否有差异；

(6)经费核算是否全面并符合《浙江省环境监测专业服务收费标准》和财务制度。 4.2.2 评审会议

(1) 由技术负责人主持，项目负责人及项目承担科室负责人参加评审会议；

(2) 合同管理员汇报草拟的合同，项目负责人汇报草拟的监测方案或标书，与会人员对合同或标书内容进行逐条评审，提出改进意见；

(3) 会后合同管理员根据评审结果对合同进行修改，并将修改后的合同通知客户，得到客户的承认；

(4) 标书由项目负责人进行修改，修改后的标书由中心主任签发投标。

4.3 任务下达

4.3.1 承接指令性任务和客户委托的业务并签订合同后，由合同管理员将合同、委托协议及标书正式移交项目负责人。

4.3.2 送检样品由送样人交样品管理间。

4.4 合同签订后的任何偏离由项目负责人或合同管理员及时与客户沟通，并保存相应的记录。

4.5 在执行合同期间，如需对合同进行修改应按4.2条款重新进行评审，并将修改内容及时通知所有受到影响的人员，包括客户。

5 引用文件

《分包管理程序》

《监测工作程序》

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6 相关记录

《技术咨询合同书 《技术服务合同书》 《监测业务委托协议》

《分包和监测方法征求意见表》 《合同评审记录表》

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